Bloggserie: Slik forenkler og forbedrer du arbeidsdagen din
Øyvind Johansen
Senior forretningsutvikler
En avgjørende faktor i effektiv håndtering av sykefravær er utviklingen av en god oppfølgingsplan for dine syke ansatte. En slik plan gir veiledning og struktur for å sikre at de sykmeldte ansatte får riktig støtte og at organisasjonen oppfyller sine forpliktelser. Her er en oversikt over hva en oppfølgingsplan bør inneholde.
Identifisering og registrering av sykefravær
Det første trinnet i en effektiv sykefraværsoppfølgingsplan er å etablere et system for å identifisere og registrere sykefravær. Dette kan inkludere en tydelig prosedyre for ansatte som rapporterer sykdommen sin, enten via et digitalt system (HRM-system), e-post eller telefon. All dokumentasjon bør samles og registreres nøye.
Første kontakt og bekreftelse
Så snart du er klar over et tilfelle av sykefravær, bør du kontakte den sykmeldte ansatte for å bekrefte fraværet. Dette trinnet er viktig for å vise omsorg og forståelse. Du kan be om nødvendig dokumentasjon, som legeerklæringer, og gi informasjon om organisasjonens sykefraværsprosedyrer.
Etablere klare kommunikasjonslinjer
En effektiv oppfølgingsplan bør inkludere klare retningslinjer for kommunikasjon med de sykmeldte ansatte. Dette kan omfatte faste sjekkpunkter for oppfølgingssamtaler, enten via telefon, e-post eller personlig møte, avhengig av hva som passer best for situasjonen.
Tilrettelegging og tilpasning av arbeidet
Mange sykmeldte ansatte vil trenge tilrettelegging av arbeidet når de kommer tilbake. Dette kan inkludere justering av arbeidstid, endring av arbeidsoppgaver eller tilby fjernarbeid, avhengig av situasjonen. Oppfølgingsplanen bør inkludere retningslinjer for hvordan slike tilpasninger skal håndteres og godkjennes.
Samle relevant dokumentasjon
Ledere bør sørge for at all nødvendig dokumentasjon blir samlet og oppbevart på en sikker måte. Dette inkluderer legeattester, sykemeldinger og eventuell kommunikasjon som har skjedd mellom leder og den sykmeldte ansatte.
Samarbeide med andre avdelinger
Oppfølgingsplanen bør også inkludere tiltak for å samarbeide med andre avdelinger, som bedriftshelsetjenesten eller lederne av den sykmeldte ansatte. Dette kan bidra til å sikre at alle er på samme side når det gjelder støtte og tilrettelegging.
Evaluere og tilpasse planen
Sykdomssituasjoner er unike, og en oppfølgingsplan bør være fleksibel. Evaluer og tilpass planen i tråd med de ansattes behov og endringer i situasjonen.
En velfungerende oppfølgingsplan for sykefravær er nøkkelen til å støtte de sykmeldte ansatte og opprettholde organisasjonens produktivitet. Ved å følge de nevnte trinnene og sørge for at planen er fleksibel og tilpasset individuelle behov, kan du som leder bidra til å skape en støttende arbeidskultur og ivareta både de ansattes og organisasjonens interesser.
Visste du at alle sykemeldinger kan mottas direkte fra NAV/Altinn og rett inn i 4human i sykefraværsoppfølgingsmodulen i HRM. Alle oppfølgingsplaner gjennomføres i systemet, slik at en har oversikt over all dialog i løsningen. Alle oppfølgingsplaner med full historikk kan da sendes til Fastlege og NAV – digitalt.
Last ned guide om 7 ting som effektiviserer virksomheten din med sykefraværsoppfølging, og forstå hvordan du kan håndtere utfordringene som følger med.
