Personalregister

Et personalregister gir deg enkel oversikt over dine ansatte

Personalregisteret er selve hjertet i ditt HR-system. Her registrerer du og har oversikt over bedriftens viktigste tilgang, nemlig den ansatte. Personalregistret i 4human HRM er tett knyttet til de andre modulene i ditt HR-system og informasjonen oppdaterer seg i mange fall automatisk gjennom at informasjon registreres i de andre modulene. På ansattkortet til den ansatte får du en samlet oversikt over alt den ansatte har foretatt seg og status på prosesser den ansatte er en del av. Hvis den ansatte f.eks. tar et kurs, enten frittstående eller som en del av et læringsprogram, oppdaterer kompetanseoversikten seg automatisk hvis kurset/opplæringen er koblet til en kompetansetype.

Hvorfor bruke 4humans personalregister?

I 4human HRM får du et:

Kraftig personalregister som er svært intuitivt og brukervennlig
Ansattkortet kan i mange fall tilpasses bedriftens behov slik at kun relevante felter er synlige og tilgjengelig
Hvis bedriften har virksomhet i mange land kan man ha forskjellige, landsspesifikke, maler for å på den måten sikre at all relevant og lovpålagt informasjon blir registrert for ansatte i det spesifikke landet

Viktige funksjoner med 4humans personalregister

Personalregistret i HR-systemet består av datafelter med opplysninger om den ansatte. Feltene kan være knyttet til brukeren, personlige data, arbeidsforholdet eller stillingsdata. Enkelte av disse dataene kan også arves fra stillingens tilhørighet i organisasjonen via avdeling eller selskap.

4human HRM har funksjonalitet for å registrere og håndtere flerstilling og delte stillinger koblet opp mot et arbeidsforhold. På denne måten kan systemet håndtere et eller flere, multiple, arbeidsforhold.

Gjennom å bruke 4human HRM som master for ansattdata trenger du kun å registrere denne informasjonen på et sted. Våre integrasjoner sikrer da at de integrerte løsningene (f.eks. lønns-, timeregistrerings- og øvrige forsystem) alltid er oppdatert med korrekt stamdata.

I personalregistret vises informasjonen per ansatt på et oversiktlig ansattkort. Eksempel på data som registreres på respektive ansattkort:

Informasjon om den ansattes stilling, stillingsprosent, lønn og avtaledokumenter
Informasjon om arbeidsforholdet og ansiennitet
Personlig informasjon som nærmeste pårørende, barn og lønnskontonummer
Gjennomførte og planlagte endringer på den ansattes stilling
Dokumenter, f.eks. attester, tidligere CV, søknadsbrev og advarsler
Den ansattes kompetanser og kompetansekrav knyttet til stillingen
Aktuell CV som oppdaterer seg automatisk og lett kan eksporteres
Oversikt over 1:1 samtaler som den ansatte har vært en del av, og som er planlagt i fremtiden
prosjekt der den ansatte er, eller har vært, en ressurs og bidragsyter

Hva er et personalregister?

I ett personalregister samler bedriften all relevant informasjon om den ansatte på et sted. Gjennom å registrere all data om den ansatte i personalregistret så blir det lettere å finne, vedlikeholde og slette dataen. Tilgangsstyringen sikrer at kun relevante ledere og HR-medarbeidere har innsyn.

Personalregister i praksis

Hvis ønskelig kan flere i selskapet opprette og vedlikeholde nøkkeldata i personalregistret. Mange ønsker at den ansatte selv oppretter og vedlikeholder personlig informasjon som f.eks. nærmeste pårørende, barn og lønnskonto. Hvis ønskelig kan man sette opp en varsling når disse dataene blir endret. Rent praktisk så er ofte en av den ansattes oppgaver i onboardingsprogrammet at arbeidstakeren selv skal logge inn i systemet og opprette denne informasjonen i forbindelse med ansettelsen. Basert på våre integrasjonsmuligheter og standard API:er kan vi bistå med å lese inn ansattdata fra tilgjengelige kilder som en engangsimport (f.eks. lønnssystem eller annet HR-system).

Hvem må ha et personalregister?

Alle selskaper som har ansatte, har et behov for å registrere informasjon om arbeidstakeren. Mange selskaper har i dag denne informasjonen på forskjellige steder; i Excel, på papir, i fysiske arkiv og i forskjellige datasystem. Gjennom å samle informasjonen på et sted blir det enklere å finne, vedlikeholde og slette disse dataene. Gjennom å digitalisere all informasjon om arbeidstakeren så kan man få tilgang til dataene når som helst og fra hvilket sted som helst. Alt man trenger er tilgang til internettet. Gjennom tilgangsstyring til dataen sikrer bedriften at personvernet til den ansatte er ivaretatt.

Krav til personalregister

Når bedriften skal etablere nytt personalregister er det viktig å vektlegge at funksjonaliteten er brukervennlig, intuitivt og tilpasningsdyktig. Systemet må ha rollebasert tilgangsstyring slik at man er sikker på at sensitive data ikke kan ses av uautoriserte. Det er også en fordel om systemet kan tilpasses slik at man kan deaktivere datafelter som ikke er i bruk eller selskapet ikke trenger. Vi i 4human er opptatt av at kundenes data er trygg og vi har derfor tatt hensyn til personvernet ved utviklingen av systemet, såkalt «Innebygget personvern» eller «Privacy by Design». Det er en fordel om systemet er sky basert, dvs. at dataen er tilgjengelig hvor som helst i fra via internett.

Personalregister fra telefonen

4human HRM tilbyr et responsivt grensesnitt som muliggjør at ansatte, og ledere, kan få tilgang til systemet fra alle flater (mobil, nettbrett og PC, uavhengig av operativsystem). Det betyr at den ansatte for eksempel kan registrere egenmelding fra telefonen hjemmefra eller at en leder kan godkjenne en feriesøknad fra hytten. Full fleksibilitet og tilgang til systemet hvor som helst i fra og når som helst.

Fordeler med et personalregister

4human HRM følger alle regler som stilles til personvern. Systemet tillater innsyn og sletting og den rollebaserte tilgangsstyringen sikrer at kun behørige har tilgang til den ansattes informasjon.

Fordeler ved å samle all informasjon om den ansatte i et personalregister:

Registeret er GDPR-kompatibelt
Følger alle regler som stilles til personvern
All informasjon om ansatte og pårørende
Ingen papirdokumenter og alt samlet på ett sted
Alt på ett sted i skyen
Standard integrasjon med mange lønnssystemer