Hvordan ser ansattreisen ut gjennom HR og Lønn? Vi gir deg stegene du trenger å vite. Alt fra preboarding til offboarding.
Preboarding
En ny medarbeider har takket ja til en stilling hos dere og signert arbeidskontrakten (både arbeidskontrakten og signeringen er selvfølgelig digital). Den nyansatte er registrert i HR-systemet og umiddelbart kan den nyansatte starte en digital pre-boardingprosess.
Den ferske arbeidstakeren får automatisk se en velkomstvideo, ta kurs der han/hun lærer om bedriften og arbeidsoppgavene, ta quizer, lære om bedriftens regler og retningslinjer, får en introduksjon til hvordan han/hun bruker bedriftens produksjons- og støttesystemer, og den nyansatte blir kjent med leder og kollegaer. Alt før første arbeidsdag i virksomheten.
Onboarding
På første arbeidsdag starter den digitale onboardingsprosessen med ytterligere kurs og introduksjoner om bedriften, bedriftens systemer og arbeidsoppgaver i en rekkefølge fastsatt på forhånd, og hvor leder kan følge med på at alle stegene i prosessen gjennomføres.
Den nyansatte legger også til, evt. oppdaterer, sin egen ansattinformasjon som kontonummer og pårørende/barn i bedriftens HR-løsning. Gjennom integrasjonen mellom HR og lønn blir lønnssystemet automatisk oppdatert.
Medarbeidersamtaler
Personaloppfølging i form av oppfølgingssamtaler i prøvetiden, og etter hvert medarbeidersamtaler, er heldigitale og den ansatte kan gjennom HR-systemet dele sine forberedelser med leder på forhånd, og bekrefte referatet fra samtalene i etterkant.
Den ansatte kan når som helst hente fram tidligere referater fordi disse ligger i en digital ansattmappe han/hun har tilgang til, og forrige års medarbeidersamtale kan brukes som utgangspunkt når neste medarbeidersamtale skal avholdes.
Kurs og kompetanse
Blir man enige om kompetansehevende tiltak som for eksempel kurs under en medarbeidersamtale, så er det linket til kurs i kompetansemodulen. I kompetansemodulen har den ansatte full oversikt over eventuelt utløp av sertifikater, oversikt over kurs arbeidstaker har planlagt eller gjennomført, og oversikt over registrert kompetanse som den ansatte kan redigere og oppdatere.
Ferie- og fraværshåndtering
Ansatte kan søke om ferie og fravær (eksempelvis permisjoner), og få svar på dette gjennom HR-systemet (ingen unødige excel-ark eller e-poster, men andre ord). Blir den ansatte syk så registreres egenmeldinger i HR-systemet.
Sykemeldinger fra lege leses automatisk inn gjennom integrasjonen med Altinn, og oppfølginger med korrekte steg og samtaler gjennomføres i HR-systemet. Oppfølgingsplan vil sendes digitalt til NAV og lege.
Selvregistrering og ansattportal
Jobber den ansatte overtid, eller opparbeider seg/tar ut fleksitid, så registrerer den ansatte dette i HR-systemet hvor leder godkjenner. Ettersom HR-systemet er integrert med lønn så er lønnssystemet alltid oppdatert med riktig informasjon, enten det gjelder overtid, fleksitid, ferie eller fravær. Dermed blir utbetalingene/refusjonene riktige.
Har den ansatte spørsmål omkring tilgjengelige feriedager, avspaseringssaldo, bedriftens retningslinjer eller bedriftens ansattgoder, eller kanskje den ansatte bare ønsker kopi av siste lønnslipp? Da finner medarbeideren alt dette selv i ansattportalen.
Offboarding
Skulle den ansatte bytte stilling internt eller slutte helt så kjøres re-boarding eller offboardingsprogrammer automatisk, akkurat som ved pre-boarding og onboarding, gjerne med digitale sjekklister slik at man er sikker på at ikke noe blir glemt. Lønn blir selvfølgelig automatisk oppdatert, både ved eventuell ny stilling og ny avdeling, og med tanke på eventuell sluttdato og sluttoppgjør.
Integrasjoner
Absolutt alt gjøres digitalt, og du vil aldri igjen trenge papirskjemaer! Høres slik automatisering og digitalisering for godt ut til å være sant? Med integrasjon mellom et godt HR-system og et godt lønnssystem er dette en virkelighet.
Ønsker du mer informasjon eller har du spørsmål om hvordan dette kan løses for din bedrift? Ta kontakt så hjelper vi dere videre inn i den nye integrerte og digitale hverdagen.
