Co musi zawierać system HR
Niezależnie od tego, czy Twoja organizacja posiadarozwiązanieHR lub kadrowe, czy też nie, przygotowaliśmy listę funkcji, które naszym zdaniem musisz mieć w swoimsystemieHR. Lista ta opiera się na naszym wieloletnim doświadczeniu w branży oraz na informacjach zwrotnych od naszych klientów na temat tego, co uważają za kluczowe dla biznesu funkcje w ich systemie.
Dzisiejsze rozwiązania HR stają się coraz bardziej złożone, a systemy biznesowe łączą się i nakładają na siebie w większym stopniu niż wcześniej. Technologia danych i technologia mobilna są zatem ważnymi technologiami w dzisiejszych systemach HR.Mała wskazówka jest taka, że zawsze powinieneś szukać systemu HRM, który jest łatwo dostępny dla Ciebie, dzięki czemu będziesz miał więcej czasu na codzienne zadania w miejscu pracy .
1. Monitorowanie absencji chorobowej w systemie HR
Opieka nad pracownikami przebywającymi na zwolnieniu lekarskim to zawód sam w sobie.Jako pracodawca jesteś zobowiązany do jak największego ułatwienia pracy choremu pracownikowi. Istnieje kilka ważnych czynności, które pracodawca musi wykonać.
Punkty, które należy wykonać:
- W ciągu 4 tygodni należy przygotować plan dalszych działań z chorym pracownikiem.
- W ciągu 7 tygodni należy zaprosić pracownika na pierwsze spotkanie dialogowe.
- W ciągu 8 tygodni NAV i osoba, która zgłosiła chorobę pracownika, muszą ocenić, czy pracownik może pracować w niepełnym wymiarze godzin ze specjalistyczną adaptacją w miejscu pracy.
- W ciągu 6 miesięcy NAV musi zaprosić ciebie i pracownika na spotkanie uzupełniające.
Powyższe jest typowym sposobem postępowania w przypadku długotrwałego zwolnienia lekarskiego. Należy jednak pamiętać, że w przypadku wielu pracowników w organizacji, zawsze może być więcej osób na długotrwałym zwolnieniu lekarskim.
Monitorowanie absencji chorobowej w systemie HR pomaga menedżerom w dokładniejszym monitorowaniu i opiece nad chorymi pracownikami
Co zaskakujące, wiele norweskich organizacji wciąż nie wdrożyło systemu HR ze zautomatyzowanymi procesami. Wiele z nich nie zdaje sobie sprawy z istnienia rozwiązań alternatywnych do ich niezawodnych rozwiązań Excel, ale jeśli jedno jest pewne, to to, że systemy HR pozostaną tutaj, zwłaszcza wzakresie monitorowania absencjichorobowych.
Istnieją duże możliwości usprawnienia procesów manualnych związanych z monitorowaniem absencji chorobowej. Ważne jest, aby budować dobrą kulturę i obecność oraz aby pracodawca dotrzymywał terminów w procesach związanych z absencją chorobową. Dlatego ważne jest,aby upewnić się, że wszyscy menedżerowie w organizacji przestrzegają tych samych wytycznych i dotrzymują wszystkich terminów. Automatyczne powiadomienia i procesy cyfrowe są kluczem do dobrego zarządzania nieobecnościami.
Poszukaj systemu, który pomoże Ci ustrukturyzować dzień pracy dzięki powiadomieniom i predefiniowanym szablonom rozmów do dialogu i spotkań uzupełniających w procesie zwolnienia lekarskiego.
Należy zwrócić uwagę na następujące funkcje w przypadku braku działań następczych
- Dokumenty elektroniczne do NAV za pośrednictwem Altinn
- Cyfrowe i zautomatyzowane procesy w procesie działań następczych
- Automatyczne powiadomienia do bezpośredniego przełożonego w przypadku zarejestrowanej nieobecności
- Aplikacja mobilna dla pracowników zapewnia dobrą strukturę rejestracji nieobecności
- Systemy HR, które mają bezpośrednie plany działań następczych dla lekarza rodzinnego chorego pracownika i NAV
- Cyfrowe powiadomienia o chorobach są automatycznie wysyłane do systemu HR z Altinn, a kalendarz nieobecności w systemie HR jest aktualizowany o prawidłowe kody nieobecności.
Monitorowanie absencji chorobowej w systemie HR pomaga menedżerom w dokładniejszym monitorowaniu i opiece nad chorymi pracownikami.
2. Onboarding
Nowi pracownicy rozpoczynają pracę, a starzy odchodzą. Są to dwie wersje tego samego procesu. Ważne jest, aby mieć dobry początek i dobry koniec stosunku pracy.Osoba dołączająca do Twojej firmy stanie się Twoim nowym ambasadorem, podczas gdy osoba opuszczająca Twoją firmę stanie się ważnym ambasadorem Twojej organizacji. Dlatego tak ważne jest podjęcie odpowiednich kroków...
Nie ma jednego uniwersalnego programu onboardingowego. Każda firma musi opracować programy i procesy, które będą dla niej najlepsze. Upewniając się, że Twój system HRM ma dobrą platformę onboardingową, zwiększasz szanse, że Twoi nowi pracownicy będą się dobrze rozwijać w nowym miejscu pracy. Należy pamiętać, że kiedy dana osoba rozpoczyna nową pracę, będzie zmotywowana, aby dać z siebie wszystko i zrobić wszystko, co w jej mocy, aby zadowolić nowego pracodawcę.
Upewniając się, że system HR ma dobrą platformę onboardingową, zwiększasz szanse, że nowi pracownicy będą się dobrze rozwijać w nowym miejscu pracy.
Zapraszając nowego pracownika do zapoznania się z firmą poprzez drip learning i informacje w aplikacji, pracownik pozna swoich bezpośrednich przełożonych i współpracowników jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Zapewniając nowemu pracownikowi e-learning najważniejszych zadań i sposobów ich rozwiązywania, pracownik szybciej stanie się produktywny i będzie przygotowany na pierwszy dzień pracy.
Zwróć uwagę na następujące funkcje w aplikacji onboardingowej
- Spersonalizowane quizy i kursy
- Dostępne na telefonach komórkowych
- Łatwy w użyciu i łatwy do opanowania
- Zaprojektowany dla zapracowanych pracowników
- Nauczanie kroplowe i niestandardowe ścieżki szkoleniowe
- Funkcjonalność e-learningu z opcjami dostosowywania
Stwórz program szkoleniowy dla nowych pracowników, aby mogli uczyć się swoich zadań krok po kroku w dobry i spójny sposób. Zaproś nowego pracownika do utworzenia własnego cyfrowego profilu pracownika przed pierwszym dniem pracy. Zapewni to dobry i skuteczny proces wdrażania.
Ilustracja: Trzy fazy dobrego procesu onboardingu
3. Oceny pracowników
Dla wielu osób oceny są funkcją, która przynosi najlepsze wyniki kierownictwu. Spróbuj wyobrazić sobie następującą sytuację: Firma ma kilku menedżerów, którzy z kolei mają kilku pracowników do monitorowania. Menedżerowie zostali zobowiązani do przeprowadzania corocznych ocen. Niektórzy menedżerowie traktują to jako wyzwanie i dają z siebie wszystko, podczas gdy inni uważają, że jest to niepotrzebne marnowanie czasu. Dlatego ważne jest, abymieć konsekwentnie dobrą strukturę w rozmowach oceniających i kontrolnych, w których należy ustalić środki i cele, które będą monitorowane po każdej rozmowie.
W przypadku ocen każda rozmowa jest rejestrowana i zapisywana jako dokument dla pracownika, w którym może on później przeczytać protokół ze spotkania. Zapewnia to wyższy stopień wdrożenia określonych środków po rozmowie. Kierownictwo tworzy i kompiluje szablon oceny, który każdy menedżer musi przejrzeć. Właściwe pytania dają dobre odpowiedzi. Uwaga nie skupia się na przebiegu oceny, ale na działaniach podjętych w celu poprawy wyników pracownika. Ocena staje się "nieistotną kwestią", którą można łatwo przeprowadzić bez względu na doświadczenie menedżera i, co nie mniej ważne, ocena jest przeprowadzana konsekwentnie w całej organizacji.
Przeprowadzanie dobrych ocen jest ważne w pracy nad zmniejszeniem absencji chorobowej i poprawą samopoczucia w miejscu pracy.
Po dokonaniu oceny menedżer musi mieć możliwość otrzymywania powiadomień o terminachocen. Szablon oceny jest przygotowywany przez zespół zarządzający i zmieniany w taki sam sposób, jak szablon oceny. Ważne jest, aby być gotowym do wprowadzania zmian w szablonach ocen, aby były one jak najlepsze.Przeprowadzanie dobrych ocen jest ważne w wysiłkach na rzecz zmniejszenia absencji chorobowej, zwiększenia dobrego samopoczucia w miejscu pracy i ułatwienia poszczególnym pracownikom, aby środowisko pracy stało się bardziej kompetentne i niezawodne.
Należy zwrócić uwagę na następujące funkcje w module połączeń
- Cyfrowe i zautomatyzowane procesy
- Protokół do zatwierdzenia po zakończeniu rozmowy
- Plan działania i przegląd tworzonych środków
- Szablony połączeń online, które można łatwo dostosowywać i modyfikować
- Predefiniowane szablony połączeń, które zapewniają dobre wykonanie
4. Podręczniki cyfrowe
Posiadanie cyfrowych podręczników, takich jak podręcznik HR i HSE, zapewni każdemu pracownikowi dostęp do ważnych informacji na temat procedur, celów i przepisów bez konieczności konsultowania się z pracodawcą lub działem HR firmy. Przykładami takich informacji mogą być: Mapowanie środowiska pracy w uzupełnieniu do pytań takich jak:Chcę zgłosić niefortunny incydent. Czy mogę pozostać anonimowy? lubJakie jest największe ryzyko w zakresie BHP w moim miejscu pracy? Ważne jest, aby podręczniki cyfrowe były łatwo dostępne dla wszystkich pracowników, najlepiej w portalu pracowniczym.
Cyfrowe podręczniki zapewniają każdemu pracownikowi dostęp do ważnych informacji o procedurach, celach i przepisach bez konieczności konsultowania się z pracodawcą lub działem HR firmy.
Istnieją systemy HR, które mają cyfrowe podręczniki, które są automatycznie aktualizowane po zmianie przepisów, więc nie musisz się martwić o zmiany w przepisach dotyczących, na przykład, uprawnień urlopowych. Informacje są aktualizowane automatycznie, a jeśli otrzymasz pytania od pracowników dotyczące tematu zawartego w podręczniku dla pracowników, możesz odwołać się do interpretacji tekstu prawnego zapisanego w podręczniku.
Należy również pamiętać, że podręcznik HSE może zawierać szczegółowy plan działania.
Należy zwrócić uwagę na następujące funkcje w podręcznikach cyfrowych
- Automatyczna aktualizacja po zmianie przepisów
- Podręczniki napisane przez ekspertów w danej dziedzinie
- Dostępne zarówno na telefonie, jak i komputerze
- Łatwe dostosowywanie i personalizacja firmy
- Podręcznik musi być łatwy do aktualizacji w przypadku zmian
5. Integracje
System HR jest tym, na co wygląda. System zaprojektowany w celu uproszczenia i usprawnienia zadań związanych z zasobami ludzkimi. Istnieją dobre systemy, które obejmują wszystkie tematy HR, ale z drugiej strony wiąże się to z kosztami związanymi z tymi dużymi systemami. Kiedy myślimy o takim module, myślimy o czymś gotowym, "co działa od razu po wyjęciu z pudełka". Nie o systemie, który musi być dostosowany w najdrobniejszych szczegółach. Wszystkie systemy HR wymagają pewnego stopnia dostosowania. Należy więc szukać systemu, który jest tak kompletny, jak to tylko możliwe.
Ważne jest, aby 4human HRM był administratorem wszystkich danych dotyczących ludzi, abyśmy mogli chronić prywatność na poziomie indywidualnym. Ważne jest również, aby 4human był administratorem struktury organizacyjnej. Oznacza to, że jeśli osoba zmienia role i tytuły, dokonywana jest zmiana organizacyjna, która jest aktualizowana w chmurze i obejmuje wszystkie dane i uprawnienia. 4human HRM będzie również wysyłać informacje o wynagrodzeniach do Huldt&Lillevik." - Kjetil Haugland Johansen, Dyrektor IT w Espira Gruppen
Im więcej funkcji zawiera system, tym mniej dostosowań trzeba brać pod uwagę. Poszukaj firm, które działają w branży od dłuższego czasu, z wieloma kompetentnymi konsultantami i wykwalifikowanym zespołem programistów w zasięgu ręki.
Wybierz system HR, co do którego masz pewność, że zintegruje się z Twoimi systemami.
Poszukaj systemu HRM z dobrymi możliwościami integracji
- Interfejsy API z transferem danych
- Integracja z rejestracją czasu pracy i obecności
- System HR, który może działać jako główny
- Systemy płacowe: Visma, Huldt&Lillevik, SAP, Aditro i Xledger
- Systemy czasu: Wintid, Tempus, Tidsbanken, Quinyx i Worksoft
Zachęcamy do zapytania konsultanta, z którym się konsultujesz, czy faktycznie może wdrożyć integracje z Twoimi systemami biznesowymi.
Wnioski
Widzimy, że niektóre systemy HR wyróżniają się pod względem funkcjonalności i procesów. Z drugiej strony, to nie poszczególne funkcje zapewniają zwrot z inwestycji (ROI), liczy się cały system, a następnie każda pojedyncza funkcjonalność. W tym artykule wybraliśmy funkcje, które naszym zdaniem i zdaniem naszych klientów są najważniejsze przy budowaniu systemu HR. Funkcje te są wyraźnie ważne dla osiągnięcia głównego celu wdrożenia (nowego) systemu.
Każda organizacja ma inne podejście do tych rozwiązań HR. To, co sprawdza się w jednej firmie, niekoniecznie musi działać w innej. Dla niektórych chodzi o usprawnienie procesów cyfrowych, które wcześniej miały charakter ręczny. Dla innych może to być długoterminowy cel zmniejszenia liczby zwolnień lekarskich, rotacji lub poprawy środowiska pracy.
Rozwiązanie HR może na wiele sposobów zaspokoić Twoje potrzeby, ale w 4human wyraźnie widzimy, że dobry system HR zapewnia również dobry zwrot z inwestycji (ROI). Uważamy, że trudno jest zmierzyć efekt systemu na wczesnych etapach i często decyzja o zakupie jest podejmowana przez kierownictwo wyższego szczebla; niestety trudno jest dostrzec korzyści płynące z systemu, ponieważ nie działają one z tymi samymi procesami.
Dlatego ważne jest, aby w dobry sposób informować o korzyściach, jakie daje system HR.
Czego można oczekiwać od aktywnego systemu HR?
- Zwiększona wiedza specjalistyczna
- Zmniejszona rotacja pracowników
- Zmniejszona liczba zwolnień lekarskich
- Samodzielni pracownicy
- Lepsze relacje z prywatnością
- Ulepszone środowisko i kultura pracy
- Bardziej wydajne procesy cyfrowe
- Konsekwentnie dobre praktyki zarządzania
- Automatyczne powiadomienia i działania następcze przez e-mail
Masz dość Excela i stresu administracyjnego? Czy Twoja organizacja potrzebuje systemu HR? Zapraszamy do kontaktu z nami w celu niezobowiązującej i przyjemnej rozmowy.
Powiązane posty
Roczne koło HR: Lista kontrolna rocznego cyklu HR
Skuteczne zarządzanie nowoczesnym działem HR wymaga starannego planowania i systematycznego podejścia. Okrągły kalendarz HR służy jako przewodnik po...
Pobierz bezpłatny przewodnik HR
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się nad tym, co dzieje się po podpisaniu umowy o pracę przez nowego pracownika i nad wszystkimi czynnościami, które następują później? Nasz przewodnik...
Webinarium: Jak ustrukturyzowane podejście do zarządzania absencją chorobową może pomóc w jej ograniczeniu?
Czy wiesz, że absencja chorobowa w Norwegii jest niezmiennie wysoka w porównaniu z innymi krajami i kosztuje nas prawie 70 miliardów koron norweskich rocznie? Zobacz...