Vad ett HR-system måste innehålla
Guide: Du bör leta efter detta i ett HR-system
1. Sjukskrivningsuppföljning i ett HR-system
Uppföljning av sjukskrivna medarbetare är ett yrke i sig.Som arbetsgivare är du skyldig att underlätta för den sjukskrivne medarbetaren så långt det är möjligt. Och det finns flera viktiga aktiviteter som du som arbetsgivare måste följa upp.
Punkter som du behöver följa upp:
- Inom 4 veckor ska du ta fram en uppföljningsplan med den sjukskrivna medarbetaren.
- Inom 7 veckor ska du bjuda in medarbetaren till det första dialogmötet.
- NAV och den som sjukanmäler medarbetaren ska inom 8 veckor bedöma om medarbetaren kan arbeta deltid med en särskild anpassning på arbetsplatsen.
- Inom 6 månader ska NAV bjuda in dig och medarbetaren till ett uppföljningsmöte.
Ovanstående är ett typiskt tillvägagångssätt vid långtidssjukskrivning. Var dock medveten om att med många anställda i organisationen kan det alltid finnas fler långtidssjukskrivna.
Uppföljning av sjukfrånvaro i ett HR-system hjälper cheferna att följa upp och ta hand om sjuka medarbetare på ett bättre sätt
Förvånansvärt många organisationer i Norge har fortfarande inte infört ett HR-system med automatiserade processer. Många känner inte till några alternativ till sina trogna Excel-lösningar, men om en sak är säker så är det att HR-system är här för att stanna, särskilt när det gälleruppföljning avsjukfrånvaro.
Det finns helt klart goda möjligheter att effektivisera manuella processer kopplade till uppföljning av sjukfrånvaro. Det är viktigt att bygga en god kultur och närvaro och att arbetsgivaren håller tidsfristerna i sjukfrånvaroprocesserna. Därför är detviktigt att säkerställa att alla chefer i din organisation följer samma riktlinjer och håller alla deadlines. Automatiska varningar och digitala processer är nyckeln till en bra frånvarohantering.
Leta efter ett system som kan hjälpa dig att strukturera din arbetsdag med aviseringar och fördefinierade samtalsmallar för dialog och uppföljningsmöten i sjukskrivningsprocessen.
Observera följande funktionalitet i avsaknad av uppföljning
- Elektroniska dokument till NAV via Altinn
- Digitala och automatiserade processer i uppföljningsprocessen
- Automatiska meddelanden till närmaste chef vid registrerad frånvaro
- Mobilapplikation för anställda säkerställer god struktur i frånvaroregistreringen
- HR-system som har direkta uppföljningsplaner till den sjukskrivne medarbetarens läkare och till NAV
- Digitala sjukanmälningar skickas automatiskt till HR-systemet från Altinn och att frånvarokalendern i HR-systemet uppdateras med korrekta frånvarokoder
2. Onboarding
Nya medarbetare börjar och gamla medarbetare slutar. Det är två versioner av samma process. Det är viktigt att få en bra start och ett bra slut på anställningsförhållandet. Densom börjar påditt företag blir din nya ambassadör, medan den som lämnar ditt företag blir en viktig ambassadör för din organisation. Därför är det viktigt att ta rätt steg...
Det finns inget universellt introduktionsprogram som passar alla. Varje företag måste utveckla program och processer som fungerar bäst för dem. Genom att säkerställa att din HRM -systemet har en bra onboardingplattform, du ökar chanserna att dina nya medarbetare kommer att trivas på sin nya arbetsplats. Var medveten om att när en person börjar en ny tjänst kommer de att vara motiverade att visa sin bästa sida och göra sitt yttersta för att behaga sin nya arbetsgivare.
Genom att se till att ditt HR-system har en bra onboardingplattform ökar du chansen att dina nya medarbetare kommer att trivas på sin nya arbetsplats.
Genom att bjuda in den nyanställde att lära sig mer om företaget med drip learning och information i appen kommer den anställde att känna sina närmaste chefer och medarbetare redan innan första arbetsdagen. Genom att ge den nyanställde e-learning om de viktigaste uppgifterna och hur de ska lösas blir den anställde produktiv snabbare och är förberedd inför sin första arbetsdag.
Notera följande funktionalitet i onboarding-applikationen
- Skräddarsydda frågesporter och kurser
- Tillgänglig på mobiltelefoner
- Lätt att använda och lätt att bemästra
- Utformad för den upptagna medarbetaren
- Dropputbildning och skräddarsydda utbildningsvägar
- E-learning-funktionalitet med anpassningsmöjligheter
Sätt upp ett inlärningsprogram för nyanställda så att de steg för steg kan lära sig sina arbetsuppgifter på ett bra och konsekvent sätt. Bjud in den nyanställde att skapa sin egen digitala medarbetarprofil före första arbetsdagen. På så sätt säkerställer du en bra och effektiv onboardingprocess.
3. Medarbetarsamtal
För många är medarbetarsamtalet den funktion som ger bäst resultat för ledningen. Försök att föreställa dig följande situation: Ett företag har flera chefer som i sin tur har flera medarbetare att följa upp. Cheferna har fått krav på sig att genomföra årliga utvecklingssamtal. En del av cheferna tar det som en utmaning och ger allt de har, medan andra tycker att det är onödig tidsåtgång. Därför är detviktigt att ha en genomgående bra struktur i medarbetar- och uppföljningssamtalen, där man bör sätta upp mått och mål som ska följas upp efter varje samtal.
Vid medarbetarsamtal loggas varje samtal och sparas som ett dokument för medarbetaren, där medarbetaren i efterhand kan läsa protokollet från mötet. Detta säkerställer en högre grad av implementering av definierade åtgärder efter dialogen. Ledningen skapar och sammanställer en mall för medarbetarsamtal som varje chef ska gå igenom. Rätt frågor ger bra svar. Fokus ligger inte på genomförandet av medarbetarsamtalet, utan på de åtgärder som vidtas för att förbättra medarbetarens prestation. Medarbetarsamtalet blir en "icke-fråga" där det är enkelt att genomföra oavsett chefens kompetens och sist men inte minst genomförs medarbetarsamtalet på ett konsekvent och bra sätt i hela organisationen.
Att genomföra bra medarbetarsamtal är viktigt i arbetet med att minska sjukfrånvaron och öka välbefinnandet på arbetsplatsen
Efter medarbetarsamtalet ska chefen kunna ta emot meddelanden om tid förmedarbetarsamtal. Medarbetarsamtalsmallen tas fram av ledningsgruppen och ändras på samma sätt som medarbetarsamtalsmallen. Det är viktigt att vara beredd att göra förändringar i samtalsmallarna för att de ska bli så bra som möjligt.Attgenomföra bra utvecklingssamtal är viktigt i arbetet med att minska sjukfrånvaron, öka trivseln på arbetsplatsen och underlätta för enskilda medarbetare så att arbetsmiljön blir mer kompetent och pålitlig.
Observera följande funktioner i samtalsmodulen
- Digitala och automatiserade processer
- Protokoll för godkännande efter genomfört samtal
- Aktivitetsplan och översikt över åtgärder som skapas
- Samtalsmallar online som enkelt kan anpassas och justeras
- Fördefinierade samtalsmallar som säkerställer ett bra utförande
4. Digitala handböcker
Genom att ha digitala handböcker tillgängliga, såsom HR- och HMS-handboken, säkerställs att varje medarbetare kan ta del av viktig information om rutiner, mål och lagstiftning utan att alltid behöva vända sig till sin arbetsgivare eller företagets HR-avdelning. Exempel på sådan information kan vara: Kartläggning av arbetsmiljön samt frågor som:Jag vill anmäla en olycklig händelse. Kan jag vara anonym? ellerVilken är den största HMS-risken på min arbetsplats? Det är viktigt att de digitala handböckerna är lättillgängliga för alla medarbetare, gärna i medarbetarportalen.
Digitala handböcker säkerställer att varje medarbetare kan ta del av viktig information om rutiner, mål och lagstiftning utan att alltid behöva konsultera sin arbetsgivare eller företagets HR-avdelning
Det finns HR-system som har digitala handböcker som uppdateras automatiskt när lagstiftningen ändras, så att du inte behöver oroa dig för ändringar i lagstiftningen om till exempel semesterrätt. Informationen uppdateras automatiskt och om man får frågor från medarbetare om ett ämne i personalhandboken kan man hänvisa till tolkningen av lagtexten som finns skriven i handboken.
Observera också att en HMS-handbok kan innehålla en detaljerad handlingsplan.
Observera följande funktioner i de digitala handböckerna
- Automatisk uppdatering när lagstiftningen ändras
- Handböcker skrivna av ämnesexperter
- Tillgänglig på både telefon och dator
- Enkelt att anpassa och personifiera ditt företag
- Manualen måste vara lätt att uppdatera vid förändringar
5. Integrationer
Ett HR-system är ett system som är avsett att förenkla och effektivisera arbetsuppgifter relaterade till personalfrågor. Det finns bra system som täcker alla HR-ämnen, men å andra sidan finns det kostnader förknippade med dessa stora system. När vi tänker på en sådan modul tänker vi på något färdigt "som fungerar direkt ur lådan". Inte ett system som behöver skräddarsys in i minsta detalj. Alla HR-system behöver en viss grad av anpassning. Leta därför efter ett system som är så... komplett som möjligt.
Det är viktigt att 4human HRM är ansvarig för all data som har att göra med människor, så att vi kan skydda integriteten på individnivå. Det är också viktigt att 4human är ansvarig för organisationsstrukturen. Det betyder att om en person ändrar roll och titel uppdateras en organisationsändring i molnet och inkluderar all data och alla rättigheter. 4human HRM kommer även att skicka löneuppgifter till Huldt&Lillevik. – Kjetil Haugland Johansen, tidigare IT-direktör på Espira Gruppen .
Ju mer funktionalitet systemet består av, desto mindre anpassning behöver du tänka på. Leta efter företag som har varit i branschen länge och som har många kompetenta konsulter och ett skickligt utvecklingsteam inom räckhåll.
Välj det HR-system som du är mest säker på kan integrera med dina system.
Leta efter en HRM - system med bra integrationsmöjligheter
- API:er med dataöverföring
- Integration med tids- och närvaroregistrering
- Ett HR-system som kan fungera som en master
- Lönesystem: Visma, Huldt&Lillevik, SAP, SD Worx och Xledger
- Tidssystem: Wintid, Tempus, Tidsbanken, Quinyx och Worksoft
Fråga gärna den konsult du anlitar om de faktiskt kan genomföra integrationer med dina affärssystem.
Slutsats
Vi ser att det finns vissa HR-system som sticker ut när det gäller funktionalitet och processer. Å andra sidan är det inte enskilda funktioner som ger avkastning på investeringen (ROI), utan det är hela systemet och sedan varje enskild funktionalitet som spelar roll. I den här artikeln har vi valt ut de funktioner som vi och våra kunder anser vara de viktigaste att bygga ett HR-system kring. Dessa funktioner är helt klart viktiga för att uppnå huvudmålet med att implementera ett (nytt) system.
Alla organisationer har olika förhållningssätt till dessa HR-lösningar. Det som fungerar för ett företag behöver inte nödvändigtvis fungera för ett annat. För vissa handlar det om att effektivisera digitala processer som tidigare var manuella till sin natur. För andra kan det vara ett långsiktigt mål att minska sjukfrånvaron, omsättningen eller förbättra arbetsmiljön.
En HR-lösning kan på många sätt tillgodose de behov man vill ha, men på 4human ser vi tydligt att ett bra HR-system också ger en bra avkastning på investeringen (ROI). Vi upplever att det är svårt att mäta effekten av ett system i ett tidigt skede och ofta tas beslutet om inköp av högsta ledningen, som tyvärr har svårt att se nyttan av systemet eftersom de inte arbetar med samma processer.
Därför är det viktigt att du kommunicerar de fördelar du ser med ett HR-system på ett bra sätt.
Vad kan du förvänta dig att få ut av ett aktivt HR-system?
- Ökad kompetens
- Minskad personalomsättning
- Minskad sjukfrånvaro
- Självständiga medarbetare
- Bättre relation till integritet
- Förbättrad arbetsmiljö och kultur
- Effektivare digitala processer
- Genomgående god förvaltningspraxis
- Automatiska aviseringar och uppföljning via e-post
Trött på Excel och administrativ stress? Behöver din organisation ett HR-system? Kontakta oss gärna för ett förutsättningslöst och trevligt samtal.
Guide: Du bör leta efter detta i ett HR-system
Relaterade inlägg
Webbseminarium: Likalönsdirektivet i praktiken – de åtgärder du behöver ha på plats innan deadline
EU:s direktiv om lika lön anger tydliga förväntningar på transparens och öppenhet kring lön – är ditt företag redo? Deadline närmar sig (senast 7 juni...)
Produktnyheter: Marsuppdateringar i 4human HRM
Tidsregistrering i 4human HRM Hanterar manuell registrering och godkännande av timmar, tillägg och övertid, inklusive diverse...
Kurs: Maximera användningen av konversationsmodulen i HRM -system – från provanställningsintervjuer till utveckling och uppsägning
Är du redo att effektivisera HR-processer i din verksamhet? Nyanställningar, förändringar i anställningsvillkor och återanställningar kan ofta kännas komplicerat...