Koszty podróży
Korzyści ze stosowania 4human Zajęty
Ręczne przetwarzanie raportu kosztów podróży kosztuje średnio 213 kr. 213,- podczas gdy zrobienie tego cyfrowo kosztuje tylko kr. 55,-. Dzięki przejściu na cyfrowy system raportowania kosztów podróży, czas przetwarzania będzie znacznie krótszy, a możliwość nieprawidłowej rejestracji zmniejszona. Otrzymasz:
- Cyfrowa księgowość podróży ze wszystkim w jednym miejscu - dietami, wydatkami i przebiegiem.
- Pełny przegląd kosztów podróży dla kierownika i pracownika
- Dostępne na urządzeniach mobilnych i komputerach PC
- Integracja z kartami kredytowymi i większością systemów finansowych i płacowych na rynku
- Automatyczne obliczanie i sprawdzanie w odniesieniu do stawek i wymagań dotyczących zawartości
- Funkcja mapy i kalendarza dla samochodów w pracy
- Szablony tras przejazdu
- Aktualne stawki, zasady i kursy wymiany przez cały czas
- Automatyczny transfer bezpośrednio do systemu płacowego
- Przepływ zatwierdzeń na poziomie działu, firmy i grupy
- Interpretacja wydatków przez OCR
Rejestracja podróży i wydatki w praktyce
- Wprowadź swoje imię i nazwisko oraz adres
- Wybierz datę i godzinę podróży
- Dodaj cel i plan podróży
- Dodaj dodatkowe informacje, np. hotel, posiłki i zakwaterowanie.
- Kwota rejestru
- Dodaj wydatki, paragony i przebieg
Czym są koszty podróży?
Jeżeli pracownicy zawarli umowę ze swoim pracodawcą o pokryciu wydatków związanych z... podróże, odnotowuje się to poprzez złożenie pracodawcy raportu kosztów podróży. Treść raportu wydatków na podróż podlega ścisłym wymogom. Aplikacja 4human HRM Travel ułatwia pracownikom rejestrowanie kosztów podróży, wydatków i prowadzenia pojazdów zarówno z poziomu urządzenia mobilnego, jak i komputera.
Wymagania dotyczące kosztów podróży
Istnieją ścisłe wymogi dotyczące treści raportu z kosztów podróży. W przypadku nieodpowiednich informacji odbiorca ryzykuje koniecznością zapłaty podatku od płatności.
Raport kosztów podróży musi zawierać:
- Imię i nazwisko pracownika, adres i podpis (ewentualnie podpis elektroniczny)
- Data i godzina wylotu i powrotu
- Cel podróży
- W jakim wydarzeniu pracownik brał udział
W przypadku ubiegania się odietęza nocleg, faktura za podróż musi również zawierać następujące informacje:
- Nazwa i adres miejsca zakwaterowania. Nie dotyczy to sytuacji, gdy pracownik sam organizuje zakwaterowanie i otrzymuje dodatek za nocleg - na przykład w przypadku zakwaterowania prywatnego. W przypadku wielokrotnego zakwaterowania, również data zakwaterowania
- Rodzaj zakwaterowania: hotel, pensjonat lub kwatera prywatna
W przypadku wniosku o zwrot kosztów samochodu, faktura za podróż musi również zawierać:
- Plan podróży ze wskazaniem miejsca początkowego i docelowego, lokalnych tras w miejscu realizacji zadania oraz wszelkich powodów objazdów.
- Całkowity przejechany dystans, np. obliczony na podstawie licznika kilometrów pojazdu na początku i na końcu każdej podróży służbowej, elektronicznego dziennika pokładowego opartego na GPS lub internetowego programu mapowego.
- Nazwiska pasażerów, dla których wymagana jest dopłata pasażerska
W przypadku zwrotu kosztów faktura za podróż musi również zawierać:
- Pokwitowania wszystkich kosztów (np. lotów, taksówek i zakwaterowania)
Niektóre drobne wydatki, takie jak opłaty drogowe, opłaty parkingowe itp. mogą być stosowane bez konieczności posiadania paragonu.
Integracje
Travel ma elastyczne możliwości integracji:
Systemy płacowe:
- Visma.net Payroll (Visma Payroll, H&L)
- Płatność Visma
- PowerOffice Przejdź
- Wynagrodzenie Unimicro
- Wynagrodzenie w SD Worx
- Lista płac Unit4
Inny:
- Finanse/księgowość - Elastyczny interfejs umożliwiający dostosowanie do różnych systemów finansowych i księgowych.
- Karty kredytowe - Odbiór transakcji kartą kredytową np. z Eurocard zintegrowany z modułem wydatków w 4humanTravel.
- Waluta - Aktualizacja dziennych kursów wymiany z DnB
- Dane pracowników - dostosowana integracja do obsługi danych pracowników z systemów płacowych lub rozwiązania HR 4humanHRM