4human Travel
Łatwe rozliczanie kosztów podróży!
System rozliczeń kosztów podróży upraszczający wydatki i koszty podróży
Ręczne przetwarzanie raportu kosztów podróży kosztuje średnio 213 kr. 213,- podczas gdy zrobienie tego cyfrowo kosztuje tylko kr. 55,-. Dzięki przejściu na cyfrowy system raportowania kosztów podróży, czas przetwarzania będzie znacznie krótszy, a możliwość nieprawidłowej rejestracji zmniejszona. Otrzymasz:
- Cyfrowa księgowość podróży ze wszystkim w jednym miejscu - dietami, wydatkami i przebiegiem.
- Pełny przegląd kosztów podróży dla kierownika i pracownika
- Dostępne na urządzeniach mobilnych i komputerach PC
- Integracja z kartami kredytowymi i większością systemów finansowych i płacowych na rynku
- Automatyczne obliczanie i sprawdzanie w odniesieniu do stawek i wymagań dotyczących zawartości
- Funkcja mapy i kalendarza dla samochodów w pracy
- Szablony tras przejazdu
- Aktualne stawki, zasady i kursy wymiany przez cały czas
- Automatyczny transfer bezpośrednio do systemu płacowego
- Przepływ zatwierdzeń na poziomie działu, firmy i grupy
- Interpretacja wydatków przez OCR
Rejestracja podróży i wydatki w praktyce
- Wprowadź swoje imię i nazwisko oraz adres
- Wybierz datę i godzinę podróży
- Dodaj cel i plan podróży
- Dodaj dodatkowe informacje, np. hotel, posiłki i zakwaterowanie.
- Kwota rejestru
- Dodaj wydatki, paragony i przebieg
Wymagania dotyczące kosztów podróży
Istnieją ścisłe wymagania dotyczące treści raportu wydatków na podróż. Jeśli informacje są niekompletne, odbiorca ryzykuje koniecznością zapłaty podatków od płatności. 4human HRM Travel ułatwia pracownikom w podróży rejestrowanie wydatków na podróże, wydatków i jazdy samochodem z telefonu komórkowego lub komputera.
Raport kosztów podróży musi zawierać:
- Imię i nazwisko pracownika, adres i podpis (ewentualnie podpis elektroniczny)
- Data i godzina wylotu i powrotu
- Cel podróży
- W jakim wydarzeniu pracownik brał udział
W przypadku ubiegania się odietęza nocleg, faktura za podróż musi również zawierać następujące informacje:
- Nazwa i adres miejsca zakwaterowania. Nie dotyczy to sytuacji, gdy pracownik sam organizuje zakwaterowanie i otrzymuje dodatek za nocleg - na przykład w przypadku zakwaterowania prywatnego. W przypadku wielokrotnego zakwaterowania, również data zakwaterowania
- Rodzaj zakwaterowania: hotel, pensjonat lub kwatera prywatna
W przypadku wniosku o zwrot kosztów samochodu, faktura za podróż musi również zawierać:
- Plan podróży ze wskazaniem miejsca początkowego i docelowego, lokalnych tras w miejscu realizacji zadania oraz wszelkich powodów objazdów.
- Całkowity przejechany dystans, np. obliczony na podstawie licznika kilometrów pojazdu na początku i na końcu każdej podróży służbowej, elektronicznego dziennika pokładowego opartego na GPS lub internetowego programu mapowego.
- Nazwiska pasażerów, dla których wymagana jest dopłata pasażerska
W przypadku zwrotu kosztów faktura za podróż musi również zawierać:
- Pokwitowania wszystkich kosztów (np. lotów, taksówek i zakwaterowania)
Niektóre drobne wydatki, takie jak opłaty drogowe, opłaty parkingowe itp. mogą być stosowane bez konieczności posiadania paragonu.
Integracje
Dzięki inteligentnym integracjom z kartami kredytowymi, systemami finansowymi i kadrowo-płacowymi zarządzanie wydatkami na podróże służbowe staje się płynne i efektywne. 4human Travel oferuje następujące elastyczne integracje:
Systemy płacowe:
- Visma.net Payroll (Visma Payroll, H&L)
- Płatność Visma
- PowerOffice Przejdź
- Wynagrodzenie Unimicro
- Wynagrodzenie w SD Worx
- Lista płac Unit4
Inny:
- Finanse/Księgowość – Elastyczny interfejs umożliwiający dostosowanie do różnych systemów finansowo-księgowych
- Karty kredytowe - Odbiór transakcji kartą kredytową np. z Eurocard zintegrowany z modułem wydatków w 4humanTravel.
- Waluta – Aktualizacja codziennych kursów walut z DNB
- Dane pracownicze – Niestandardowa integracja umożliwiająca obsługę danych pracowniczych z systemów kadrowo-płacowych lub systemu HR, 4human HRM
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Z 4human Travel otrzymujesz przyjazny dla użytkownika system raportowania wydatków, który upraszcza obsługę wydatków i raportów wydatków, zapewniając jednocześnie pełny przegląd zarówno pracownikom, jak i menedżerom. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak 4human Travel może sprawić, że zarządzanie podróżami stanie się jeszcze prostsze!