Rejestr personelu

Rejestr personelu zapewnia łatwy przegląd pracowników

Rejestr osobowy stanowi serce Twojego systemu HR. Tutaj rejestrujesz się i uzyskujesz przegląd najważniejszego dostępu w firmie, czyli dostępu pracownika. Rejestr personalny w 4human HRM jest ściśle powiązany z innymi modułami w Twoim programie. System kadrowy a informacje są aktualizowane poprzez informacje rejestrowane w pozostałych modułach. Na karcie pracownika znajduje się kompleksowy przegląd wszystkich działań pracownika i statusu procesów, w których bierze udział. Jeżeli na przykład pracownik jeśli bierzesz udział w kursie, samodzielnym lub w ramach programu nauczania, przegląd kompetencji aktualizuje się automatycznie, jeśli kurs/szkolenie jest powiązane z typem kompetencji.

Dlaczego warto korzystać z rejestru pracowników 4human?

W 4human HRM zapewnia:

Potężny rejestr pracowników, który jest bardzo intuicyjny i przyjazny dla użytkownika
W wielu przypadkach kartę pracownika można dostosować do potrzeb firmy, tak aby widoczne i dostępne były tylko odpowiednie pola
Jeśli Twoja firma działa w wielu krajach, możesz mieć różne, specyficzne dla danego kraju szablony, aby zapewnić, że wszystkie istotne i wymagane prawem informacje są rejestrowane dla pracowników w danym kraju.

Kluczowe cechy rejestru pracowników 4human

Rejestr personelu w systemie HR składa się z pól danych zawierających informacje o pracowniku. Pola te mogą być powiązane z użytkownikiem, danymi osobowymi, danymi dotyczącymi zatrudnienia lub stanowiska. Niektóre z tych danych mogą być również dziedziczone z przynależności stanowiska do organizacji poprzez dział lub firmę.

4human HRM udostępnia funkcjonalność umożliwiającą rejestrowanie i zarządzanie wieloma stanowiskami oraz stanowiskami współdzielonymi, powiązanymi ze stosunkiem pracy. W ten sposób system może obsługiwać jedną lub więcej, wielu, relacji roboczych.

Poprzez użycie 4human HRM jako administrator danych pracowniczych musi rejestrować te informacje tylko w jednym miejscu. Nasze integracje gwarantują, że zintegrowane rozwiązania (np. systemy płacowe, rejestracji czasu pracy i inne systemy front-end) są zawsze aktualizowane o prawidłowe dane podstawowe.

W rejestrze personelu informacje dotyczące każdego pracownika są wyświetlane na przejrzystej karcie pracownika. Przykład danych zarejestrowanych na karcie każdego pracownika:

Informacje o stanowisku pracownika, procentowym wymiarze etatu, wynagrodzeniu i dokumentach umowy
Informacje o stosunku pracy i stażu pracy
Dane osobowe, takie jak dane najbliższych krewnych, dzieci i numer konta wynagrodzenia
Wdrożone i zaplanowane zmiany na stanowisku pracownika
Dokumenty, np. certyfikaty, poprzednie CV, listy motywacyjne i ostrzeżenia
Kompetencje pracownika i wymagania kompetencyjne związane ze stanowiskiem
Aktualne CV, które aktualizuje się automatycznie i może być łatwo eksportowane
Przegląd rozmów 1:1, w których pracownik brał udział i które są planowane w przyszłości.
projekty, w których pracownik jest lub był zasobem i współpracownikiem

Czym jest rejestr personelu?

W rejestrze personelu firma gromadzi wszystkie istotne informacje o pracowniku w jednym miejscu. Rejestrując wszystkie dane pracowników w rejestrze personelu, łatwiej jest je znaleźć, utrzymać i usunąć. Kontrola dostępu zapewnia, że tylko właściwi menedżerowie i pracownicy działu kadr mają do nich dostęp.

Rejestry personelu w praktyce

W razie potrzeby kilka osób w firmie może tworzyć i utrzymywać kluczowe dane w rejestrze personelu. Wiele osób chce, aby pracownik tworzył i przechowywał dane osobowe, takie jak dane najbliższych krewnych, dzieci i konta wynagrodzeń. W razie potrzeby można skonfigurować powiadomienia o zmianie tych danych. W praktyce jednym z zadań pracownika w programie onboardingowym jest często zalogowanie się do systemu i utworzenie tych informacji w związku z zatrudnieniem. W oparciu o nasze możliwości integracyjne i standardowe interfejsy API, możemy pomóc w zaczytywaniu danych pracowników z dostępnych źródeł w ramach jednorazowego importu (np. z systemu płacowego lub innego systemu HR).

Kto musi posiadać rejestr personelu?

Wszystkie firmy zatrudniające pracowników muszą rejestrować informacje na ich temat. Obecnie wiele firm przechowuje te informacje w różnych miejscach; w Excelu, na papierze, w fizycznych archiwach i w różnych systemach komputerowych. Gromadząc informacje w jednym miejscu łatwiej jest znaleźć, utrzymać i usunąć tych danych. Digitalizując wszystkie informacje o pracowniku, można uzyskać dostęp do danych w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. Wszystko, czego potrzebujesz, to dostęp do Internetu. Dzięki zarządzaniu dostępem do danych, firma zapewnia, że prywatność pracownika jest chroniona.

Wymagania dotyczące rejestru personelu

Tworząc nowy rejestr kadrowy, firma powinna podkreślić, że jego funkcjonalność musi być przyjazna użytkownikowi, intuicyjna i elastyczna. System musi mieć kontrolę dostępu opartą na rolach, aby mieć pewność, że poufne dane nie będą dostępne dla osób nieupoważnionych. Zaletą jest również możliwość dostosowania systemu tak, aby możliwe było dezaktywowanie pól danych, które nie są wykorzystywane lub których firma nie potrzebuje. My w 4human zobowiązuje się do zapewnienia bezpieczeństwa danych naszych klientów, dlatego też przy opracowywaniu systemu uwzględniliśmy kwestie prywatności, co jest tzw. zasadą „Privacy by Design”. Zaletą jest, jeśli system jest oparty na chmurze, tj. że dane będą dostępne z dowolnego miejsca za pośrednictwem Internetu.

Rejestracja pracowników z telefonu

4human HRM oferuje responsywny interfejs, który umożliwia pracownikom i menedżerom dostęp do systemu ze wszystkich urządzeń (telefonów komórkowych, tabletów i komputerów PC, niezależnie od systemu operacyjnego). Oznacza to, że na przykład pracownik może złożyć raport telefonicznie, będąc w domu, a kierownik może zatwierdzić wniosek urlopowy, nie wychodząc z domku letniskowego. Pełna elastyczność i dostęp do systemu z dowolnego miejsca i o każdej porze.

Korzyści z rejestru pracowników

4human HRM przestrzega wszystkich zasad dotyczących prywatności. System umożliwia przeglądanie i usuwanie danych, a kontrola dostępu oparta na rolach gwarantuje, że dostęp do informacji o pracowniku mają wyłącznie osoby upoważnione.

Zalety gromadzenia wszystkich informacji o pracowniku w rejestrze pracowników:

Rejestr jest zgodny z RODO
Zgodność ze wszystkimi przepisami dotyczącymi ochrony danych
Wszystkie informacje o pracownikach i krewnych
Brak dokumentów papierowych i wszystko w jednym miejscu
Wszystko w jednym miejscu w chmurze
Standardowa integracja z wieloma systemami płacowymi

Rejestr personelu