Reiseregninger
Fordeler med å bruke 4human Travel
Å behandle en reiseregning manuelt koster i snitt kr. 213,- mens ved å gjøre det digitalt kun kr. 55,-. Ved å gå over til digitalt reiseregningssystem vil behandlingstiden bli betraktelig kortere og muligheten for feilregistrering redusert. Man vil få:
- Digitalisert reiseoppgjør med alt på ett sted – diett, utlegg og kjøring
- Full oversikt over reiseregninger for leder og ansatt
- Tilgjengelig fra mobil og PC
- Integrasjon med kredittkort og de fleste av markedets økonomi- og lønnssystemer
- Automatisk utregning og kontrollering i forhold til satser og krav til innhold
- Kart og kalenderfunksjonalitet for bil i arbeid
- Maler for kjøreruter
- Til enhver tid oppdaterte satser, regler og valutakurser
- Automatisk overføring direkte til lønnssystemet
- Godkjenningsflyt på avdeling, selskap og konsernnivå
- OCR-tolking av utlegg
Reiseregistrering og utlegg i praksis
- Legg inn navn og adresse
- Velg dato og tid for reisen
- Legg til formål og reiserute
- Legg til tilleggsopplysninger, f.eks. hotell, måltider og overnattingssted
- Registrer beløp
- Legg til utlegg, kvitteringer og kjøringer
Hva er reiseregninger?
Hvis ansatte har en avtale med arbeidsgiver om å få dekket utlegg ifbm. reise så registreres dette ved å levere en reiseregning til arbeidsgiver. Det er strenge krav til innholdet i en reiseregning. 4human HRM Travel gjør det enkelt for ansatte på farten å registrere reiseregninger, utlegg og kjøring enten fra mobil eller PC.
Krav til reiseregning
Det er strenge krav til innholdet i en reiseregning. Ved mangelfull informasjon risikerer mottakeren å måtte skatte for utbetalingene.
En reiseregning skal inneholde:
- Ansattes navn, adresse og underskrift (eventuelt ved elektronisk signatur)
- Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
- Formålet med reisen
- Hvilket arrangement arbeidstakeren har deltatt på
Ved krav om diettgodtgjørelse ved overnatting må reiseregningen også inneholde følgende:
- Navn og adresse på overnattingsstedet. Dette gjelder ikke når den ansatte ordner overnatting selv og mottar nattillegg – for eksempel ved privat overnatting. Ved flere overnattingssteder, også dato for overnattingene
- Type overnatting fordelt på hotell, pensjonat eller privat innkvartering
Ved krav om bilgodtgjørelse må reiseregningen også inneholde:
- Reiserute med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og eventuell årsak til omkjøringer
- Totalt kjørt distanse, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller ved begynnelse og slutt av hver tjenestereise, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
- Navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for
Ved refusjoner må reiseregningen også inneholde:
- Kvitteringer for alle kostnader (for eksempel fly, drosje og overnatting)
Enkelte småutgifter som bompenger, parkeringsavgifter o.l. kan påføres uten at det kreves kvittering.
Integrasjoner
Travel har fleksible integrasjoner:
Lønnssystemer:
- Visma.net Payroll (Visma Lønn, H&L)
- Visma Paga
- PowerOffice Go
- Unimicro lønn
- SD Worx lønn
- Unit4 lønn
Annet:
- Økonomi/Regnskap – Fleksibelt grensesnitt for tilpasninger til ulike økonomi og regnskap systemer.
- Kredittkort – Mottak av kredittkort transaksjoner fra bl.a Eurocard integrert med utleggs modul i 4humanTravel
- Valuta – Oppdatering av daglige valutakurser fra DnB
- Ansatt data – Egen integrasjon for håndtering av ansattdata fra lønnssystemer eller 4humanHRM HR-løsning