Resekostnader

Fördelar med att använda 4human Travel  

Att behandla en reseräkning manuellt kostar i genomsnitt NOK. 213,- medan att göra den digitalt endast kostar kr. 55,-. Genom att byta till ett digitalt reseräkningssystem blir handläggningstiden betydligt kortare och risken för felaktig registrering minskar. Du kommer att få:

  • Digitaliserad reseräkning med allt samlat på ett ställe - traktamente, utlägg och milersättning
  • Fullständig översikt över resekostnader för chef och medarbetare
  • Tillgänglig från mobil och PC
  • Integration med kreditkort och de flesta av marknadens ekonomi- och lönesystem
  • Automatisk beräkning och kontroll i förhållande till priser och innehållskrav
  • Kart- och kalenderfunktionalitet för bilar på jobbet
  • Mallar för körvägar
  • Alltid uppdaterade priser, regler och valutakurser
  • Automatisk överföring direkt till lönesystemet
  • Godkännandeflöde på avdelnings-, företags- och koncernnivå
  • OCR:s tolkning av kostnader
resekostnader

Reseregistrering och utlägg i praktiken 

  • Ange ditt namn och din adress
  • Välj datum och tid för din resa
  • Lägg till syfte och resväg
  • Lägg till ytterligare information, t.ex. hotell, måltider och boende
  • Registrera belopp
  • Lägg till utgifter, kvitton och körsträcka

Hur 4human Travel fungerar 

4human har vi inkluderat en enkel video så att du kan se hur du registrerar utlägg och godkänner milersättningar i 4human-appen.

Vad är resekostnader? 

Om den anställde har ett avtal med sin arbetsgivare om att få ersättning för resekostnader registreras detta genom att en reseräkning lämnas in till arbetsgivaren. Det finns strikta krav på vad en reseräkning ska innehålla. 4human HRM Travel gör det enkelt för medarbetare på resande fot att registrera reseräkningar, utlägg och milersättning antingen från mobiltelefon eller dator.

Krav på ersättning för resekostnader

Det finns strikta krav på vad en reseräkning ska innehålla. Vid bristfälliga uppgifter riskerar mottagaren att behöva skatta för utbetalningarna.

En reseräkning måste innehålla:  

  • Den anställdes namn, adress och namnteckning (eventuellt elektronisk signatur)
  • Datum och tid för avresa och återkomst
  • Syftet med resan
  • Vilket evenemang medarbetaren har deltagit i

När du ansöker omdagtraktamenteför övernattning måste reseräkningen också innehålla följande:  

  • Namn och adress till bostaden. Detta gäller inte när den anställde själv ordnar boendet och får ett natttillägg - till exempel vid privat boende. I händelse av flera boenden, även datum för boendena
  • Typ av boende: hotell, pensionat eller privat boende

Vid anspråk på bilersättning ska reseräkningen även innehålla:  

  • Resplan med angivande av start- och slutdestination, lokal körning på uppdragsplatsen och eventuella skäl till omvägar
  • Total körd sträcka, t.ex. beräknad utifrån fordonets vägmätare i början och slutet av varje tjänsteresa, GPS-baserad elektronisk loggbok eller webbaserat kartprogram
  • Namn på passagerare för vilka en passagerartilläggsavgift krävs

Vid återbetalningar måste resefakturan också innehålla: 

  • Kvitton på alla kostnader (t.ex. flyg, taxi och boende)

Vissa mindre utgifter, t.ex. vägtullar, parkeringsavgifter etc. kan tas upp utan kvitto.

Resekostnader

Integrationer 

Travel har flexibla integrationer:

Löneadministrativa system: 

  • Visma.net Payroll (Visma Payroll, H&L)
  • Visma Pay 
  • PowerOffice Go
  • UniMicro lön  
  • SD Worx lön 
  • Unit4 lönelista

 

 

 

Andra:

Finance/Accounting - Flexibelt gränssnitt för anpassning till olika finans- och redovisningssystem.

Kreditkort - Mottagning av kreditkortstransaktioner från t.ex. Eurocard integrerat med utläggsmodulen i 4humanTravel

Valuta - Uppdatering av dagliga valutakurser från DnB

Medarbetardata - Anpassad integration för hantering av medarbetardata från lönesystem eller 4humanHRM:s HR-lösning