Elektroniczny system HR dla szybko rozwijającej się firmy

Mjøs Metallvarefabrikk może uznać rok 2018 za najlepszy w swojej historii pod względem wyników. Firma ma długą tradycję i świadomą strategię wykorzystywania nowych technologii w swoich procesach produkcyjnych. Wraz ze zwiększonym wzrostem pojawiła się potrzeba zastosowania narzędzia technicznego (elektronicznego systemu kadrowego) w celu utrzymania kontroli i systemu w procesie kadrowym. Zwłaszcza podczas śledzenia i kontrolowania dokumentacji. W tym miejscu w grę wchodzi również RODO.

"RODO było katalizatorem całego procesu. "Zidentyfikowaliśmy potrzebę wprowadzenia elektronicznego systemu HR, ale teraz zdaliśmy sobie sprawę, że nadszedł właściwy czas" - mówi Steinar. Dodaje: "Wdrożenie systemu HR i prowadzenie dużej części dokumentacji za jego pośrednictwem pomaga nam działać zgodnie z RODO i nową ustawą o danych osobowych".

Firma Mjøs Metallvarefabrikk dostrzegła potrzebę stworzenia narzędzia dla menedżerów i usprawnienia procesów manualnych. Mjøs zauważył, że portal pracowniczy może być wykorzystany do zapewnienia pracownikom większych możliwości uczestnictwa poprzez odpowiedzialność za wysyłanie cyfrowych wniosków urlopowych i samodzielne zgłaszanie, kontrolę i odpowiedzialność za własną nieobecność, ale także łatwiejszy dostęp do informacji za pośrednictwem cyfrowego podręcznika personelu.

"Dostrzegliśmy możliwość usprawnienia niektórych zadań, które wcześniej miały bardziej ręczny charakter dla menedżerów i kierowników HR".

Znaleziono Mjøsa 4human HRM poprzez wyszukiwania online i włączyli kilku innych dostawców do procesu mapowania wstępnego projektu. Ustalili zalety i wady wszystkich systemów, a także zmierzyli wszystkie systemy pod kątem specyfikacji wymagań dotyczących elektronicznego systemu personelu oraz potrzeb, które chcieli zaspokoić.

« 4human HRM nie osiągnął najwyższego wyniku w projektowaniu, ale co najważniejsze... Wszystko działa. Że rozwiązanie jest dobre i ma sprawdzoną funkcjonalność. Łatwość obsługi – to jest najważniejsze”

Steinar mówi - Niektórzy z konkurentów 4human bardzo mocno stawia na „chatboty” i sztuczną inteligencję. Jest to niewątpliwie ważny obszar dalszych inwestycji, jednak musieliśmy przyjrzeć się temu, co dzisiaj dostarczacie i jak moglibyście zaspokoić nasze potrzeby dzisiejszą funkcjonalnością. Zastanawia się dalej: Dla nas rzeczywista wartość użytkowa wydawała się dziś nieco ograniczająca, przynajmniej w taki sposób, w jaki ją analizowaliśmy, biorąc pod uwagę naszą działalność i wielkość.

Steinar mówi – 4human mógł, jako jedyny dostawca, dostarczać produkty we wszystkich obszarach w oparciu o naszą specyfikację wymagań. Pozostali konkurujący dostawcy, którzy wzięli udział w rundzie finałowej, byli w stanie zapewnić prawie tę samą funkcjonalność, ale nie wszystko, jako zintegrowaną część systemu. Między innymi jeśli chodzi o rejestrację czasu. Dla nas to było ważne.

Steinar zastanawia się nad wnioskiem, dokonując wyboru 4human « 4human były konkurencyjne cenowo, mogły dostarczać produkty we wszystkich obszarach i były niezmiennie dobre. W końcu stało się całkiem jasne, że jeśli mieliśmy osiągnąć wzrost wydajności, potrzebowaliśmy systemu personelu, który mógłby obsłużyć wszystkie procesy jako zintegrowana część rozwiązania, ale także z interfejsem API naszego systemu MPS.

"Musimy mieć strategię wdrażania różnych modułów i korzystania z nich w dobry sposób, abyśmy mogli czerpać korzyści z interakcji między nimi".

Mjøs Metallvarefabrikk zatrudnia pracowników, którzy pracują w systemie zmianowym i rejestrują przyjmowanie i wychodzenie z pracy w systemie MPS. Operatorzy rejestrują się w tym systemie codziennie, gdy rozpoczyna się produkcja, a następnie zostają znalezieni 4human rozwiązanie rejestrujące pracownika w module rejestracji czasu pracy tj 4human HRM jednocześnie z rejestracją w systemie MPS. Wtedy pracownik nie musi logować się na kilka platform i może korzystać z systemu, z którym już się zapoznał.

Jest kilku pracowników, którzy nie korzystają z systemu MPS bezpośrednio rozpoczynając pracę. Dla nich plan jest taki, żeby się zarejestrowali 4human HRM za pomocą tabletu przy wejściach i wyjściach w różnych budynkach produkcyjnych. Poprzez portal pracowniczy m.in 4human HRM zapewnia następnie wszystkim pracownikom dostęp do rachunku czasu, dzięki czemu mogą zobaczyć m.in. elastyczny czas pracy, kiedy moduły czasu i planowania zostały w pełni wdrożone.

Dla Steinara ważne jest, aby menedżerowie postrzegali system jako narzędzie, które pomoże im w ich pracowitym dniu pracy oraz ułatwi i przyspieszy wykonywanie ich zadań. Steinar uśmiecha się lekko, mówiąc: "Wdrażanie nowych systemów zawsze może być wyzwaniem, ale jesteśmy w tym dobrzy. Mamy 154 lata doświadczenia. To jest w naszym DNA". Jest przekonany, że gdy pracownicy nauczą się korzystać z narzędzia w dobry sposób, uznają je za przydatne. Dobre wprowadzenie, gruntowne szkolenie i realistyczne tempo wdrażania są niezbędne do osiągnięcia tego celu.

"Wdrażanie nowych systemów zawsze stanowi wyzwanie, ale jesteśmy w tym dobrzy. Mamy 154 lata doświadczenia. To jest w naszym DNA".

Równie ważne dla Steinar jest zapewnienie pracownikom bliższego kontaktu na co dzień, tak aby czuli się bardziej zadbani dzięki dobrej komunikacji z bezpośrednim przełożonym, a informacje były łatwiej dostępne dla każdego pracownika za pośrednictwem portalu pracowniczego. Steinar mówi: "Odbyliśmy kilka rund z pracownikami i przeszkoliliśmy ich w zakresie korzystania z portalu pracowniczego. Nadal otrzymuję kilka zapytań od pracowników, którzy zastanawiają się, gdzie rejestrują nieobecności i jakich kodów nieobecności powinni używać. To jest tylko pozytywne! Chcę być dostępny. Wierzę, że dobra organizacja i stopniowe wdrażanie są kluczowe.

Steinar koncentruje się częściowo na rozmowach z pracownikami i wierzy, że menedżerowie i pracownicy przekonają się, jak korzystać z modułu rozmów z pracownikami w 4human HRM może uprościć cały proces związany z przeprowadzaniem rozmów kwalifikacyjnych. Steinar mówi też, że rozmowy z pracownikami to obszar, w którym zdania są podzielone. Podobnie jak w wielu innych firmach, także w Mjøs. Cytując Rune Semundsetha z dni użytkownika we wrześniu: „Nawet jeśli doświadczenia związane z rozmową kwalifikacyjną są złe, nie oznacza to, że jest coś złego w samej rozmowie kwalifikacyjnej jako narzędziu”. Administracja, monitorowanie wdrożenia i dokumentowanie wywiadów z pracownikami będą teraz łatwiejsze dzięki funkcjonalności w 4human Zarządzanie zasobami ludzkimi Dzięki temu menedżerowie mogą skupić się na samej rozmowie.

Steinar koncentruje się teraz na uproszczeniu i opracowaniu szablonu rozmów, mówi: "Wprowadziliśmy pewne zmiany w zakresie tego, co powinno być zawarte w rozmowie. Zamiast tego skupiamy się na umożliwieniu pracownikom decydowania w większym stopniu o tym, co powinna zawierać rozmowa. Koncentrujemy się również na wdrożeniu i zapewnieniu, że zostanie ona przeprowadzona wtedy, kiedy powinna - i że zwiększymy częstotliwość spotkań między pracownikami a ich bezpośrednim przełożonym, najlepiej z krótszymi ocenami wyników jako uzupełnieniem oceny rocznej".

"Po każdej rundzie dokonamy oceny i sprawdzimy, czy następnym razem coś musimy zrobić inaczej, na przykład treść rozmowy".

Steinar chce osiągnąć inne długoterminowe korzyści z elektronicznego systemu HR, korzyści, które mogą nie być tak oczywiste. Mogą one obejmować zmniejszenie absencji chorobowej oraz poprawę satysfakcji z pracy i radzenia sobie z nią, w tym obecność menedżerów i lepsze działania następcze. - Są to ważne czynniki dla promującego zdrowie i stymulującego miejsca pracy.

Przed Mjøs Metallvarefabrikk nadchodzą ekscytujące czasy i z przyjemnością będziemy śledzić Wasze poczynania przez wiele kolejnych lat!