Elektroniczny system HR dla szybko rozwijającej się firmy

Mjøs Metallvarefabrikk może uznać rok 2018 za najlepszy w swojej historii pod względem wyników. Firma ma długą tradycję i świadomą strategię wykorzystywania nowych technologii w swoich procesach produkcyjnych. Wraz ze zwiększonym wzrostem pojawiła się potrzeba zastosowania narzędzia technicznego (elektronicznego systemu kadrowego) w celu utrzymania kontroli i systemu w procesie kadrowym. Zwłaszcza podczas śledzenia i kontrolowania dokumentacji. W tym miejscu w grę wchodzi również RODO.

"RODO było katalizatorem całego procesu. "Zidentyfikowaliśmy potrzebę wprowadzenia elektronicznego systemu HR, ale teraz zdaliśmy sobie sprawę, że nadszedł właściwy czas" - mówi Steinar. Dodaje: "Wdrożenie systemu HR i prowadzenie dużej części dokumentacji za jego pośrednictwem pomaga nam działać zgodnie z RODO i nową ustawą o danych osobowych".

Firma Mjøs Metallvarefabrikk dostrzegła potrzebę stworzenia narzędzia dla menedżerów i usprawnienia procesów manualnych. Mjøs zauważył, że portal pracowniczy może być wykorzystany do zapewnienia pracownikom większych możliwości uczestnictwa poprzez odpowiedzialność za wysyłanie cyfrowych wniosków urlopowych i samodzielne zgłaszanie, kontrolę i odpowiedzialność za własną nieobecność, ale także łatwiejszy dostęp do informacji za pośrednictwem cyfrowego podręcznika personelu.

"Dostrzegliśmy możliwość usprawnienia niektórych zadań, które wcześniej miały bardziej ręczny charakter dla menedżerów i kierowników HR".

Mjøs znalazł 4human HRM poprzez wyszukiwanie online i włączył kilku innych dostawców do procesu mapowania wstępnego projektu. Przeanalizowali zalety i wady wszystkich systemów i porównali je ze specyfikacją wymagań dla elektronicznego systemu HR oraz potrzebami, które chcieli zaspokoić.

"4human HRM nie zdobył najwyższych ocen za design, ale najważniejsze jest to, że wszystko działa. Rozwiązanie jest dobre i ma sprawdzoną funkcjonalność. Łatwość użytkowania, to jest ważne."

Steinar mówi: "Niektórzy konkurenci 4human mocno inwestują w chatboty i sztuczną inteligencję. Jest to niewątpliwie ważny obszar, na którym należy się skupić w przyszłości, ale musieliśmy przyjrzeć się temu, co dostarczacie dzisiaj i jak moglibyście zaspokoić nasze potrzeby przy obecnej funkcjonalności". "Dla nas rzeczywiste korzyści wydawały się dziś nieco ograniczone, przynajmniej w sposób, w jaki je analizowaliśmy, biorąc pod uwagę naszą działalność i wielkość.

Steinar mówi: "Jako jedyny dostawca, 4human był w stanie dostarczyć rozwiązania we wszystkich obszarach w oparciu o naszą specyfikację wymagań. Inni konkurujący dostawcy, którzy wzięli udział w rundzie finałowej, byli w stanie dostarczyć praktycznie tę samą funkcjonalność, ale nie wszystko jako zintegrowaną część systemu. Na przykład, jeśli chodzi o rejestrację czasu pracy. To było dla nas ważne.

Steinar zastanawia się nad wyborem 4human "4human był konkurencyjny cenowo, mógł dostarczyć rozwiązania we wszystkich obszarach i ogólnie był dobry. Ostatecznie stało się jasne, że jeśli chcemy osiągnąć wzrost wydajności, potrzebujemy systemu HR, który mógłby obsługiwać wszystkie procesy jako zintegrowana część rozwiązania, ale z interfejsem API do naszego systemu MPS".

"Musimy mieć strategię wdrażania różnych modułów i korzystania z nich w dobry sposób, abyśmy mogli czerpać korzyści z interakcji między nimi".

Mjøs Metallvarefabrikk ma pracowników, którzy pracują w systemie zmianowym i rejestrują się w systemie MPS. Operatorzy rejestrują się w tym systemie codziennie, gdy rozpoczyna się produkcja, a następnie 4human znalazł rozwiązanie, które rejestruje pracownika w module rejestracji czasu pracy w 4human HRM w tym samym czasie, co rejestracja w systemie MPS. Oznacza to, że pracownik nie musi logować się do wielu platform i może korzystać z systemu, który już zna.

Jest kilku pracowników, którzy nie korzystają z systemu MPS bezpośrednio na początku pracy. W ich przypadku planowane jest zalogowanie się do 4human HRM za pomocą tabletu przy wejściach i wyjściach z różnych budynków produkcyjnych. Za pośrednictwem portalu pracowniczego w 4human HRM wszyscy pracownicy będą mieli dostęp do swojego konta godzinowego, aby móc zobaczyć, między innymi, elastyczny czas pracy, gdy moduły czasu i planowania zostaną w pełni wdrożone.

Dla Steinara ważne jest, aby menedżerowie postrzegali system jako narzędzie, które pomoże im w ich pracowitym dniu pracy oraz ułatwi i przyspieszy wykonywanie ich zadań. Steinar uśmiecha się lekko, mówiąc: "Wdrażanie nowych systemów zawsze może być wyzwaniem, ale jesteśmy w tym dobrzy. Mamy 154 lata doświadczenia. To jest w naszym DNA". Jest przekonany, że gdy pracownicy nauczą się korzystać z narzędzia w dobry sposób, uznają je za przydatne. Dobre wprowadzenie, gruntowne szkolenie i realistyczne tempo wdrażania są niezbędne do osiągnięcia tego celu.

"Wdrażanie nowych systemów zawsze stanowi wyzwanie, ale jesteśmy w tym dobrzy. Mamy 154 lata doświadczenia. To jest w naszym DNA".

Równie ważne dla Steinar jest zapewnienie pracownikom bliższego kontaktu na co dzień, tak aby czuli się bardziej zadbani dzięki dobrej komunikacji z bezpośrednim przełożonym, a informacje były łatwiej dostępne dla każdego pracownika za pośrednictwem portalu pracowniczego. Steinar mówi: "Odbyliśmy kilka rund z pracownikami i przeszkoliliśmy ich w zakresie korzystania z portalu pracowniczego. Nadal otrzymuję kilka zapytań od pracowników, którzy zastanawiają się, gdzie rejestrują nieobecności i jakich kodów nieobecności powinni używać. To jest tylko pozytywne! Chcę być dostępny. Wierzę, że dobra organizacja i stopniowe wdrażanie są kluczowe.

Steinar koncentruje się na ocenach i wierzy, że menedżerowie i pracownicy przekonają się, że korzystanie z modułu oceny w 4human HRM może uprościć cały proces przeprowadzania ocen. Steinar mówi również, że oceny są obszarem, w którym zdania są podzielone. Również w Mjøs, podobnie jak w wielu innych firmach. Cytując Rune Semundsetha z wrześniowych dni użytkownika - "Nawet jeśli doświadczenia związane z oceną były słabe, nie oznacza to, że z samą oceną jako narzędziem jest coś nie tak". Administracja, działania następcze i dokumentacja ocen będą teraz łatwiejsze dzięki funkcjonalności 4human HRM. Dzięki temu menedżerowie będą mogli skupić się na samej ocenie.

Steinar koncentruje się teraz na uproszczeniu i opracowaniu szablonu rozmów, mówi: "Wprowadziliśmy pewne zmiany w zakresie tego, co powinno być zawarte w rozmowie. Zamiast tego skupiamy się na umożliwieniu pracownikom decydowania w większym stopniu o tym, co powinna zawierać rozmowa. Koncentrujemy się również na wdrożeniu i zapewnieniu, że zostanie ona przeprowadzona wtedy, kiedy powinna - i że zwiększymy częstotliwość spotkań między pracownikami a ich bezpośrednim przełożonym, najlepiej z krótszymi ocenami wyników jako uzupełnieniem oceny rocznej".

"Po każdej rundzie dokonamy oceny i sprawdzimy, czy następnym razem coś musimy zrobić inaczej, na przykład treść rozmowy".

Steinar chce osiągnąć inne długoterminowe korzyści z elektronicznego systemu HR, korzyści, które mogą nie być tak oczywiste. Mogą one obejmować zmniejszenie absencji chorobowej oraz poprawę satysfakcji z pracy i radzenia sobie z nią, w tym obecność menedżerów i lepsze działania następcze. - Są to ważne czynniki dla promującego zdrowie i stymulującego miejsca pracy.

Przed Mjøs Metallvarefabrikk nadchodzą ekscytujące czasy i z przyjemnością będziemy śledzić Wasze poczynania przez wiele kolejnych lat!