4 rzeczy, o których należy pamiętać podczas digitalizacji pracy działu HR

Masz dość marnowania cennych godzin na te same zadania administracyjne każdego dnia? Chcesz usprawnić procesy zatrudniania nowych pracowników? Z dnia na dzień cyfryzacja HR stała się ważniejsza niż kiedykolwiek.

Jak wynika z ankiety, odkąd koronawirus uderzył w nasze zwykle gorączkowe codzienne życie,8 na 10 norweskich firm stało się bardziej zdigitalizowanych.

Wiele firm od dawna zdaje sobie sprawę ze znaczenia cyfryzacji procedur i pracy HR, ale dopiero od czasu koronawirusa musieliśmy się dostosować. Wielu z nas nadal pracuje z domu, a spotkania zespołów i webinaria odbywają się teraz za pośrednictwem narzędzi cyfrowych, takich jak Zoom lub Teams.

Cyfryzacja HR

Wzrost liczby biur domowych stawia również nowe wymagania w zakresie dostępności dla pracowników i łatwości obsługi różnych platform cyfrowych. Przykładowo, obecnie wymagana jest integracjasystemuHR z innymi systemami. System HR może być wtedy głównym źródłem danych o zasobach, które są jednymi z najważniejszych informacji w firmie.

O czym więc musisz pomyśleć, jeśli chcesz zdigitalizować swoją pracę HR?

Najpierw znajdź potrzeby swojej firmy

Pierwszą rzeczą, o której Ty i Twoja organizacja musicie pomyśleć, są Wasze potrzeby. Zastanów się, jakie wyzwania stoją przed działem HR i jakie problemy można rozwiązać w krótkim okresie? Co można uprościć? Nie zaczynaj od dużych projektów i wstrząsów, zamiast tego skup się na małych krokach.

Nierzadko pierwsze zmiany mają miejsce na poziomie administracyjnym. Na przykład usprawnienie codziennych procedur, takich jak rejestracja czasu pracy i nieobecności lub obsługa formularzy wydatków na podróże.

Należy pamiętać, że wiele osób nadal pracuje na co dzień z Excelem i innymi ciężkimi i przestarzałymi systemami przechowywania danych. Koncentrując się na potrzebach biznesowych, łatwiej będzie wybrać odpowiedni system HR dla siebie i swojej organizacji.

Maksymalne uproszczenie

Jest to powracający temat, ale chodzi o to, aby spróbować uczynić wszystko tak automatycznym, jak to tylko możliwe. Postaraj się przekształcić rutynowe czynności manualne w rutynowe czynności automatyczne. Może to być również praca administracyjna w formie rejestracji godzin, wiedzy specjalistycznej lub nieobecności.

Należy pamiętać, że od czasu wejścia w życie nowego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) zarządzanie i organizowanie dużych ilości danych HR w różnych systemach i rozwiązaniach stało się znacznie trudniejsze. Dlatego najlepiej jest utrzymywać wszystko tak zorganizowane, jak to tylko możliwe. Być może wszystkie informacje można przechowywać w jednym miejscu w formie przechowywania w chmurze?

Ułatwia to kierownikowi spełnienie wymogów dotyczących prawa dostępu do informacji o pracownikach i postępowania z nimi, bez wchodzenia w niewłaściwą stronę tego, co znajduje się w szarej strefie, a co nie.

Bliższe monitorowanie pracowników

Po wprowadzeniu mniejszych zmian zyskasz większą perspektywę na to, co jeszcze można poprawić i usprawnić w Twojej organizacji. Dla przykładu, załóżmy, że zgromadziłeś już wiele informacji HR swojej firmy w nowoczesnym systemie cyfrowym, np. poprzez przechowywanie danych w chmurze. Być może chcesz teraz zrobić to samo z ocenami lub procesami rekrutacyjnymi? Dlatego teraz ważne jest, aby stworzyć większy plan. Plan ten powinien obejmować bardziej strategiczne procesy w ramach HR, takie jak onboarding, e-learning czy oceny. Innymi słowy, rozwiązania, które wymagają dokładniejszego monitorowania przez Ciebie jako menedżera.

Dobrym tego przykładem jest proces zatrudniania nowych pracowników. Wiele firm chce zatrudnić odpowiedniego i najlepszego kandydata na rynku, ale potem nie słyszy się nic więcej, dopóki nowy pracownik nie pojawi się w biurze pierwszego dnia.

Równie ważnym zadaniem jest zatem zapewnienie dobrego i ścisłego monitorowania nowych pracowników natychmiast po podpisaniu umowy. Skuteczny proces rekrutacji zapewni, że nowi pracownicy poczują się zaopiekowani i w 100% zmotywowani na długo przed pierwszym dniem pracy.

Uzyskaj jasność co do potrzeb Twojej firmy

Najważniejszą rzeczą dla Ciebie jako menedżera jest wyjaśnienie, co najlepiej pasuje do Ciebie i Twojej organizacji. Pamiętaj, że to, co działa najlepiej w innych organizacjach, niekoniecznie musi działać w Twojej firmie.

Jedną ze wskazówek jest zatem szybki przegląd tego, co można uprościć i usprawnić. Na przykład, jeśli rejestrowanie nieobecności zajmuje dużo czasu w ciągu dnia pracy, a przegląd odbywa się głównie w Wordzie, Excelu, Notatniku lub innych dokumentach pakietu Office, warto przyjrzeć się bliżej modułom nieobecności i monitorowania pracowników. Unikniesz stosu niekończących się folderów plików i będziesz mieć wszystko w jednym miejscu.

Aby pomóc Ci w cyfryzacji HR, stworzyliśmy nasz własny quiz HR, w którym możesz dowiedzieć się, jakiego systemu HR możesz potrzebować w swojej firmie. Oczywiście możesz również skontaktować się z nami w celu uzyskania bezpłatnej wersji demonstracyjnej lub przyjaznej rozmowy, podczas której udzielimy Ci spersonalizowanych wskazówek na temat tego, czego może potrzebować Twoja firma.

Wreszcie, pamiętaj, aby być otwartym na nowe zmiany, które mogą pojawić się w Twoim miejscu pracy pod względem nowych sposobów pracy, ponieważ może to sprawić, że zamiast tego zdecydujesz się skorzystać z bardziej odpowiedniego i odpowiedniego rozwiązania HR.