Standaryzacja i usprawnienia w Kverneland Bil

W 2018 roku rozpoczął się podpisany kontrakt z Kverneland Bil 4human a w marcu 2019 r. został uruchomiony system HR. Kverneland Bil jest w trakcie procesu centralizacji, standaryzacji i usprawniania procedur i zadań we wszystkich franczyzach i lokalizacjach. Jako dystrybutor Forda, Mazdy i Volvo, Kverneland Bil odczuł w ostatnich latach presję, gdy w ofercie samochodów elektrycznych dla wyżej wymienionych marek samochodów brakowało, ważne jest, aby Kverneland Bil ponownie się zastanowił. Chodzi tu oczywiście o cyfryzację i efektywność.

Dyrektor finansowy Odd Arne Slettebø przejął zadanie znalezienia gotowego systemu HR, który mógłby zaspokoić ich potrzeby w 2018 roku. Uważa on, że w systemie HR ważne jest, aby wszyscy menedżerowie i pracownicy przestrzegali tej samej metodologii pracy. "Kiedy pracownik składa wniosek urlopowy lub samocertyfikację, musi to być zrobione w ten sam sposób w całym łańcuchu; nie jest już możliwe wysłanie SMS-a do najbliższego menedżera w celu złożenia wniosku o urlop. Ważne jest, aby zadania HR były ustandaryzowane w całej organizacji.

"Chodzi o obniżenie kosztów, usprawnienie listy płac i uproszczenie wszystkiego".

Kverneland Bil był przez te wszystkie lata zdecentralizowany i to, co menedżer robił u dealera, niekoniecznie było takie samo, jak to, co robił inny menedżer w innym miejscu grupy. Odd Arne chciał to zmienić i oto jest 4human pojawia się na zdjęciu.

Natknął się na e-mail, który leżał w archiwum poczty elektronicznej przez dobre sześć miesięcy, e-mail dotyczył Huldt & Lillevik Oppfølging w "nowej odsłonie". Odd Arne zebrał pięcioosobowy zespół, który nakreślił listę problemów, które chcieli rozwiązać za pomocą gotowego systemu HR. Ważne było, aby gotowy system HR był prosty i przystępny cenowo, co oznaczało rezygnację z dużych, ciężkich systemów HR dostosowanych do indywidualnych potrzeb.

Przyjrzeli się oni możliwościom usprawnienia następujących procesów:

• Różne działania następcze pracowników
• Różne oceny wydajności
• Różne następstwa nieobecności
• Integracje z systemem operacyjnym

Zauważyli, że ich główne potrzeby to lepsza i prostsza rejestracja urlopów, listy kontrolne dla procesów onboardingu i offboardingu, monitorowanie okresów próbnych, oceny pracowników oraz integracja z Huldt & Lillevik jako systemem płacowym.

Drugorzędnymi wymaganiami były dobre procedury powiadamiania i możliwość dostosowania własnego podręcznika dla pracowników, tak aby mogli mieć wszystko w jednym systemie po wygaśnięciu obecnej umowy na podręczniki.

Ważne było, aby mieć dobrą kulturę rozmów oceniających i wdrażania nowych pracowników, a systematyczne włączanie tego do systemu i szablonu jest ważne dla zapewnienia nowej kultury.

Skończyło się na tym, że Kverneland Bil zdecydował się na to 4human jako dostawca systemu HR w październiku 2018 r. 4human był systemem najtańszym i najłatwiejszym do zintegrowania z systemem rejestracji czasu pracy – mówi. W marcu 2019 r. aktywowano organ Kverneland Bil, a zespół odwiedził wszystkie lokalizacje i zapewnił szkolenia menedżerom w całym kraju.

"Jest to system, którego pracownicy muszą używać do rejestracji urlopów, rejestracji nieobecności i wszyscy pracownicy korzystają z portalu pracowniczego. Cała organizacja jest zaangażowana w ten system, wszyscy muszą z niego korzystać".

Kverneland Bil skupił się na ocenach wydajności i działaniach, które są podejmowane po ocenie. Odd Arne mówi: "Absencja z powodu choroby była wysoka, ale spadła od czasu wdrożenia". Dodaje: "Myślę, że to połączenie bardziej profesjonalnej oceny i dokładniejszego monitorowania pracowników po jej zakończeniu.

"Absencja z powodu choroby była wysoka, ale zmniejszyła się od czasu wdrożenia. Myślę, że jest to połączenie bardziej profesjonalnych ocen i dokładniejszego monitorowania pracowników po ich przeprowadzeniu".

Wyszukiwanie informacji o pracownikach stało się łatwiejsze, ponieważ wszystkie informacje o pracownikach znajdują się w systemie: Numer telefonu, adres e-mail, dane najbliższych krewnych itp.

Podsumowując, możemy stwierdzić, że 4human HRM jako partner Kverneland Bil przyczynił się do wzrostu efektywności, zmniejszenia liczby zwolnień lekarskich i standaryzacji zadań HR w całej organizacji.