Od ręcznego rozliczania kosztów podróży do elektronicznego systemu rozliczania kosztów podróży

Przed wdrożeniem systemu zarządzania wydatkami na podróże służbowe 4human, ilość ręcznie rozliczanych wydatków na podróże służbowe stawała się tak duża i czasochłonna, że trzeba było znaleźć rozwiązanie, aby sobie z tym poradzić. Kiedy od 1200 do 1500 pracowników wysyła ręcznie koszty podróży z pokwitowaniami pocztą / e-mailem, jest to niezwykle wymagający proces do zarządzania.

Morten Sæther, odpowiedzialny za płace i koszty podróży w Salmar, znalazł 4human online i skontaktował się z Øivindem Hunsrødem z 4human w celu uzyskania demo. Morten wskazał trzech możliwych dostawców. 4human był najbardziej opłacalnym wyborem i dostawcą, który mógł dostarczyć gotowe standardowe API z Aditro Payroll, co było ważne dla SalMar.

4human został zatem uznany za najbardziej opłacalnego dostawcę. SalMar ma wielu użytkowników, ale niewiele przejazdów. Dlatego rozwiązanie ze stałą ceną za każdą podróż było bardziej korzystne niż płacenie licencji za każdego indywidualnego użytkownika.

"Wybór 4human był dla nas korzystniejszy pod względem kosztów. Nasi konkurenci mieli licencję na użytkownika, podczas gdy my mamy dużą liczbę użytkowników, którzy wystawiają bardzo mało faktur za podróże".

Po rozmowie z klientem referencyjnym 4human, Morten otrzymał następującą odpowiedź: "Rób co chcesz, ale nie zastępuj systemu wydatków na podróże 4human".

Morten dodaje: "Kiedy wybraliśmy 4human, miałem na uwadze, że 4human ma potężny system HR, więc gdybyśmy wybrali 4human jako nasz system zarządzania wydatkami, mielibyśmy "stopę w drzwiach", gdybyśmy potrzebowali nowoczesnego systemu HR.

Mieliśmy pewne wymagania co do systemu podróżowania. Miało to być oparte na chmurze, z elektronicznym poświadczeniem/załącznikiem i elektronicznym przepływem z dobrym przeglądem i rejestrowaniem.

Mamy dość rozbudowany system płacowy, a jednym z kryteriów był w pełni rozwinięty interfejs do wdrażania i integracji plików. 4human już to zrobił. - Mówi Morten.

"Kiedyś poświęcaliśmy może tydzień roboczy na rejestrowanie wszystkich kosztów podróży każdego miesiąca. Po wdrożeniu kosztów podróży spędzamy teraz cały dzień roboczy" - mówi Morten.

Morten mówi: "Rejestrowanie i śledzenie będzie znacznie łatwiejsze, zwłaszcza w odniesieniu do audytu, kontroli i odniesień historycznych." Chwali wsparcie i uważa, że było doskonałe, ale podkreśla, że nie mieli żadnych większych problemów, ani podczas wdrażania, ani później.

- "Kiedyś poświęcaliśmy może tydzień roboczy na rejestrowanie wszystkich kosztów podróży każdego miesiąca. Po wdrożeniu kosztów podróży spędzamy teraz cały dzień roboczy" - mówi Morten.

SalMar lokalnie dostosował system wydatków na podróże do swojej organizacji i "umów". Dział finansowy poprosił między innymi o pole z kodem prefiksu wskazującym rodzaj podróży. Pole to zostało zaprojektowane w rozwiązaniu.

- Tak więc mamy teraz cztery wewnętrzne prefiksy do wyboru (pole kategorii podróży), a pole zostało wprowadzone dość szybko. To było świetne!" - wyjaśnia Morten.

- "Cyfrowy system zarządzania wydatkami na podróże służbowe 4human oszczędza SalMar kilka osobodni miesięcznie, a my zyskujemy lepszy przepływ w obsłudze wszystkich kosztów podróży i zwrotów wydatków" - podsumowuje Morten.

Morten Sæther - Koszty wynagrodzeń i podróży SalMar jest jednym z największych i najbardziej wydajnych producentów łososia hodowlanego na świecie. Posiada 100 licencji na morską produkcję łososia atlantyckiego w Norwegii. Firma została założona w 1991 roku i przez lata rozrosła się z 25 do około 1500 pracowników.
Morten Sæther (54) jest odpowiedzialny za płace i koszty podróży w Salmar. Ambicją biznesową SalMar jest bycie najlepszą na świecie firmą zajmującą się hodowlą ryb. Z następującą wizją "Pasja dla łososia".