Cyfrowy system HR dla szybko rozwijającej się firmy

Mjøs Metallvarefabrikk może uznać rok 2018 za najlepszy w swojej historii pod względem wyników. Firma ma długą tradycję i świadomą strategię wykorzystywania nowych technologii w swoich procesach produkcyjnych. Wraz ze zwiększonym wzrostem pojawiła się potrzeba zastosowania narzędzia technicznego (elektronicznego systemu kadrowego) w celu utrzymania kontroli i systemu w procesie kadrowym. Zwłaszcza podczas śledzenia i kontrolowania dokumentacji. W tym miejscu w grę wchodzi również RODO.

"RODO było katalizatorem całego procesu. "Zidentyfikowaliśmy potrzebę wprowadzenia elektronicznego systemu HR, ale teraz zdaliśmy sobie sprawę, że nadszedł właściwy czas" - mówi Steinar. Dodaje: "Wdrożenie systemu HR i prowadzenie dużej części dokumentacji za jego pośrednictwem pomaga nam działać zgodnie z RODO i nową ustawą o danych osobowych".

Firma Mjøs Metallvarefabrikk dostrzegła potrzebę stworzenia narzędzia dla menedżerów i usprawnienia procesów manualnych. Mjøs zauważył, że portal pracowniczy może być wykorzystany do zapewnienia pracownikom większych możliwości uczestnictwa poprzez odpowiedzialność za wysyłanie cyfrowych wniosków urlopowych i samodzielne zgłaszanie, kontrolę i odpowiedzialność za własną nieobecność, ale także łatwiejszy dostęp do informacji za pośrednictwem cyfrowego podręcznika personelu.

"Dostrzegliśmy możliwość usprawnienia niektórych zadań, które wcześniej miały bardziej ręczny charakter dla menedżerów i kierowników HR".

Znaleziono Mjøsa 4human HRM poprzez wyszukiwania online i uwzględnili kilku innych dostawców w procesie mapowania wstępnego projektu. Ustalili zalety i wady wszystkich systemów i zmierzyli wszystkie systemy pod kątem specyfikacji wymagań dla elektronicznego systemu personalnego i potrzeb, które chcieli pokryć.

« 4human HRM nie uzyskała wysokiego wyniku za design, ale co jest najważniejsze... To, że wszystko działa. Że rozwiązanie jest dobre i ma udowodnioną funkcjonalność. Użyteczność, to jest to, co jest ważne."

Steinar mówi - Niektórzy z konkurentów 4human bardzo mocno stawia na „chatboty” i sztuczną inteligencję. Jest to niewątpliwie ważny obszar dalszych inwestycji, jednak musieliśmy przyjrzeć się temu, co dzisiaj dostarczacie i jak moglibyście zaspokoić nasze potrzeby dzisiejszą funkcjonalnością. Zastanawia się dalej: Dla nas rzeczywista wartość użytkowa wydawała się dziś nieco ograniczająca, przynajmniej w taki sposób, w jaki ją analizowaliśmy, biorąc pod uwagę naszą działalność i wielkość.

Steinar mówi – 4human mógł, jako jedyny dostawca, dostarczać produkty we wszystkich obszarach w oparciu o naszą specyfikację wymagań. Pozostali konkurujący dostawcy, którzy wzięli udział w rundzie finałowej, byli w stanie zapewnić prawie tę samą funkcjonalność, ale nie wszystko, jako zintegrowaną część systemu. Między innymi jeśli chodzi o rejestrację czasu. Dla nas to było ważne.

Steinar zastanawia się nad wnioskiem, dokonując wyboru 4human « 4human były konkurencyjne cenowo, mogły dostarczać produkty we wszystkich obszarach i były niezmiennie dobre. W końcu stało się całkiem jasne, że jeśli mieliśmy osiągnąć wzrost wydajności, potrzebowaliśmy systemu personelu, który mógłby obsłużyć wszystkie procesy jako zintegrowana część rozwiązania, ale także z interfejsem API naszego systemu MPS.

"Musimy mieć strategię wdrażania różnych modułów i korzystania z nich w dobry sposób, abyśmy mogli czerpać korzyści z interakcji między nimi".

Mjøs Metallvarefabrikk zatrudnia pracowników, którzy pracują w systemie zmianowym i rejestrują się w systemie MPS. Operatorzy rejestrują się w tym systemie każdego dnia, gdy rozpoczyna się produkcja, a następnie znajdują 4human rozwiązanie, które rejestruje pracownika w module rejestracji czasu pracy 4human HRM jednocześnie rejestrując się w systemie MPS. Dzięki temu pracownik nie musi logować się do wielu platform i może korzystać z systemu, który zna już od dawna.

Jest kilku pracowników, którzy nie korzystają z systemu MPS bezpośrednio na początku pracy. W ich przypadku plan zakłada, że będą rejestrować się 4human HRM za pośrednictwem tabletów przy wejściach i wyjściach z różnych budynków produkcyjnych. Za pośrednictwem portalu pracowniczego w 4human HRM Po pełnym wdrożeniu modułów czasu pracy i planowania wszyscy pracownicy będą mieli dostęp do swoich kont czasu pracy, aby m.in. sprawdzić, czy mają elastyczny czas pracy.

Dla Steinara ważne jest, aby menedżerowie postrzegali system jako pomoc w travel codziennej pracy i które sprawią, że ich zadania będą łatwiejsze i szybsze niż wcześniej. Steinar uśmiecha się lekko, mówiąc: „Wdrażanie nowych systemów zawsze może być wyzwaniem, ale jesteśmy w tym dobrzy. Mamy 154 lata doświadczenia. To jest w naszym DNA”. Jest przekonany, że gdy pracownicy nauczą się dobrze korzystać z narzędzia, odczują je jako przydatne narzędzie. Dobre wprowadzenie, gruntowne szkolenie i realistyczne tempo wdrażania są niezbędne, aby to osiągnąć.

"Wdrażanie nowych systemów zawsze stanowi wyzwanie, ale jesteśmy w tym dobrzy. Mamy 154 lata doświadczenia. To jest w naszym DNA".

Równie ważne dla Steinar jest zapewnienie pracownikom bliższego kontaktu na co dzień, tak aby czuli się bardziej zadbani dzięki dobrej komunikacji z bezpośrednim przełożonym, a informacje były łatwiej dostępne dla każdego pracownika za pośrednictwem portalu pracowniczego. Steinar mówi: "Odbyliśmy kilka rund z pracownikami i przeszkoliliśmy ich w zakresie korzystania z portalu pracowniczego. Nadal otrzymuję kilka zapytań od pracowników, którzy zastanawiają się, gdzie rejestrują nieobecności i jakich kodów nieobecności powinni używać. To jest tylko pozytywne! Chcę być dostępny. Wierzę, że dobra organizacja i stopniowe wdrażanie są kluczowe.

Częścią zainteresowań Steinara są oceny okresowe i uważa on, że menedżerowie i pracownicy przekonają się, jak korzystanie z modułu oceny okresowej 4human HRM może uprościć cały proces związany z wdrażaniem wywiadów. Steinar mówi również, że oceny okresowe to obszar, w którym opinie są podzielone. Również w Mjøs, jak i w wielu innych firmach. Cytując Rune Semundsetha z dni użytkowania we wrześniu – „Nawet jeśli doświadczenie z oceną okresową było złe, nie oznacza to, że ocena okresowa jako narzędzie jest czymś złym”. Administracja, monitorowanie wdrażania i dokumentowanie ocen okresowych będą teraz łatwiejsze dzięki funkcjonalności w 4human HRM Dzięki temu liderzy mogą skupić się na samej rozmowie.

Steinar koncentruje się teraz na uproszczeniu i opracowaniu szablonu rozmów, mówi: "Wprowadziliśmy pewne zmiany w zakresie tego, co powinno być zawarte w rozmowie. Zamiast tego skupiamy się na umożliwieniu pracownikom decydowania w większym stopniu o tym, co powinna zawierać rozmowa. Koncentrujemy się również na wdrożeniu i zapewnieniu, że zostanie ona przeprowadzona wtedy, kiedy powinna - i że zwiększymy częstotliwość spotkań między pracownikami a ich bezpośrednim przełożonym, najlepiej z krótszymi ocenami wyników jako uzupełnieniem oceny rocznej".

"Po każdej rundzie dokonamy oceny i sprawdzimy, czy następnym razem coś musimy zrobić inaczej, na przykład treść rozmowy".

Steinar chce osiągnąć inne długoterminowe korzyści z elektronicznego systemu HR, korzyści, które mogą nie być tak oczywiste. Mogą one obejmować zmniejszenie absencji chorobowej oraz poprawę satysfakcji z pracy i radzenia sobie z nią, w tym obecność menedżerów i lepsze działania następcze. - Są to ważne czynniki dla promującego zdrowie i stymulującego miejsca pracy.

Przed Mjøs Metallvarefabrikk nadchodzą ekscytujące czasy i z przyjemnością będziemy śledzić Wasze poczynania przez wiele kolejnych lat!