Personalregister

Personalregistret är själva hjärtat i ditt HR-system. Här registrerar du dig och får en överblick över företagets viktigaste åtkomst, nämligen den anställde. Personalregistret i 4human HRM är nära kopplad till de andra modulerna i din HR-systemet och informationen uppdateras genom att information registreras i de andra modulerna. På medarbetarens medarbetarkort får du en omfattande översikt över allt medarbetaren har gjort och status för processer som medarbetaren är en del av. Om medarbetaren till exempel går en kurs, antingen fristående eller som en del av ett utbildningsprogram, uppdateras kompetensöversikten automatiskt om kursen/utbildningen är kopplad till en kompetenstyp.

I 4human HRM får du en:

• Kraftfullt medarbetarregister som är mycket intuitivt och användarvänligt
• I många fall kan medarbetarkortet anpassas efter ditt företags behov så att endast relevanta fält är synliga och tillgängliga
• Om ditt företag är verksamt i många länder kan du ha olika landspecifika mallar för att säkerställa att all relevant och lagstadgad information registreras för anställda i det specifika landet.

Personalregistret i HR-systemet består av datafält med information om den anställde. Fälten kan vara kopplade till användaren, personuppgifter, anställnings- eller befattningsuppgifter. En del av dessa uppgifter kan också ärvas från befattningens tillhörighet i organisationen via avdelning eller bolag.

4human HRM har funktionalitet för att registrera och hantera flera befattningar och delade befattningar kopplade till ett anställningsförhållande. På så sätt kan systemet hantera ett eller flera, multipla, anställningsförhållanden.

Genom att använda 4human HRM som master för medarbetardata behöver du bara registrera denna information på ett ställe. Våra integrationer ser sedan till att de integrerade lösningarna (t.ex. lön, tidsregistrering och andra front-end-system) alltid uppdateras med rätt masterdata.

I personalregistret visas informationen per medarbetare på ett tydligt medarbetarkort. Exempel på uppgifter som registreras på varje medarbetarkort:

• Information om den anställdes befattning, sysselsättningsgrad, lön och avtalsdokument
• Information om anställningsförhållande och senioritet
• Personuppgifter såsom närmaste anhörig, barn och lönekontonummer
• Genomfört och planerat förändringar i medarbetarens position
• Dokument, t.ex. intyg, tidigare CV:n, ansökningsbrev och varningar
• Den anställdes kompetens och kompetenskrav relaterade till befattningen
• Aktuellt CV som uppdateras automatiskt och enkelt kan exporteras
• Översikt över 1:1-samtal som medarbetaren har deltagit i och som planeras i framtiden
• projekt där den anställde är, eller har varit, en resurs och bidragsgivare

I ett personalregister samlar företaget all relevant information om den anställde på ett och samma ställe. Genom att registrera alla uppgifter om den anställde i personalregistret blir det lättare att hitta, underhålla och radera uppgifterna. Åtkomstkontroll säkerställer att endast relevanta chefer och HR-personal har åtkomst.

Om så önskas kan flera personer i företaget skapa och underhålla nyckeldata i personalregistret. Många vill att den anställde ska skapa och underhålla personlig information som t.ex. anhöriga, barn och lönekonton. Om så önskas kan du ställa in en avisering när dessa uppgifter ändras. Rent praktiskt är en av den anställdes uppgifter i onboardingprogrammet ofta att den anställde ska logga in i systemet och skapa denna information i samband med sin anställning. Baserat på våra integrationsmöjligheter och standard-API:er kan vi hjälpa till med att läsa in medarbetardata från tillgängliga källor som en engångsimport (t.ex. lönesystem eller annat HR-system).

Vid uppbyggnaden av ett nytt personalregister är det viktigt att betona att funktionaliteten är användarvänlig, intuitiv och anpassningsbar. Systemet ska ha rollbaserad åtkomstkontroll för att säkerställa att känsliga uppgifter inte kan ses av obehöriga. Det är också en fördel om systemet kan anpassas för att avaktivera datafält som inte används eller som företaget inte har behov av. På 4human är vi måna om att våra kunders uppgifter är säkra och vi har därför tagit hänsyn till integritetsaspekten vid utvecklingen av systemet, s.k. "Privacy by Design". Det är en fördel om systemet är molnbaserat, d.v.s. att datan är tillgänglig var som helst via internet.

4human HRM erbjuder ett responsivt gränssnitt som gör att medarbetare och chefer kan komma åt systemet från alla ytor (mobil, surfplatta och PC, oavsett operativsystem). Det innebär t.ex. att en medarbetare kan registrera egenintyg från mobilen hemma eller att en chef kan godkänna en semesteransökan från stugan. Full flexibilitet och tillgång till systemet var som helst och när som helst.

4human HRM följer alla dataskyddsbestämmelser. Systemet tillåter åtkomst och radering, och den rollbaserade åtkomsthanteringen säkerställer att endast behöriga personer har tillgång till den anställdes information.

Fördelar med att samla all information om den anställde i ett personalregister:

• Registret är GDPR-kompatibelt
• Följer alla bestämmelser om dataskydd
• All information om anställda och anhöriga
• Inga pappersdokument och allt samlat på ett ställe
• Allt på ett ställe i molnet
• Standardintegration med många lönesystem