Oto, co powinien zawierać podręcznik pracownika

Podręcznik pracownika jest doskonałym narzędziem referencyjnym dla wszystkich pracowników w organizacji. Menedżerowie mogą odwoływać się do podręcznika pracownika w przypadku trywialnych pytań, w których pracownik może stać się bardziej samodzielny.

Dobry podręcznik pracownika jest napisany w celu zapewnienia dobrych zasad i procedur kadrowych.

Podręcznik musi zawierać pełny przegląd obowiązków i praw każdego pracownika związanych ze stosunkiem pracy.

Dostosowując podręcznik pracownika do potrzeb swojej firmy, pracownicy będą mogli łatwo znaleźć odpowiedzi na pytania dotyczące wewnętrznych zasad i praktyk firmy.

Jako dodatek do umowy o pracę

Podręcznik dla pracowników jest dobrym uzupełnieniem umowy o pracę. Umowa o pracę ma charakter indywidualny, podczas gdy podręcznik dla pracowników ma charakter ogólny i może być nadrzędny w stosunku do umowy o pracę.

Podręcznik jest również dobrym przewodnikiem dla menedżera w zakresie polityki personalnej i pomaga menedżerowi w równym traktowaniu pracowników.

Innymi słowy, istnieje wiele tematów, które powinien obejmować podręcznik pracownika, ale poniżej zebraliśmy tematy, które naszym zdaniem są najważniejsze i najbardziej interesujące dla pracowników i pracodawców.

Należy pamiętać, że podręcznik powinien również funkcjonować jako przewodnik dla menedżera, gdzie menedżer może wykorzystać podręcznik jako wsparcie przywództwa, gdzie może przyczynić się do dobrego przywództwa.

Przepisy prawa pracy

Dokładne i jasneprzepisy prawapracy są ważne w firmie. W rzeczywistości, dla wielu są one wymagane przez prawo.

Przepisy prawa pracy muszą mieć zastosowanie do wszystkich pracowników, którzy nie zajmują stanowisk kierowniczych lub nadzorczych, a ich naruszenie może potencjalnie stanowić podstawę do zwolnienia.

Celem regulaminu pracy jest pełnienie roli przewodnika dla pracowników, dostarczającego informacji o wymaganiach i oczekiwaniach firmy w zakresie stosunku pracy.

Typowy kodeks pracy powinien zawierać:

• Zasady dotyczące godzin pracy i okresów odpoczynku w firmie
• Data wypłaty wynagrodzenia
• Zamówienie
• Zakaz używania alkoholu i narkotyków
• Zasady korzystania z mediów społecznościowych
• Regulamin urlopowy, np. termin składania wniosków
• Obowiązek zachowania poufności

Istnieje również wymóg, aby treść regulaminu pracy była podawana do wiadomości pracowników w odpowiedni sposób. Podręcznik pracownika byłby zatem naturalnym miejscem do przechowywania regulaminu pracy.

Godziny pracy

Prawo określa szereg zasad dotyczących długości i rozkładu godzin pracy w ciągu dnia. Jednak wiele firm posiada własne przepisy, na przykład w zbiorowych układach pracy lub umowach o pracę, o których należy napisać w podręczniku dla pracowników.

Pracownicy często mają pytania dotyczące różnych ustaleń dotyczących czasu pracy w firmie, na przykład w dni wolne od pracy, co warto wyjaśnić w podręczniku.

"Czy przysługuje mi wolne w Wigilię Bożego Narodzenia, a co z Dniem Bożego Narodzenia?", "Czy pracuję do godziny 12.00 lub 13.00 dzień przed Wielkim Czwartkiem?" lub "Kiedy Boże Narodzenie, Zielone Świątki i Wigilia Wielkanocna są dniami wolnymi od pracy?".

Są to pytania, na które można łatwo odpowiedzieć w podręczniku pracownika i zapewnić, że wszyscy w firmie przestrzegają tych samych zasad. To samo dotyczy zasad nadgodzin, które często różnią się w zależności od firmy.

 

Choroba

Choroba zwykle nie jest czymś, co można zaplanować, a jeśli pracownik zostanie dotknięty chorobą, dobrze jest, że może szybko dowiedzieć się, jak postępować.

Czy powinienem zadzwonić do przełożonego? Czy wystarczy wysłać wiadomość? Czy muszę to gdzieś zarejestrować? Ilednisamocertyfikacjifaktycznie mi przysługuje i kiedy muszę otrzymać zwolnienie lekarskie? Jakie są dalsze działania w przypadku długotrwałej choroby? Wszystkie te i wiele innych pytań często nurtują pracowników, ale także menedżerów.

To, że jesteś kierownikiem, nie oznacza, że jesteś ekspertem w dziedzinie zwolnień lekarskich. Dlatego ważne jest, aby te kwestie były jasno określone w zrozumiały sposób w podręczniku pracownika.

Co prawo mówi na temat zwolnień lekarskich i monitorowania pracowników przebywających na zwolnieniu lekarskim?

To samo dotyczy zasad zasiłku chorobowego. Do czego faktycznie masz prawo? Co to jest okres pracodawcy? Co to znaczy, że otrzymuję wynagrodzenie 6G?

Możliwość przeczytania o tym w bardziej nieformalny i zrozumiały sposób, a także wiedza o tym, co faktycznie ma zastosowanie w Twojej firmie, a nie tylko prawo, może być na wagę złota dla pracownika i może potencjalnie ułatwić zarządzanie okresem choroby.

Jeśli masz dzieci w wieku poniżej 12 lat, masz również prawo do dni zwolnienia lekarskiego w przypadku choroby dziecka. Warto o tym wiedzieć w gorączkowym dniu pracy.

Podręcznik pracownika powinien określać, ile dni ci przysługuje i jak postępować w takich przypadkach.

 

Programy emerytalne i ubezpieczeniowe

Emerytury i ubezpieczenia to ważne tematy dla każdego pracownika. Niektóre z nich przysługują z mocy prawa, a inne są specyficzne dla danej organizacji.

Podręcznik musi określać, w jaki sposób firma zobowiązuje się odkładać pieniądze na oszczędności emerytalne. Musi określać rodzaj programu emerytalnego obowiązującego w firmie i bank, w którym oszczędzasz.

Są to informacje, które często są przekazywane w związku z zatrudnieniem, niemniej jednak dobrze jest, aby pracownik miał do nich łatwy dostęp.

Ponadto pracownicy są zazwyczaj objęci szeregiem polis ubezpieczeniowych. Na przykład pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia ubezpieczenia od wypadków przy pracy w celu pokrycia strat, wydatków i wszelkich odszkodowań w przypadku choroby lub urazu odniesionego w kontekście pracy.

Powszechne jest, że pracownicy są objęci ubezpieczeniem. Niektóre polisy ubezpieczeniowe są obowiązkowe dla pracodawców.

Firma może jednak również wykupić szereg innych ubezpieczeń u pracodawcy, oprócz tego, co jest wymagane przez prawo. Na przykład ubezpieczenie zdrowotne i/lub ubezpieczenie podróżne.

Informacje na ten temat powinny być naturalną częścią Podręcznika Pracownika.

 

Wakacje

Istnieje kilka tematów związanych z urlopami, które powinny być zdefiniowane i opisane w podręczniku dla pracowników, ponieważ jest to temat, który dotyczy wszystkich pracowników. Na przykład należy określić, czy firma przestrzegaustawowych 4 tygodni i 1 dnia urlopu (21 dni roboczych), czy też ma 5 tygodni (25 dni roboczych) urlopu.

Często zdarza się również, że termin głównego urlopu różni się w zależności od firmy. Zgodnie z prawem pracownicy mają prawo do trzech tygodni w okresie od 1 czerwca do 30 września, ale można uzgodnić inne ustalenia.

Na przykład, jeśli firma ma charakter sezonowy, a szczyt sezonu przypada na lato, można uzgodnić, że główny urlop przypadnie przed lub po lecie. Należy to określić w umowie z pracownikiem, ale także w podręczniku pracownika.

Zasady przenoszenia urlopu, zaliczki na poczet urlopu, wynagrodzenie urlopowe, sposób i termin ubiegania się o urlop oraz uprawnienia urlopowe w przypadku choroby, ciąży lub zwolnienia to również tematy, które interesują pracowników i z którymi mogą się nie zapoznać, dopóki nie będzie to istotne.

Zebranie takich informacji w jednym miejscu jest bardzo przydatne.

 

Urlop

Jako pracownik firmy możesz ubiegać się o czas wolny od pracy przy różnych okazjach, co nazywamyurlopem.

Niektóre rodzaje urlopów są dozwolone przez prawo, podczas gdy inne są świadczeniami ustalanymi przez organizację.

Istnieją również różnice w sposobie opłacania urlopu. Niektóre są pokrywane przez pracodawcę (np. badania przedporodowe), inne są pokrywane w całości lub częściowo przez NAV (np. urlop macierzyński), a niektóre są bezpłatne.

Dlatego warto skorzystać z Podręcznika Pracownika, aby opisać, które rodzaje urlopów są płatne, a które nie, jak długo masz prawo do urlopu i jak się o niego ubiegać.

Niektóre z urlopów, do których masz prawo jako pracownik:

• Badanie kontrolne w ciąży
• Urlop macierzyński
• Urlop opiekuńczy
• Urlop macierzyński i rodzicielski
• Częściowy urlop
• Bez pielęgniarek
• Choroby dzieci i opiekunów
• Urlop edukacyjny
• Służba wojskowa
• Urzędy publiczne
• Święta religijne

 

Urlop socjalny

Powszechne jest również, że firmy mają tak zwany urlop socjalny.

Są to krótsze urlopy (do 3 dni) i są regulowane głównie przez układy zbiorowe lub wewnętrzne porozumienia w firmie.

O tym, czy są one płatne, czy nie, również decyduje pracodawca.

Podręcznik powinien określać, o jakie rodzaje urlopu socjalnego można się ubiegać, ile dni się z tym wiąże i czy są one płatne, czy nie.

Przykładami urlopu socjalnego mogą być:

• Przeprowadzka do nowego domu
• Zawarcie związku małżeńskiego
• Zapoznanie w przedszkolu
• Oddawanie krwi
• Sesja lub służba wojskowa

 

Rozwiązanie stosunku pracy

Stosunek pracy jest stosunkiem umownym, co oznacza, że umowa może zostać rozwiązana z różnych powodów i na różne sposoby. Zarówno pracodawca może złożyć wypowiedzenie, jak i pracownik może złożyćwypowiedzenie.

W przypadku, gdy pracownik sam składa rezygnację, nie jest wymagane nic poza złożeniem jej na piśmie, ale nadal istnieje szereg wymogów związanych na przykład z okresem wypowiedzenia, wypłatą odprawy i tym podobnych, które powinny być zawarte w podręczniku dla pracowników.

Jeśli pracodawca zwalnia pracownika, wymagania są znacznie bardziej rygorystyczne.

Między innymi zwolnienie musi być obiektywnie uzasadnione okolicznościami dotyczącymi pracownika, pracodawcy lub organizacji.

Pracownik może również domagać się negocjacji i ma prawo do podjęcia kroków prawnych. Te wymagania i prawa powinny być zapisane w podręczniku pracownika.

Zwolnienie pracownika jest znacznie bardziej rygorystyczne niż złożenie przez niego rezygnacji.

Zarówno po to, aby pracownicy wiedzieli, co mogą zrobić, ale także po to, aby menedżerowie przestrzegali wytycznych i wymogów określonych w prawie.

W przypadku zwolnienia pracownik musi opuścić miejsce pracy w danym dniu.

Może to nastąpić tylko wtedy, gdy pracownik jest winny rażącego naruszenia obowiązków lub innego istotnego naruszenia umowy o pracę.

Pomijając fakt, że nie masz prawa do pracy w okresie wypowiedzenia, obowiązują tu te same wymogi dotyczące obiektywności i formalności, co w przypadku zwykłego zwolnienia.

 

Inne tematy, o których należy wspomnieć w podręczniku dla pracowników

Tematy, które teraz przeczytałeś powyżej, są tymi, które naszym zdaniem są najbardziej istotne dla pracodawców, pracowników i menedżerów, ale istnieje również wiele innych tematów, o których należy wspomnieć.

• Polityka prywatności
• Możliwa taryfa
• Świadczenia pracownicze
• Wynagrodzenia i inne rekompensaty
• HSE (jeśli nie masz oddzielnego podręcznika dla tego tematu)
• Ogólne wytyczne dotyczące np. korzystania z Internetu, mediów społecznościowych itp.
• Zasady dotyczące stosunku pracy (wolne miejsca pracy, umowa o pracę, okres próbny, poufność itp.)

We współpracy z Virke, 4human dostarcza starannie przemyślany szablon treści podręcznika dla pracowników.