Od ręcznego rozliczania kosztów podróży do elektronicznego systemu rozliczania kosztów podróży

Przed wdrożeniem systemu zarządzania wydatkami na podróże służbowe 4human, ilość ręcznie rozliczanych wydatków na podróże służbowe stawała się tak duża i czasochłonna, że trzeba było znaleźć rozwiązanie, aby sobie z tym poradzić. Kiedy od 1200 do 1500 pracowników wysyła ręcznie koszty podróży z pokwitowaniami pocztą / e-mailem, jest to niezwykle wymagający proces do zarządzania.

Znaleziono Mortena Sæthera, odpowiedzialnego za płace i rachunki za podróże w Salmar 4human online i skontaktowałem się z Øivindem Hunsrødem i 4human na demonstrację. Morten zidentyfikował trzech możliwych dostawców. Najbardziej opłacalnym wyborem i dostawcą, który był w stanie dostarczyć gotowe standardowe API z Aditro Salary, co było ważne dla SalMaru, był 4human .

4human został zatem uznany za najbardziej opłacalnego dostawcę. SalMar ma wielu użytkowników, ale z niewielką liczbą podróży. Tym samym rozwiązanie ze stałą ceną za każdy przejazd było korzystniejsze niż płacenie licencji za każdego indywidualnego użytkownika.

„Wybór był dla nas korzystniejszy pod względem kosztów 4human . W przypadku konkurencji licencja przypadała na jednego użytkownika, podczas gdy u nas jest wielu użytkowników, którzy wystawiają bardzo niewiele rachunków za podróże”.

Po rozmowie z referencyjnym klientem firmy 4human Mortenowi powiedziano, co następuje: „Rób, co chcesz, ale nie wymieniaj systemu kont podróżnych 4human ».

Przy wyborze 4human Morten dodaje również – Kiedy wybraliśmy 4human Miałem to na myśli 4human ma potężny system HR, jeśli tak wybraliśmy 4human jako system kont podróżnych mieliśmy „jedną nogę w środku”, jeśli potrzebowaliśmy nowoczesnego systemu kadrowego .

Mieliśmy pewne wymagania co do systemu podróżowania. Miało to być oparte na chmurze, z elektronicznym poświadczeniem/załącznikiem i elektronicznym przepływem z dobrym przeglądem i rejestrowaniem.

Mamy dość rozbudowany system płacowy, a jednym z kryteriów był w pełni rozwinięty interfejs do wdrażania i integracji plików. Miało 4human już zrobione. - Mówi Morten.

"Kiedyś poświęcaliśmy może tydzień roboczy na rejestrowanie wszystkich kosztów podróży każdego miesiąca. Po wdrożeniu kosztów podróży spędzamy teraz cały dzień roboczy" - mówi Morten.

Morten mówi: "Rejestrowanie i śledzenie będzie znacznie łatwiejsze, zwłaszcza w odniesieniu do audytu, kontroli i odniesień historycznych." Chwali wsparcie i uważa, że było doskonałe, ale podkreśla, że nie mieli żadnych większych problemów, ani podczas wdrażania, ani później.

- "Kiedyś poświęcaliśmy może tydzień roboczy na rejestrowanie wszystkich kosztów podróży każdego miesiąca. Po wdrożeniu kosztów podróży spędzamy teraz cały dzień roboczy" - mówi Morten.

SalMar lokalnie dostosował system wydatków na podróże do swojej organizacji i "umów". Dział finansowy poprosił między innymi o pole z kodem prefiksu wskazującym rodzaj podróży. Pole to zostało zaprojektowane w rozwiązaniu.

- Tak więc mamy teraz cztery wewnętrzne prefiksy do wyboru (pole kategorii podróży), a pole zostało wprowadzone dość szybko. To było świetne!" - wyjaśnia Morten.

- "Cyfrowy system zarządzania wydatkami na podróże służbowe 4human oszczędza SalMar kilka osobodni miesięcznie, a my zyskujemy lepszy przepływ w obsłudze wszystkich kosztów podróży i zwrotów wydatków" - podsumowuje Morten.

Morten Sæther - Koszty wynagrodzeń i podróży SalMar jest jednym z największych i najbardziej wydajnych producentów łososia hodowlanego na świecie. Posiada 100 licencji na morską produkcję łososia atlantyckiego w Norwegii. Firma została założona w 1991 roku i przez lata rozrosła się z 25 do około 1500 pracowników.
Morten Sæther (54) jest odpowiedzialny za płace i koszty podróży w Salmar. Ambicją biznesową SalMar jest bycie najlepszą na świecie firmą zajmującą się hodowlą ryb. Z następującą wizją "Pasja dla łososia".