6 tips för effektiv och strategisk kompetensutveckling

Vad är kompetensutveckling?

Rätt kompetens är avgörande för effektiv produktivitet och välbefinnande på arbetsplatsen, oavsett om det är på kontoret eller från ett hemmakontor, som nu har blivit en del av vår nya vardag.

En ändamålsenlig, effektiv och strategiskkompetensutveckling bidrar till att klargöra vilka kompetenser företaget har och behöver för att nå uppsatta mål på både kort och lång sikt.

När du har identifierat kompetensen i din organisation och eventuella brister kan du börja fundera på vilka åtgärder som kan vidtas. Det är viktigt att planeringen sker hand i hand med medarbetarna. Den enskilde medarbetarens kompetens måste hela tiden balanseras mot organisationens behov.

Så hur underlättar du det här arbetet? Vi ger dig 6 snabba tips som kan komma väl till pass för dig och ditt företag.

1. Identifiera din organisations kompetensbehov

Som chef är det första du behöver fundera på vilken kunskap din organisation behöver. Skapa enöverblick över den kompetens som kommer att behövas i företaget framöver. Här bör du analysera punkter som t.ex:

• Vad vill din organisation uppnå under de kommande åren?
• Vilken kompetens behöver du för att uppnå detta mål?
• Har du befintlig kompetens i bolaget?
• Planerar du att anställa eller kontraktera ny arbetskraft?

Kom ihåg att den enskilde medarbetarens kompetens alltid måste balanseras mot organisationens behov. Det är det enda sättet att säkerställa en bra strategi när det gäller kompetensutveckling.

Det är viktigt att du involverar chefer och andra professionella i detta skede, eftersom finansiella frågor kan uppstå.

2. Kartlägg medarbetarens kompetens

När du har kartlagt vad din organisation vill uppnå under de närmaste åren och vilka relevanta kompetenser som krävs för att uppnå dessa mål, måste du undersöka om de önskade kompetenserna redan finns inom din organisation.

Genom att analysera den nuvarande tillgängliga kompetensen får du en överblick över vilka kompetensluckor som finns och om ny extern kompetens bör hittas eller inte. Som ett resultat av detta kan din organisation spara pengar genom att inte anställa eller kontraktera ny arbetskraft.

Det är viktigt att detta steg analyseras systematiskt tillsammans med dina medarbetare och andra avdelningschefer i företaget. På så sätt blir det lättare att dokumentera medarbetarnas kompetens och annan relevant bakgrund. Exempel på relevant bakgrund är arbetslivserfarenhet, utbildning, kurser, certifieringar och andra färdigheter.

Fundera på vad som är viktigt och relevant för organisationen och dokumentera denna information i en kompetensmodul, där all information finns samlad på ett ställe. Andra sätt att identifiera medarbetarnas erfarenheter kan vara genom medarbetarsamtal.

3. Definiera medarbetarens arbetsroll

När du har analyserat dina önskade kompetenser mot befintliga färdigheter på varje avdelning och vad verksamheten behöver, måste du bredda din sökning när det gäller arbetsroller. Inse att även om kompetensen redan finns i företaget behöver den relevanta expertisen inte nödvändigtvis finnas på den specifika avdelning som du har tänkt dig.

Fundera över vad medarbetaren behöver veta eller behöver för att kunna fullgöra sin roll. Är det rätt roll för medarbetaren, eller kan andra roller och positioner övervägas i företaget? Kanske skulle en annan medarbetare från en annan avdelning vara bättre lämpad för den roll du vill ha mer expertis inom?

Att definiera arbetsroller kan hjälpa dig som chef att sålla bland olika kompetenser och få en bättre överblick över vilka medarbetare som kan vara bättre lämpade för andra roller i företaget och därmed täppa till eventuella kompetensgap i organisationen.

Denna typ av definition kan också ske under en utvecklingsdialog mellan chef, avdelningschef och medarbetare.

4. Skapa en plan för kompetensutveckling

Skulle den anställde visa brister i sin arbetsroll finns det flera åtgärder i form av utbildning som du kan vidta innan du tar in ny arbetskraft utifrån. Kompetensutveckling kan ske på olika sätt. Allt från formella former av utbildning, som kurser och utbildningar, till mer informella sätt som coachning och erfarenhetsutbyte mellan kollegor i företaget.

Skapa därför en utvecklingsplan för medarbetaren. Exempel på utbildning kan vara:

• Coachning i företaget
• Utbyte av erfarenheter inom företaget
• Digital utbildning i form av kurser och e-learning
• Interaktiv utbildningsform i form av en frågesport
• Externa konferenser med relevanta ämnen
• Formella utbildningsformer som t.ex. universitetsutbildning

5. Ha täta uppföljningssamtal

När en kompetensutvecklingsplan har tagits fram är det viktigt att följa upp den kontinuerligt med dina medarbetare. Nytt lärande sker oftast i arbetssituationer, så planera in täta möten i form av enskilda samtal eller längre utvecklingssamtal med dina medarbetare. Sätt gärna upp en checklista för utvecklingssamtalet när du planerar mötet.

6. Utvärdering av kompetensutveckling

Efter utvecklingsplanen, åtgärderna och flera uppföljningssamtal är det dags för en utvärdering av kompetensutvecklingen. Utvärderingen kan delas in i tre delar:

• Din feedback
• Testning
• Resultat

Som chef är det viktigt att du känner igen dina medarbetare. Ge därför dina medarbetare möjlighet att ge dig feedback. Vad tycker dina medarbetare om de åtgärder som har vidtagits? Har medarbetaren tillägnat sig ny kunskap och kompetens? Kan medarbetaren nu fullgöra sin roll på ett effektivt och ändamålsenligt sätt?

Du kan också se om åtgärderna har hjälpt medarbetaren ur din synvinkel. Ett bra sätt att göra detta är att testa medarbetaren med uppgifter och frågesporter och följa upp medarbetaren via medarbetarsamtal. Jämför gärna arbetsprestationen före och efter åtgärderna. Är det någon skillnad?

Slutligen är det viktigt att du ställer åtgärderna mot organisationens mål. Har medarbetarens agerande gynnat företaget? Kan företaget nå de mål som sattes upp innan utvärderingen ägde rum? Här är det viktigt att du tittar noga efter resultat. Har produktiviteten ökat efter att åtgärderna vidtagits? Hur är det med omsättningen, har den ökat i någon utsträckning efter att kompetensgapet analyserats?

Efter denna analys kommer du att ha starkare kort på hand, där det blir lättare att veta om du ska investera i befintlig kompetens i företaget eller om du ska starta en ny anställningsprocess för att nå de mål som har satts upp.

Kom ihåg att arbeta systematiskt och strategiskt, och gör det inte för svårt för dig själv. Ta gärna små steg i taget, på så sätt ser du snabbare resultat och om de åtgärder som har satts upp fungerar eller inte.