Uppföljning av personal

På den digitala arbetsplatsen är det viktigt att du som chef bidrar till att skapa och upprätthålla välbefinnande, motivation och produktivitet. Arbetsvardagen har förändrats för många av oss och vi ser en utveckling mot mer flexibla arbetstider, mindre åtskillnad mellan hem och arbete och ökad digitalisering i vårt sätt att arbeta. Allt fler använder sig av elektronisk kommunikation i sina möten och allt fler arbetar hemifrån.

Det kan leda till mindre kontakt mellan kollegor och att du träffar dina kollegor mindre än du brukar. Man träffas helt enkelt mindre än tidigare, vilket kan göra det svårt att upprätthålla en god arbetsrelation.

Medarbetarna är olika och därför har vi också olika sätt att hantera en förändrad arbetsdag. Som ledare måste du se dessa skillnader och hjälpa till att se till att alla ingår i en gemenskap, och arbeta för att ingen ska lämnas utanför.

Många anställda behöver den spontana pratstunden i fiket. Här är några tips på hur du kan hjälpa till att upprätthålla dialog, samhörighet och motivation:

• Information: Se till att informationsflödet upprätthålls och att samma information når alla Använd e-post, onlinemöten, Teams eller liknande
• Regelbunden kontakt: Se till att ha en dialog med medarbetarna även när det inte finns något rent praktiskt behov av det. Det är en bra idé att ha regelbundna 1-1-möten, även om det bara handlar om en kort, trevlig pratstund.
• Engagera dig: Har du märkt att någon försvinner från samhället? Involvera dem
• Rusningsmöten/kaffeprat på Teams: Av olika anledningar kan det vara svårt att träffas, men det är fortfarande möjligt att ha en bra dialog. Att träffas digitalt är ingen ersättning för att träffas fysiskt, men det är mycket bättre än att inte ha någon kontakt.
• Kom ihåg dina anställda: Kom ihåg vad du har lovat. Följ upp vad du har sagt och låt ingen känna sig "bortglömd"

Kom ihåg att anteckna vad som diskuterades och när, särskilt om det finns punkter som du bör följa upp. Det är viktigt för den fortsatta dialogen, inte minst när du har det årliga utvecklingssamtalet med medarbetaren. Regelbundna förtydliganden och avstämningar med medarbetarna gör det årliga samtalet mycket enklare.

För att medarbetarna ska kunna växa i organisationen måste ramverket finnas på plats. För chefen handlar det om att göra det möjligt för andra att bli bättre i sin roll. Därför är det viktigt att följa upp kontinuerligt under hela medarbetarens livscykel: från onboarding till offboarding.

Med 4humanHRM säkerställer ditt företag en genomgående god och professionell uppföljning av alla nyanställda (onboarding). Detta förbättrar arbetsmiljön, ökar lojaliteten, minskar omsättningen och skapar en unik kultur för din organisation. Den nya medarbetaren kommer att bli operativ snabbare och effektivare från dag ett.

I 4human HRM kan företaget sätta upp skräddarsydda pre- och onboardingprogram som inkluderar inlärning, uppföljning och provanställningssamtal samt löpande uppföljning av den nyanställde. I 4human har chefen full överblick över medarbetarens framsteg och kan löpande följa upp medarbetaren utifrån aktuell status.

Under en pågående arbetsrelation är det viktigt att den anställde följs upp kontinuerligt. Forskning visar att tät uppföljning av sjukskrivna medarbetare minskar sjukskrivningens längd och därmed minskar kostnaden för sjukskrivning. I 4human HRM kan systemägaren/chefen/HR välja vilken aviseringsstrategi som ska sättas upp. Både vad gäller textinnehåll, mottagare och frekvens av aviseringar (etc.). Andra typer av uppföljning under ett pågående anställningsförhållande är att godkänna/avslå semester- och ledighetsansökningar, hålla olika typer av samtal med den anställde (t.ex. medarbetarsamtal och utvecklingssamtal). Löpande uppföljning kan också bestå av att följa upp kompetens och lärande.

Personalomsättningen beräknas kosta dubbelt så mycket som en medarbetares årslön, och omsättningen kan sprida sig till kollegorna. Därför är det viktigt att ha en välordnad offboardingprocess med ömsesidig dialog mellan arbetsgivaren och den som slutar. Dagens generation är också mer rörlig och många kan tänka sig att återvända till en tidigare arbetsgivare om de har fått ett gott intryck av företaget.