Arbetsplan

Varför är det viktigt att ha en arbetsplan i ett HR-system?

Så varför är det viktigt att ha ett arbetsschema i ettHR-system? De allra flesta anställda arbetar enligt normal arbetstid. Dvs. ett 8-timmars arbetsschema med 30 minuters lunchavdrag. Dvs. 7,5 timmar arbetar den anställde baserat på en 100% tjänst. Arbetsschemat används som "bas" för att beräkna eventuell arbetad tid, så att frånvarorapporterna beräknas korrekt.

 

Huvuddragen i 4humans arbetsplan

Tidtabell

Används för att skapa arbetsplaner. Kan lägga in ett schema per dag i en plan. Kan grupperas i "Time sheet groups" om många olika tidrapporter används. Tidtabeller innehåller:

  • Planerad arbetstid och eventuella raster
  • Löneformer för schemalagd arbetstid

Standardiserad arbetsplan

Används för anställda med standardarbetstid (t.ex. 08.00 - 16.00).
Alla anställda som inte är kopplade till någon annan plan (skiftplan eller plansamling) har en standardarbetsplan som genereras dag för dag.

    Skräddarsydd skiftplan

    "Standardarbetsschema" definieras för den enskilde medarbetaren. T.ex. deltidsanställda med ledig(a) veckodag(ar).

      Skiftplan

      Arbetsscheman för en grupp medarbetare under en viss period, där arbetsschemat även visas framåt i tiden. Används när medarbetarna har samma arbetsschema.

      Planera insamling

      Arbetsschema för en grupp medarbetare under en viss period, där arbetsschemat även visas framåt i tiden. Används när medarbetarna har individuella arbetsplaner.

      Detaljerad plan

      Visar det aktuella arbetsschemat för alla anställda (oavsett vilken typ av arbetsschema du är schemalagd i). Här görs löpande ändringar av planen, t.ex. ändringar av schemat på ett visst datum. Detaljplanen ligger till grund för vad som ingår i tidrapporteringen.

      4human-hrm-mobil-app

      Vad är en arbetsplan?

      Ett arbetsschema är en plan för när dina anställda ska arbeta i ditt företag. Ett företag som producerar dygnet runt kräver olika skift under arbetsdagen.

      Det går att definiera olika skiftscheman som anger start- och slutdatum per dag och vecka under en viss period för olika grupper av anställda.

      Syftet är att både chefer och medarbetare ska få en överblick över när varje medarbetare ska vara på jobbet.

      Varför skapa en arbetsplan?

      Enligt 10-3 § arbetsmiljölagen ska en sådan plan upprättas om de anställda arbetar vid olika tider på dygnet:

      I AML § 10-3 anges: "Om arbetstagare arbetar vid olika tider på dygnet ska ett arbetstidsschema upprättas som visar vilka veckor, dagar och tider som den enskilde arbetstagaren ska arbeta. Arbetstidsschemat skall upprättas i samarbete med de anställdas förtroendevalda".

      En väl utvecklad skift- eller turordningsplan är främst viktig för företag med turordningsregler, där det är viktigt att få på plats en gemensam överblick för företaget så att man tar hand om de tjänster eller produktioner som företaget ska leverera. En bra skiftplan gör det lättare för dig som chef att tillgodose behoven hos var och en av dina medarbetare och för medarbetarna att vara medvetna om sina överenskomna arbetstider.

      Arbetsplan för företag

      Med bra planering kan du lägga upp en plan på ett effektivt och tydligt sätt. Du kan definiera hur skiftplanen ska se ut och koppla den till dina medarbetare, grupper av medarbetare och avdelningar i organisationen.

      Dina medarbetare kan se sitt eget arbetsschema i mobilen för att klargöra vilket skift de ska arbeta, vilket minskar antalet förfrågningar till närmaste chef. Cheferna har också tillgång till att justera planerna efter behov och besluta per medarbetare att arbetsplanen ska ligga till grund för registrerad tid. I dessa fall kommer timmarna i arbetsschemat att ligga till grund för överföring till lönesystemet.

      Hur skapar man en arbetsplan?

        • Se först till att dina medarbetare gör rätt saker
        • Definiera grupper av medarbetare i förhållande till befattning och kompetens
        • Känn till dina medarbetares styrkor och svagheter
        • Sätt upp realistiska och uppnåeliga mål
        • Definiera relevanta tillägg
        • Upprätta dagliga scheman, skiftscheman och turordningslistor
        • Definiera hur skiftschemat ska se ut
        • Koppla planen till andra medarbetare och avdelningar

        Mall för arbetsplan

        Med vår schemaläggningsmodul får du tillgång till en skräddarsydd layout som ersätter tidigare Excel-mallar för skiftarrangemang.

        Vem kan skapa en arbetsplan?

        Chefer med tillgång till planeringsmodulen kan skapa och ändra pågående skiftplaner. Normalt sett är det personer som ansvarar för resurs- och skiftplanering i en organisation.

        Digital arbetsplan

        Med en digital arbetsplan behöver du inte gå vilse i oändliga Excel- och Word-dokument. Med vår molnbaserade lösning har både chefer och medarbetare all information på ett och samma ställe om pågående arbetsscheman i din organisation.

        Tillsammans med vår tid- och närvaromodul får du också meddelanden till din dator eller telefon vid frånvaro och sjukfrånvaro.

        Krav på en arbetsplan

        Arbetsplanen skall upprättas av arbetsgivaren i samarbete med arbetstagarrepresentanterna.Arbetsplanen skall vara lätt tillgänglig för den anställde så tidigt som möjligt och som huvudregel senast två veckor innan arbetet påbörjas. Eventuella ändringar i planen skall diskuteras inom samma tidsfrist.

        Det är nödvändigt att upprätta ett arbetsschema när de anställda arbetar vid olika tider på dygnet och arbetstiderna inte kan anges i anställningsavtalet. Detta är relevant om de anställda arbetar roterande skift eller skiftarrangemang.

        Av planen ska det framgå vilka veckor, dagar och tider som de anställda ska arbeta. Ett arbetsschema hjälper till att säkerställa att medarbetarna har förutsägbara arbetstider.

        Arbetsplan på din telefon

        Skiftchefen/ledaren definierar och fastställer arbetsscheman för sina medarbetare och rullar ut dessa under en överenskommen period baserat på överenskomna arbetstidsavtal. Medarbetarna får tillgång till sitt arbetsschema via mobiltelefonen med överblick per vecka eller månad.

        Fördelarna med en digital arbetsplan

        • Tillgängligt för enskilda medarbetare och chefer på ett och samma ställe
        • Tillsammans med frånvaromodulen ges automatiska meddelanden vid frånvaro
        • Enkel hantering av skiftscheman
        • Arbetsplan med kalenderfunktion
        • Tillgång för chefer med kollektiva översikter över planer och anställda
        • Medarbetarna ser sin översikt över vilka planer och när de ska arbeta
        • Skiftplaner, planeringsmöten och planering av arbetsuppgifter
        • Koppla samman arbetsplanen med medarbetare och andra avdelningar
        • Personalplanen kan integreras med andra lönesystem