Uppföljning av sjukfrånvaro

Följ upp sjuka medarbetare på ett effektivt sätt

4human HRM har arbetat med uppföljning av sjukfrånvaro sedan 2007. Vårt mål är att ge chefer, HR och medarbetare ett intuitivt verktyg för att förenkla och effektivisera denna uppföljning. Parallellt med fokus på sjukfrånvarouppföljning har det alltid varit viktigt att kunna integrera frånvaro med kundens lönesystem samt eventuella frånvaro/tim- och planeringssystem hos kunden för att säkerställa helheten i transaktionsprocessen.

Ladda ner vår guide om 7 saker som bromsar ditt företag när sjukfrånvaro inte följs upp och förstå hur du kan hantera de utmaningar som följer med det. Du kan också lyssna på podcasten som ger inblick i hur vår kund Pipelife fokuserar på att minska långtidssjukfrånvaron.

Guide: 7 saker som effektiviserar din hantering av sjukfrånvaro

Ladda ner denna sida

Varför använda 4humans sjukfrånvarouppföljning?

2007: 4human HRM levererade under 2007 till Gilde och Prior (Nortura) Norges första modul för uppföljning av sjukfrånvaro, nära integrerad med löne- och tids-/frånvarosystemet.
2011: 4human HRM var först under 2011 med att skicka in 9-veckorsrapporten direkt till NAV.
2014: 4human HRM var först med att skicka uppföljningsplaner direkt till NAV
2014: 4human HRM var först med att skicka uppföljningsplaner elektroniskt och direkt till läkaren via Altinn
2018: 4human HRM var först med att ta emot digitala sjukintyg direkt i HR-systemet

4humans sjukfrånvarouppföljning kan integreras med befintliga system som löne- och tid- & planeringssystem.

Sjukfrånvarouppföljning i 4human HRM ger chefer och HR ett bra stöd för att följa upp sjukskrivna medarbetare:

Med visuella frånvarokalendrar
Mönsterbaserade anmälningsprocesser
Intuitiva supportprocesser
Bra hjälpguider och texter

Det gör jobbet för chefer och HR mycket enklare. Samtidigt säkerställer verktyget att medarbetarna följs upp på ett bra och korrekt sätt.

Idag följs mer än 300.000 anställda i norska organisationer upp av sjukfrånvaromodulen i 4human HRM, och de allra flesta av våra kunder har uppnått en minskning av sjukfrånvaron med 1%-enheter eller mer efter att ha infört lösningen under det första verksamhetsåret. Vi har kunder med 80 anställda som har minskat korttidsfrånvaron med 5%-enheter och sparat mer än 2 miljoner under de första 6 månaderna, till företag med 7.000 anställda som har sparat tiotals miljoner. ROI-siffrorna är baserade på kundernas egna beräkningar.

Huvuddragen i 4humans uppföljning av sjukfrånvaro och uppföljning av den sjukskrivna medarbetaren i praktiken

Viktiga egenskaper hos 4humans sjukfrånvarouppföljning är att systemet är integrerat med kundens befintliga system såsom löne- och tidsredovisningssystem. 4human HRM ger cheferna en god överblick över vilka medarbetare som ska följas upp utifrån frånvarouppgifterna, som antingen är integrerade med tid-/lönesystemet eller registrerade direkt i 4human HRM.

Cheferna får en överblick över frånvaromönstren i en visuell frånvarokalender. Systemet meddelar chefen vad som ska göras, baserat på standardiserade uppföljningsregler som har ställts in eller anpassade regler för hur företaget ska följa upp medarbetaren.

Chefen kommer att få bra meddelanden och vägledande texter om "vad ska jag göra nu?"
Avisering av sjukfrånvaro uppföljningssamtal direkt från systemet till den anställdes e-postkalender
Uppföljningsmötet dokumenteras och loggas i lösningen
Gör det enkelt att följa gällande regler och bästa praxis
Uppföljningsmöten dokumenteras och loggas
Systemet följer upp alla "stopp"-punkter som är viktiga i uppföljningsprocessen för sjukfrånvaro
Systemet meddelar den aktivitetsskyldighet som den anställde har vid 8-veckorsgränsen
Systemet följer upp tills uppföljningen av sjukfrånvaron har avslutats eller åtgärdats
Medarbetarna kan bekräfta/signera innehållet i uppföljningsplanerna digitalt
Mycket bra rapporter och statistik i lösningen

Vad är uppföljning av sjukfrånvaro?

Det är lätt att bli sjuk och det gäller naturligtvis även dina medarbetare. Arbetsgivaren har huvudansvaret för anpassningar och uppföljning av medarbetaren och ska underlätta för medarbetaren att snabbt komma tillbaka till arbetet. Därför är det viktigt att arbetsgivaren håller en nära kontakt och dialog med den sjukskrivne medarbetaren.

Uppföljning av sjukfrånvaro digitalt

All uppföljning av sjukfrånvaro hanteras i 4human HRM. Alla sjukanmälningar kan tas emot direkt från NAV/Altinn och direkt in i 4human HRM. Alla uppföljningsplaner implementeras i systemet, så att du har en överblick över all dialog i lösningen. Alla uppföljningsplaner med fullständig historik kan sedan skickas till allmänläkaren och NAV - digitalt.

Krav på uppföljning av sjukfrånvaro

Arbetsgivaren ansvarar för att följa upp medarbetaren när denne är sjuk och sjukskriven.

Systemet kan konfigureras för att följa upp all frånvaro och mönster av frånvaro, t.ex. frekvens av frånvaro, systemet kommer då att meddela chefen så att du kan arbeta förebyggande.

1-16 dagars frånvaro

Uppföljning av frånvaro från dag 1 till 16, med aktivitetsplaner och dokumentation av processen

4 veckors uppföljning

Uppföljning och dokumentation av frånvaro Uppföljningssamtal efter 4 veckor, planen ska skickas till husläkaren. Syftet med detta är att titta på status - åtgärder och framsteg i ärendet, detta samtal bör skickas till läkaren för att titta på möjligheter att få den anställde tillbaka till arbetet snabbare.

7 veckors uppföljning (Dialogmöte 1)

Senast inom sju veckor ska arbetsgivaren kalla den sjukskrivne medarbetaren till ett dialogmöte.Syftet är att diskutera vad som behöver göras för att sjukfrånvaron inte ska bli onödigt långvarig. Bland annat ska medarbetarens möjligheter och begränsningar diskuteras.Under dialogmötet kommer även uppföljningsplanen att uppdateras. I princip ska arbetsgivaren och den anställde närvara vid detta möte, men andra parter kan kallas in om det är lämpligt (t.ex. företagshälsovården, sjukvårdshandläggare eller NAV). Det bör också klargöras om åtgärder är relevanta på arbetsplatsen.

8 veckor

Kontrollera om den anställdes aktivitetsplikt har uppfyllts. Det innebär att medarbetaren också måste vara villig att anpassa sig/se över möjligheterna att återgå i arbete.

9-25 veckor

Nästa stopp är i allmänhet inte förrän efter 26 veckor. Ur ett HR-perspektiv är detta en mycket lång tid för ett lagstadgat krav på uppföljning. I 4human HRM har vi satt en standard att systemet ska uppmuntra chefen/HR att prata med medarbetaren varje månad. Dessa samtal kan sedan loggas i systemet.

26 Veckor - Dialogmöte 2

Samtal Inom 6 månader ska NAV bjuda in medarbetaren till det andra dialogmötet. NAV-kontoret ska bjuda in arbetstagaren och arbetsgivaren till ett andra dialogmöte.Båda parter är skyldiga att delta och arbetsinriktade åtgärder ska övervägas. Det är möjligt att hålla mötet vid ett tidigare tillfälle om någon av parterna så önskar.

27-52 veckor

Systemet fortsätter att kalla till uppföljningsmöten var 4:e vecka (kan parametriseras)

Dialogmöte 3

Ny bedömning av den sjukskrivne medarbetaren

Senast inom ett år, vilket är den maximala perioden för sjukpenning, ska NAV-kontoret göra en ny bedömning av rättigheterna och behovet av arbetslivsinriktade åtgärder. Om det är uppenbart att den sjukskrivne inte kan återvända till arbetsplatsen kan uppsägningsärendet prövas efter ett år.Den norska arbetslagens bestämmelse om skydd mot uppsägning på grund av sjukdom gäller under de första 12 månaderna. S

En uppsägning kan därför anses vara oskälig, men det saknas ofta grund för den. Det är endast i fall där det är uppenbart att arbetstagaren inte kan återgå till arbetet som en uppsägning omedelbart efter skyddstidens utgång kan anses vara befogad.

Sjukfrånvarouppföljning är integrerad med olika hälso- och läkarsystem

4human HRM använder ett företagscertifikat från Buypass för att ta emot och skicka digitala sjukanmälningar till olika hälso- och läkarsystem. (Den här tjänsten är för närvarande inte tillgänglig)

Fördelar med god uppföljning av den sjukskrivne medarbetaren

Ingen vill bli sjuk från första början, men när en medarbetare väl är sjuk är det viktigt att arbetsgivaren identifierar om sjukdomen orsakas av förhållanden på arbetsplatsen. Samtidigt är det viktigt att identifiera en medarbetares mindre frånvaro under en tidsperiod, så att detta kan ligga till grund för kartläggning och dokumentation.

Vi har exempel på medarbetare hos våra kunder som har haft små frånvarotillfällen under en period på t.ex. en period på 6 månader pga. migrän, så har systemet meddelat chefen om "frekvent" frånvaro till chefen. I vissa fall har detta lett till att den anställde fått ett beslut om att migrän är en kronisk sjukdom, vilket i sin tur innebär att NAV betalar för den anställdes korttidsfrånvaro.

Innan en medarbetare blir sjuk och sjukskriven är det viktigt att ni sätter upp rutiner för hur sjukfrånvaron ska hanteras.

Hur ska medarbetaren följas upp?

Det är viktigt att du informerar dina medarbetare om hur processen går till och vad de ska veta om de blir sjuka. Det är viktigt att du organiserar så mycket som möjligt för dina medarbetare om någon av dem skulle bli sjuk.

Genomför ett samtal med var och en av dina medarbetare och kartlägg punkterna i förväg. Kan medarbetaren arbeta 50%? Är det möjligt med alternativa arbetsuppgifter? Är det möjligt att minska arbetstiden? Kan medarbetaren använda ett hemmakontor?

När dessa punkter har gåtts igenom blir det lättare att bestämma vad som ska göras om någon av dina medarbetare blir sjuk. Reservationer görs naturligtvis för varje enskild medarbetares situation.

Vår modul för sjukfrånvaro ger:

Dokumentation av frekvent frånvaro för vidare dialog med läkare / NAV för bedömning av kronisk sjukdom
Utgör grunden för rutiner för sjukfrånvaro och möjligheter till organisering
Hur ska medarbetaren följas upp?
Återstående arbetsförmåga - förkortad arbetstid
Identifiera alternativa arbetsuppgifter
Använd ett hemmakontor
Ger möjlighet till dokumentation och larm och utgör därigenom grunden för en nära och bra uppföljning