En HMS-handbok bör innehålla

Alla företag är enligt lag skyldiga att arbeta systematiskt med HMS

Alla organisationerär skyldiga att systematiskt genomföra åtgärder för att främja förbättringar inomHMS (hälsa, säkerhet och miljö). Kraven på systematisk dokumentation av HMS-åtgärder är stränga, så det är viktigt att vara på rätt sida om lagen.

En aktivHMS-handbok (läs: en handbok som används aktivt för att arbeta systematiskt medHMS) kan hjälpa dig att få full kontroll över ditt HMS-arbete.

 

Skyldighet till intern kontroll

Skyldigheten att utöva och införaintern kontrollvilar på den som är ansvarig i företaget, med "ansvarig" avses företagets ledning/ägare. Vem detta är kan variera beroende på hur verksamheten är organiserad, men varje verksamhet är skyldig att utöva och införa intern kontroll.

Några punkter som behöver dokumenteras enligt dokumentationskraven:

1. Fastställa mål för hälsa, säkerhet och miljö (HMS)
2. Implementera rutiner för att upptäcka och förhindra överträdelser av krav som anges i HMS-lagstiftningen
3. Skriftlig översikt över hur uppgifter, ansvar och befogenheter för HMS-arbetet fördelas
4. Systematiskt övervaka och granska de interna kontrollerna för att säkerställa att de fungerar som avsett
5. Identifiera faror och problem, och utifrån detta ska varje organisation genomföra en riskbedömning och utarbeta planer och åtgärder för att minska riskförhållandena

6 punkter som måste finnas med i en HMS-handbok

#1 Mall för handlingsplaner

Enåtgärdsplan är ett skriftligt dokument som kan vara resultatet av en genomförd undersökning eller riskbedömning.

Arbetsmiljölagen och HMS-föreskrifterna kräver att företagen kartlägger faror och problem och utifrån detta bedömer risker samt utarbetar tillhörande planer och åtgärder för att minska riskförhållandena.

Kravet på ett systematiskt HMS-arbete förutsätter med andra ord att bolaget upprättar enhandlingsplan med åtgärder som ska genomföras.

Leta efter en leverantör som tillhandahåller en mall för handlingsplanen. Handlingsplanen ska ge en bra överblick över vad som ska förbättras och vad som ska prioriteras först. Kravet på systematiskt HMS-arbete förutsätter att företaget tar fram en handlingsplan med åtgärder som ska genomföras.

En ifylld handlingsplan uppfyller kravet på en skriftlig översikt över hur uppgifter, ansvar och befogenheter för HMS-arbetet är fördelade. Det ska också framgå när och hur arbetsmiljöundersökningar ska genomföras.

#2 Avvikelser och whistleblowing

Anställda har rätt att rapportera om klandervärt beteende på arbetsplatsen, och om det finns fler än fem anställda på arbetsplatsen är arbetsgivaren skyldig att ha ett förfarande för intern visselblåsning.

Rättigheterna syftar till att stärka medarbetarnas reella yttrandefrihet. Ett sådant förfarande bör vara lättillgängligt för alla anställda.

HSE-handboken bör därför vara en naturlig plats för att skriva ner denna rutin. Den bör åtminstone innehålla följande: uppmuntran att rapportera oacceptabelt beteende, rutiner för rapportering samt rutiner för mottagande, behandling och uppföljning.

Rutinen för klandervärt beteende ska minst omfatta: uppmuntran att rapportera klandervärt beteende, rutiner för rapportering samt rutiner för mottagande, behandling och uppföljning.

Den psykosociala arbetsmiljön handlar om hur vi mår på jobbet i stort. Begreppet används som ett samlingsbegrepp för förhållanden som har med arbetssituationen och arbetsförhållandena att göra.

Arbetsmiljölagen skiljer dock mellanpsykosocial arbetsmiljö och organisatorisk arbetsmiljö. Där psykosocial arbetsmiljö avser mellanmänskliga faktorer på arbetsplatsen och organisatorisk arbetsmiljö avser de generella krav som företagen har att förhålla sig till.

#3 Brandsäkerhet på arbetsplatsen

Att sträva efter en god brandfilosofi på arbetsplatsen kräver, förutom allmän brandsäkerhet i byggnader, en gemensam insats från både chefer och medarbetare. Detta kräver en gemensam ansträngning från alla på arbetsplatsen.

Bland annat kommer en brandinstruktion att upprättas som beskriver hur man ska agera i händelse av brand.

För varje arbetsplats ska skriftliga instruktioner upprättas med de regler som ska följas för att garantera de anställdas säkerhet och hälsa i händelse av brand.

Instruktionerna ska också innehålla information om användning av utrymnings- och räddningsutrustning samt utrustning för första hjälpen och de åtgärder som ska vidtas i händelse av en nödsituation på eller i närheten av arbetsplatsen.

För varje arbetsplats ska skriftliga instruktioner upprättas med de regler som ska följas för att garantera de anställdas säkerhet och hälsa i händelse av brand.

Detta bidrar till att skapa säkerhet på arbetsplatsen. Brandsäkerhet och brandinstruktioner bör därför vara ett nödvändigt kapitel i HMS-handboken.

#4 Översikt och utbildning i HMS-rutiner

Rätt HMS-utbildning bidrar till att förebygga olyckor, skador och sjukdomar. Det är därför viktigt att alla på arbetsplatsen får adekvat HMS-kompetens på ett säkert och hälsosamt sätt. En plan för HMS-utbildning är en viktig del av en HMS-handbok.

Det är fördelaktigt för medarbetare och chefer att ha överblick och kontroll över vem som ska ha vilken typ av kompetens i företaget och därmed behöva utbildning.

Internkontrollreglementet anger att det ska finnas skriftliga beskrivningar av hur HMS-rutinerna granskas för att säkerställa att de fungerar som avsett.

I början av 2016 publicerade Sintef en rapport som visade att mer än 8 miljarder norska kronor betalas ut av samhälle och företag på grund av arbetsrelaterad sjukfrånvaro. Mycket av detta hade kunnat undvikas genom bättre utbildning och genomgång av HMS-rutiner.

Enrapport om byggverksamhet från 2018, skriven av norska Arbeidstilsynet, visar att under 2017 omkom totalt åtta personer i byggverksamhet. 2017 rapporterades drygt 2.500 skador till NAV, vilket motsvarar tio arbetsskador per 1.000 anställda. 1.000 anställda.

Det framgår också att unga arbetstagare i branschen (bygg) har den högsta frekvensen av skador som inte leder till döden.

Rapporten visar också att det finns många orsaker till olyckor och att det är en kombination av både direkta och underliggande faktorer som orsakar olyckor.

Rapporten visar också att det fortfarande finns ett behov av att arbeta kontinuerligt på alla nivåer för att förebygga hälsoproblem och olyckor.

#5 Roller och ansvar i HMS-arbetet

Enligt lagen ska den som är ansvarig för verksamheten se till att ett systematiskt HMS-arbete införs och bedrivs, men det ska ske i samverkan med de anställda och deras representanter.

Med andra ord har ledningen/ägarna huvudansvaret, men medarbetarna måste aktivt delta i genomförandet av åtgärderna.

Det innebär att alla på arbetsplatsen alltid ska veta vilka åtgärder, rutiner, HMS-mål, instruktioner och procedurer som de ska följa.

Det ska framgå vem som är företagets representant för de anställda och vem som är länken mellan de anställda och ledningen (facklig representant och skyddsombud).

#6 Automatisk uppdatering vid förändringar i lagstiftningen

Det finns många lagar och regler att förhålla sig till i det systematiska HMS-arbetet. Därför är det en god idé att leta efter en manual som uppdateras automatiskt när lagar och regler ändras.

Det är därför viktigt att din handbok alltid är uppdaterad med de senaste lagarna och bestämmelserna som fastställs i lagstiftningen.

Leta därför efter en leverantör av handböcker inomhälsa, säkerhet och miljö som uppdaterar regelverket automatiskt. Du får då ett meddelande om att delar av handboken har uppdaterats och kan läsa vilka ändringar som har gjorts och vilka lagar som har uppdaterats.

Vissa digitala handböcker som finns på marknaden har också mallar och förslag som bygger på bästa praxis inom hälsa, säkerhet och miljö. Om du ska köpa en digital handbok rekommenderar vi att du köper en handbok med färdiga mallar och som är lätt att anpassa till din verksamhet.

På så sätt får du besked när ändringar görs, så att du enkelt kan följa och hantera regelverket på ett vettigt sätt utan att lägga för mycket tid på det.

 

8 fördelar med att ha en bra HMS-handbok

Dessa punkter kommer att kunna tillföra värde till ditt företag genom:

1. Minskad risk för olyckor och skador
2. Rutiner för att förbättra arbetsmiljön
3. Större säkerhet för att följa miljölagstiftningen
4. Bättre rutiner för systematisk dokumentation av HMS
5. Tydligare överblick över arbetsuppgifter, ansvarsområden och arbetsrutiner
6. Målinriktat arbete mot ISO 14001-certifiering och miljöcertifikat
7. Säkerställer att bolaget har tydliga HMS-mål och en tydligare struktur i sitt HMS-arbete
8. Det systematiska HMS-arbetet samlat på ett ställe som är tillgängligt för både chefer och medarbetare