Vad ett HR-system måste innehålla

Dagens HR-lösningar blir alltmer komplexa, där vi ser att affärssystem smälter samman och överlappar varandra i större utsträckning än tidigare. Datateknik och mobilteknik är därför viktiga tekniker i dagens HR-system.Ett litet tips är att du alltid ska leta efter ett HRM-system som är lättillgängligt för dig, så att du får mer tid över till dina dagliga arbetsuppgifter på arbetsplatsen .

1. Sjukskrivningsuppföljning i ett HR-system

Uppföljning av sjukskrivna medarbetare är ett yrke i sig.Som arbetsgivare är du skyldig att underlätta för den sjukskrivne medarbetaren så långt det är möjligt. Och det finns flera viktiga aktiviteter som du som arbetsgivare måste följa upp.

Punkter som du behöver följa upp:

• Inom 4 veckor ska du ta fram en uppföljningsplan med den sjukskrivna medarbetaren.
• Inom 7 veckor ska du bjuda in medarbetaren till det första dialogmötet.
• NAV och den som sjukanmäler medarbetaren ska inom 8 veckor bedöma om medarbetaren kan arbeta deltid med en särskild anpassning på arbetsplatsen.
• Inom 6 månader ska NAV bjuda in dig och medarbetaren till ett uppföljningsmöte.

Ovanstående är ett typiskt tillvägagångssätt vid långtidssjukskrivning. Var dock medveten om att med många anställda i organisationen kan det alltid finnas fler långtidssjukskrivna.

Uppföljning av sjukfrånvaro i ett HR-system hjälper cheferna att följa upp och ta hand om sjuka medarbetare på ett bättre sätt

Förvånansvärt många organisationer i Norge har fortfarande inte infört ett HR-system med automatiserade processer. Många känner inte till några alternativ till sina trogna Excel-lösningar, men om en sak är säker så är det att HR-system är här för att stanna, särskilt när det gälleruppföljning avsjukfrånvaro.

Det finns helt klart goda möjligheter att effektivisera manuella processer kopplade till uppföljning av sjukfrånvaro. Det är viktigt att bygga en god kultur och närvaro och att arbetsgivaren håller tidsfristerna i sjukfrånvaroprocesserna. Därför är detviktigt att säkerställa att alla chefer i din organisation följer samma riktlinjer och håller alla deadlines. Automatiska varningar och digitala processer är nyckeln till en bra frånvarohantering.

Leta efter ett system som kan hjälpa dig att strukturera din arbetsdag med aviseringar och fördefinierade samtalsmallar för dialog och uppföljningsmöten i sjukskrivningsprocessen.

Observera följande funktionalitet i avsaknad av uppföljning

• Elektroniska dokument till NAV via Altinn
• Digitala och automatiserade processer i uppföljningsprocessen
• Automatiska meddelanden till närmaste chef vid registrerad frånvaro
• Mobilapplikation för anställda säkerställer god struktur i frånvaroregistreringen
• HR-system som har direkta uppföljningsplaner till den sjukskrivne medarbetarens läkare och till NAV
• Digitala sjukanmälningar skickas automatiskt till HR-systemet från Altinn och att frånvarokalendern i HR-systemet uppdateras med korrekta frånvarokoder

Uppföljning av sjukfrånvaro i ett HR-system hjälper cheferna att följa upp och ta hand om sjuka medarbetare på ett bättre sätt.

2. Onboarding

Nya medarbetare börjar och gamla medarbetare slutar. Det är två versioner av samma process. Det är viktigt att få en bra start och ett bra slut på anställningsförhållandet. Densom börjar påditt företag blir din nya ambassadör, medan den som lämnar ditt företag blir en viktig ambassadör för din organisation. Därför är det viktigt att ta rätt steg...

Det finns inget onboardingprogram som passar alla. Varje företag måste utveckla program och processer som fungerar bäst för dem. Genom att se till att ditt HRM-system har en bra onboarding-plattform ökar du chansen att dina nya medarbetare trivs på sin nya arbetsplats.Tänk påatt när en person börjar ett nytt jobb kommer han eller hon att vara motiverad att visa framfötterna och göra sitt yttersta för att behaga sin nya arbetsgivare.

Genom att se till att ditt HR-system har en bra onboardingplattform ökar du chansen att dina nya medarbetare kommer att trivas på sin nya arbetsplats.

Genom att bjuda in den nyanställde att lära sig mer om företaget med drip learning och information i appen kommer den anställde att känna sina närmaste chefer och medarbetare redan innan första arbetsdagen. Genom att ge den nyanställde e-learning om de viktigaste uppgifterna och hur de ska lösas blir den anställde produktiv snabbare och är förberedd inför sin första arbetsdag.

Notera följande funktionalitet i onboarding-applikationen

• Skräddarsydda frågesporter och kurser
• Tillgänglig på mobiltelefoner
• Lätt att använda och lätt att bemästra
• Utformad för den upptagna medarbetaren
• Dropputbildning och skräddarsydda utbildningsvägar
• E-learning-funktionalitet med anpassningsmöjligheter

Sätt upp ett inlärningsprogram för nyanställda så att de steg för steg kan lära sig sina arbetsuppgifter på ett bra och konsekvent sätt. Bjud in den nyanställde att skapa sin egen digitala medarbetarprofil före första arbetsdagen. På så sätt säkerställer du en bra och effektiv onboardingprocess.

Illustration: De tre faserna i en bra onboardingprocess

3. Medarbetarsamtal

För många är medarbetarsamtalet den funktion som ger bäst resultat för ledningen. Försök att föreställa dig följande situation: Ett företag har flera chefer som i sin tur har flera medarbetare att följa upp. Cheferna har fått krav på sig att genomföra årliga utvecklingssamtal. En del av cheferna tar det som en utmaning och ger allt de har, medan andra tycker att det är onödig tidsåtgång. Därför är detviktigt att ha en genomgående bra struktur i medarbetar- och uppföljningssamtalen, där man bör sätta upp mått och mål som ska följas upp efter varje samtal.

Vid medarbetarsamtal loggas varje samtal och sparas som ett dokument för medarbetaren, där medarbetaren i efterhand kan läsa protokollet från mötet. Detta säkerställer en högre grad av implementering av definierade åtgärder efter dialogen. Ledningen skapar och sammanställer en mall för medarbetarsamtal som varje chef ska gå igenom. Rätt frågor ger bra svar. Fokus ligger inte på genomförandet av medarbetarsamtalet, utan på de åtgärder som vidtas för att förbättra medarbetarens prestation. Medarbetarsamtalet blir en "icke-fråga" där det är enkelt att genomföra oavsett chefens kompetens och sist men inte minst genomförs medarbetarsamtalet på ett konsekvent och bra sätt i hela organisationen.

Att genomföra bra medarbetarsamtal är viktigt i arbetet med att minska sjukfrånvaron och öka välbefinnandet på arbetsplatsen

Efter medarbetarsamtalet ska chefen kunna ta emot meddelanden om tid förmedarbetarsamtal. Medarbetarsamtalsmallen tas fram av ledningsgruppen och ändras på samma sätt som medarbetarsamtalsmallen. Det är viktigt att vara beredd att göra förändringar i samtalsmallarna för att de ska bli så bra som möjligt.Attgenomföra bra utvecklingssamtal är viktigt i arbetet med att minska sjukfrånvaron, öka trivseln på arbetsplatsen och underlätta för enskilda medarbetare så att arbetsmiljön blir mer kompetent och pålitlig.

Observera följande funktioner i samtalsmodulen

• Digitala och automatiserade processer
• Protokoll för godkännande efter genomfört samtal
• Aktivitetsplan och översikt över åtgärder som skapas
• Samtalsmallar online som enkelt kan anpassas och justeras
• Fördefinierade samtalsmallar som säkerställer ett bra utförande