Från manuella reseräkningar till elektroniskt reseräkningssystem

Innan implementeringen av 4humans reseräkningshanteringssystem började mängden manuella reseräkningar bli så stor och tidskrävande att man var tvungen att hitta lösningar för att hantera den. När mellan 1 200 och 1 500 medarbetare skickar manuella reseräkningar med kvitton via post/email är det en extremt krävande process att hantera.

Morten Sæther, ansvarig för löner och reseräkningar på Salmar, hittade 4human på nätet och kontaktade Øivind Hunsrød på 4human för en demo. Morten hade kartlagt tre möjliga leverantörer. 4human var det mest kostnadseffektiva valet och den leverantör som kunde leverera ett färdigt standard-API med Aditro Payroll, vilket var viktigt för SalMar.

4human ansågs därför vara den mest kostnadseffektiva leverantören. SalMar har många användare, men med få resor. Därför var en lösning med ett fast pris för varje resa mer fördelaktig än att betala en licens för varje enskild användare.

"Valet av 4human var mer fördelaktigt för oss kostnadsmässigt. Våra konkurrenter hade en licens per användare, medan vi har ett stort antal användare som skriver väldigt få resefakturor."

Efter ett samtal med en referenskund till 4human fick Morten höra följande "Gör vad ni vill, men byt inte ut reseräkningssystemet mot 4human".

Om valet av 4human tillägger Morten: "När vi valde 4human hade jag i åtanke att 4human har ett kraftfullt HR-system, så om vi valde 4human som vårt utläggshanteringssystem skulle vi ha "en fot i dörren" om vi behövde ett modernt HR-system.

Vi hade vissa krav på resesystemet. Det skulle vara molnbaserat med elektroniska attester/bilagor och elektroniskt flöde med god överblick och loggning.

"Vi har ett ganska kraftfullt lönesystem, och ett av kriterierna var ett fullt utvecklat gränssnitt för implementering och integrering av filer. Det hade 4human redan gjort", säger Morten.

"Tidigare lade vi kanske en arbetsvecka på att registrera alla reseräkningar varje månad. Efter införandet av reseräkningar lägger vi nu en hel arbetsdag på det", säger Morten.

Morten säger: "Det blir mycket enklare med loggning och spårning, inte minst när det gäller revision, kontroll och historisk referens." Han berömmer supporten och tycker att den har varit utmärkt, men betonar att de inte har haft några större problem, varken med implementeringen eller efteråt.

- "Tidigare lade vi kanske en arbetsvecka på att registrera alla reseräkningar varje månad. Efter införandet av reseräkningar lägger vi nu en hel arbetsdag på det", säger Morten.

SalMar har lokalt anpassat reseräkningssystemet för att passa deras organisation och "avtal". Bland annat efterfrågade ekonomiavdelningen ett fält med en prefixkod som anger vilken typ av resa det rör sig om. Detta fält utformades i lösningen.

- Så här har vi nu fyra interna prefixval (fältet Travel Category), och fältet kom på plats ganska snabbt. Det var fantastiskt!" förklarar Morten.

- "4humans digitala reseräkningshanteringssystem sparar SalMar flera arbetsdagar i månaden, och vi får ett bättre löpande flöde i hanteringen av alla reseräkningar och utläggsersättningar" , avslutar Morten.

Morten Sæther - Löne- och resekostnader SalMar är en av världens största och mest effektiva producenter av odlad lax. Företaget äger 100 licenser för marin produktion av atlantlax i Norge. Företaget grundades 1991 och har under åren vuxit från 25 till cirka 1 500 anställda.
Morten Sæther (54) är ansvarig för löner och resekostnader på Salmar. Salmar har en uttalad affärsmässig ambition att vara världens bästa fiskodlingsföretag. Med följande vision "Passion för lax".