Hur ska en uppföljningsplan se ut för sjukskrivna medarbetare?

Senior affärsutvecklare

En avgörande faktor för en effektiv hantering av sjukfrånvaro är att ta fram en bra uppföljningsplan för dina sjukskrivna medarbetare. En sådan plan ger vägledning och struktur för att säkerställa att sjukskrivna medarbetare får rätt stöd och att organisationen uppfyller sina skyldigheter. Här följer en översikt över vad en uppföljningsplan bör innehålla.

Det första steget i en effektiv plan för hantering av sjukfrånvaro är att upprätta ett system för att identifiera och registrera sjukfrånvaro. Detta kan innefatta ett tydligt förfarande för hur anställda ska rapportera sin sjukdom, antingen via ett digitalt system (HRM-system), e-post eller telefon. All dokumentation ska samlas in och noggrant registreras.

Så snart du får kännedom om ett sjukskrivningsfall bör du kontakta den sjukskrivne för att bekräfta frånvaron. Detta steg är viktigt för att visa omsorg och förståelse. Du kan be om nödvändig dokumentation, t.ex. läkarintyg, och ge information om organisationens rutiner för sjukfrånvaro.

En effektiv uppföljningsplan bör innehålla tydliga riktlinjer för kommunikationen med sjukskrivna medarbetare. Det kan handla om fasta kontrollpunkter för uppföljningssamtal, antingen via telefon, e-post eller personliga möten, beroende på vad som passar bäst i situationen.

Många sjukskrivna medarbetare behöver organisera sitt arbete när de kommer tillbaka. Det kan handla om att anpassa arbetstider, ändra arbetsuppgifter eller erbjuda distansarbete, beroende på situationen. Uppföljningsplanen bör innehålla riktlinjer för hur sådana anpassningar ska hanteras och godkännas.

Cheferna bör se till att all nödvändig dokumentation samlas in och förvaras på ett säkert sätt. Detta inkluderar läkarintyg, sjukintyg och all kommunikation som har ägt rum mellan chefen och den sjukskrivna medarbetaren.

Uppföljningsplanen bör också innehålla åtgärder för att samverka med andra avdelningar, till exempel företagshälsovården eller den sjukskrivnes chef. Detta kan bidra till att alla är på samma sida när det gäller stöd och organisation.

Sjukdomssituationer är unika och en uppföljningsplan bör vara flexibel. Utvärdera och anpassa planen efter medarbetarnas behov och förändringar i situationen.

En välfungerande plan för hantering av sjukfrånvaro är nyckeln till att stödja sjukskrivna medarbetare och upprätthålla organisationens produktivitet. Genom att följa de ovan nämnda stegen och se till att planen är flexibel och anpassad till individuella behov kan du som chef bidra till att skapa en stödjande arbetskultur och tillvarata både medarbetarnas och organisationens intressen.

Visste du att alla sjukanmälningar kan tas emot direkt från NAV/Altinn och direkt in i 4human i uppföljningsmodulen för sjukfrånvaro i HRM. Alla uppföljningsplaner implementeras i systemet, så att du har en översikt över all dialog i lösningen. Alla uppföljningsplaner med fullständig historik kan sedan skickas till läkaren och NAV - digitalt.

Ladda ner guiden om 7 saker som effektiviserar din organisation för hantering av sjukfrånvarooch förstå hur du hanterar de utmaningar som kommer med den.