Standardisering och effektivisering inom Kverneland Bil

Under 2018 tecknade Kverneland Bil ett avtal med 4human och i mars 2019 aktiverades HR-systemet. Kverneland Bil är mitt uppe i en process där rutiner och arbetsuppgifter centraliseras, standardiseras och effektiviseras i alla franchisebolag och på alla platser. Som distributör av Ford, Mazda och Volvo har Kverneland Bil känt av trycket de senaste åren när elbilserbjudandet för de nämnda bilmärkena har misslyckats, det är viktigt för Kverneland Bil att tänka nytt. Detta innebär naturligtvis digitalisering och effektivisering.

CFO Odd Arne Slettebø tog över uppgiften att hitta ett färdigt HR-system som kunde tillgodose deras behov under 2018. Han menar att det viktiga med ett HR-system är att få alla chefer och medarbetare att följa samma arbetsmetodik. "När en medarbetare skickar in en semesteransökan eller självcertifiering måste det ske på samma sätt i hela kedjan, det går inte längre att skicka ett sms till närmaste chef för att ansöka om semester. Det är viktigt att HR-uppgifter standardiseras i hela organisationen.

"Det handlar om att sänka kostnaderna, effektivisera löneutbetalningarna och förenkla allt."

Kverneland Bil har alltid varit decentraliserat och vad en chef gjorde i en bilhall var inte nödvändigtvis samma sak som vad en annan chef gjorde någon annanstans i koncernen. Odd Arne ville ändra på detta och det är här 4human kommer in i bilden.

Han kom över ett mejl som hade legat i mejlarkivet i drygt sex månader, mejlet handlade om Huldt & Lillevik Oppfølging i "ny skepnad". Odd Arne satte ihop ett team på fem personer som gjorde en lista över de problem som de ville lösa genom ett färdigt HR-system. Det var viktigt att det färdiga HR-systemet var enkelt och prisvärt, vilket innebar att de stora, tunga och skräddarsydda HR-systemen övergavs.

De undersökte möjligheterna att förbättra följande processer:

• Varierande uppföljning av anställda
• Varierande prestationsbedömningar
• Varierande uppföljning av frånvaro
• Integrationer med operativsystemet

De såg att deras primära behov var bättre och enklare semesterregistrering, checklistor för onboarding- och offboardingprocesser, uppföljning av provanställningar, medarbetarsamtal och integration med Huldt & Lillevik som lönesystem.

Sekundära krav var att systemet måste ha bra aviseringsrutiner och möjlighet att anpassa sin egen personalhandbok, så att de kan ha allt i ett system när det nuvarande avtalet för handböcker löper ut.

Det var viktigt att ha en bra kultur för utvecklingssamtal och introduktion av nya medarbetare, och att systematiskt införliva detta i ett system och en mall är viktigt för att säkerställa den nya kulturen.

I slutändan valde Kverneland Bil 4human som leverantör av HR-system i oktober 2018. "4human var det mest kostnadseffektiva systemet och det system som var lättast att integrera med tidsregistreringssystemet", säger han. I mars 2019 aktiverades Kverneland Bils instans och teamet har rest runt till alla platser och utbildat chefer över hela landet.

"Det här är ett system som de anställda måste använda för semesterregistrering, frånvaroregistrering och alla anställda använder medarbetarportalen. Vi har fått med oss hela organisationen på det här systemet, alla måste använda det."

Kverneland Bil har fokuserat på medarbetarsamtal och åtgärder som följs upp efter medarbetarsamtalet. Odd Arne säger: "Sjukfrånvaron har varit hög, men den har gått ner sedan implementeringen. Han tillägger: "Jag tror att det är en kombination av de mer professionella utvecklingssamtalen och den tätare uppföljningen av medarbetarna efteråt.

"Sjukfrånvaron har varit hög, men den har minskat sedan implementeringen. Jag tror att det är en kombination av de mer professionella medarbetarsamtalen och den tätare uppföljningen av medarbetarna efteråt."

Det har blivit lättare att hitta information om anställda, eftersom all information om anställda finns i systemet: Telefonnummer, e-postadress och närmaste anhörig etc.

Slutligen kan vi konstatera att 4human HRM som samarbetspartner till Kverneland Bil har bidragit till ökad effektivitet, minskad sjukfrånvaro och standardiserade HR-uppgifter i hela organisationen.