De här tre stegen bör du känna till i en onboardingprocess

Du lägger ner mycket tid och kraft på att hitta rätt kandidat till din organisation. Men har du tänkt på vad som händer efter att den nya medarbetaren har skrivit på anställningsavtalet? Genomför du någon form av onboarding eller uppföljningsintervjuer? Skickar du kanske information om företaget till den nyanställde? Eller gör ni ingenting förrän han eller hon dyker upp på kontoret sin första dag?

Onboarding-processen - Vad händer efter att kontraktet har undertecknats?

Det är viktigt att ha en helhetsbild av enonboardingprocess. De flesta organisationer lägger stor vikt vid att genomföra en bra rekryteringsprocess så att de kan säkra de bästa kandidaterna. Få organisationer fokuserar lika mycket på pre- och onboardingfasen, som är oerhört viktig för en framgångsrik nyanställning. En bra introduktion gör att den nyanställde känner sig omhändertagen och ökar sannolikheten för att personen blir mer motiverad att ta sig an den nya tjänsten.

För en kostnadsfri demo av onboarding, vänligen se längst ner på sidan.

De 3 faserna i en onboardingprocess

• Rekrytering och preboarding
• Onboarding
• Utveckling av talanger

Ett strategiskt onboardingprogram börjar redan när företaget funderar på att anställa en ny medarbetare. Redan i det här skedet måste dufundera på vad målet med den nya anställningen är. Behovsbedömningen utgör grunden för valet av ny medarbetare. Om du gör ett felaktigt val kommer detta val att påverka hela rekryteringsprocessen och kan hindra dig från att fatta rätt beslut. Vad behövs för att utföra det här jobbet?

Viktiga frågor som du bör ställa dig själv är:

• Ska du anställa en ny medarbetare för att ersätta en annan?
• Ska du anställa en ny medarbetare för att förändra teamets sammansättning ochkultureni din organisation?
• Anställer du en ny medarbetare för att utföra en ny funktion?
• Vilka egenskaper krävs och vilka kompetenser bör den nyanställde ha? Kanske är depersonliga egenskaperna viktigast?
• Är ditt behov långsiktigt eller kortsiktigt?
• Har du ekonomi för att anställa?
• Vad är den förväntade ROI (Return of Investment) för den här nyanställningen för organisationen?
• Vilka ansvarsområden ska den nya medarbetaren ha?
• Var i organisationen ska den nya medarbetaren placeras och under vilken ledning?

1. Rekrytering och preboarding

Om du är ansvarig för rekrytering och introduktion av nyanställda hjälper du till att skapa ett första intryck av företaget för kandidaten. Du representerar hela organisationen för varje nyanställd, så ditt jobb är kritiskt och oerhört viktigt. Organisationen har bara en chans att göra ett bra första intryck.

Det är viktigt att ha ett strategiskt och omfattande onboardingprogram som implementeras i ditt företag. Redannär du utformar platsannonsen berättar du mycket om företagets kultur och värderingar för de relevanta kandidaterna. Det är här kandidaten kommer att bilda sig en uppfattning om din organisation.

Ställ dig själv dessa frågor innan du lägger ut jobbannonsen. När kandidaten skickar in sin ansökan, är det ett enkelt system ni har, eller är det svårt för kandidaten att skicka in en bra ansökan och CV? Kanske får kandidaten inte säga vad han eller hon kan bidra med till er organisation? Var du väl förberedd när kandidaten kom till intervjun? Hade du informerat receptionisten eller andra om att du skulle ha en intervju idag? Var du punktlig på avtalad tid och läste du igenom CV och ansökan noggrant?

Allt detta berättar för kandidaten och andra kandidater om din organisations kultur och värderingar. Om du gör ett gott intryck skapar du ett gott rykte för din organisation och ökar dina chanser att locka till dig bra potentiella medarbetare.

Pre-onboarding-fasen börjar när kontraktet undertecknas och varar fram till den första dagen på jobbet. När kandidaten har tackat ja till jobberbjudandet är han eller hon också mycket redo att lära sig mer om ditt företag. Därför är det en bra idé att påbörja pre-onboarding-fasen direkt efter att kontraktet har undertecknats.

Använd preboardingfasen för att ge ut lite information om ditt företag, använd en onboardingapplikation, skicka trevliga överraskningar med posten och håll kontakten via telefon och e-post. Detta kommer att ge ett professionellt intryck av ditt företag och visa att du är digital och följer med i tiden. Det säger Bente Sollid Storhaug, seriegrundare och investerare: Flera undersökningar visar att medarbetare väljer organisationer med en hög grad av digital mognad.

Information som den nyanställde kommer att finna inspirerande och användbar är t.ex. en välkomsthälsning från organisationen. Berätta om företagets visioner och mål, vilka produkter du säljer, om företagets affärsverksamhet. Har ni ett socialt engagemang, t.ex. Rädda Barnen eller är ni engagerade i regnskogen? Detta berättar om företagets attityd, värderingar och sociala engagemang.

2. Onboarding

En bra och effektiv onboarding ökar chanserna för att den nyanställde ska trivas på sin nya arbetsplats, samtidigt som du som chef kan säkerställa en snabb produktivitet i organisationen. Men hur kan du bidra till en bra onboarding?

Det är lätt att glömma bort att man har en ny medarbetare. Speciellt när det har gått några veckor. Som chef har man ofta bråttom och man tycker ofta att "situationen är löst" när den nyanställde har skrivit på kontrakt, haft sin första arbetsdag och börjat sin upplärning. Nu är det inte läge att vila på lagrarna, utan det ärviktigt att du som närmaste chef tar ett aktivt ansvar för att den nyanställde ska bli en framgång. Detär viktigt att ha regelbundna avstämningar och hjälpa medarbetaren att förbättra sina arbetsuppgifter. Du kan också förbättra dina medarbetaresarbetsuppgifteroch rutiner genom att använda digitalt lärande som kurser, mikrolärande och frågesporter.

3. Utveckling av talanger

Mötena med den nyanställde behöver inte vara "stora, formella möten", men regelbundna uppföljningar med den nyanställde under de närmaste månaderna är mycket viktiga. Om en missnöjd nyanställd inte fångas upp kan det i värsta fall leda till en oönskad personalomsättning, och det innan ett år ens har gått!Genom att införa regelbundna kontrollpunkter under det första året och planera in dem i linjechefens kalender kan du se till att du behåller dem som produktiva och glada kollegor.

Använd därför provperioden aktivt. Ha tydliga förväntningar på dina medarbetare. Kom ihåg att du också kan lära dig av den här onboardingprocessen. Vad fungerade? Vad fungerade inte? Eller vad kan förbättras?

En annan viktig del i denna fas är att se till att de nyanställda snabbt blir produktiva och att produktivitetsnivåerna förblir höga. Nyckeln är att hjälpa den nyanställde att knyta kontakter med nyckelpersoner, både inom, över och under organisationen. Du kommer aldrig att bli bra på egen hand. Du är alltid beroende av viktiga nyckelpersoner för att lyckas i ditt nya jobb, och som chef kan du med rätt utbildning underlätta detta.