5 tips som du bör följa för att få en optimal chefshandbok

För att en chefshandbok ska vara ett optimalt stödverktyg för cheferna i din organisation måste den innehålla bra information om deras ledningsprocesser, rutiner och ansvarsområden.

I 4humanschefshandbok hittar du en bra översikt över gällande lagstiftning, rättigheter och skyldigheter samt bra förslag och beskrivningar av interna rutiner och processer. Utifrån detta finns alla förutsättningar för en skräddarsydd handbok för cheferna i ditt företag: din egen chefshandbok.

Här är 5 tips för en optimerad ledarskapshandbok:

1. En chefshandbok ska vara välstrukturerad och tydlig

Det ska vara lätt att hitta svar snabbt, utan att behöva läsa igenom en massa information innan man hittar det man egentligen söker. En bra struktur och en bra organisation underlättar detta. Vi har redan skapat en mall som är logiskt uppbyggd med ämnen som anställning, arbetstid, medarbetaruppföljning, informationssäkerhet, uppsägning m.m.

Du kan använda den i stort sett som den är, med smärre justeringar eller som en startpunkt. Strukturen är utformad för att ge dig en snabb och enkel överblick över vad du söker, men det är också möjligt att gå djupare in på olika ämnen i våra "vill du veta mer-flikar" och, inte minst, de lagtexter som beskriver lagstiftningen på det specifika ämnet.

2. se till att rutinerna är konkreta och tydligt beskrivna i ledningshandboken

Det är också viktigt att rutinerna är väl förankrade. Detta bidrar till tydlighet och synlighet i procedurer och rutiner. Väl förankrade och etablerade rutiner är lättare att genomföra och följa upp.

Vidare är det viktigt att säkerställa en god balans mellan praktik och teori. Det kan vara bra att ha god information om hur man bedriver ett effektivt ledarskap och vad det innebär att vara en bra chef, och i chefshandboken finns texter som belyser detta på ett bra sätt. Men chefens ansvar och specifika arbetsuppgifter bör också tydliggöras så att det blir en bra balans.

3. Ledarhandboken är avsedd att hjälpa ledaren att bli en bättre ledare.

Det finns inte alltid ett givet svar på hur ledarskapet ska bedrivas. Olika medarbetare kräver ofta olika ledarskap eftersom de har olika behov. Men chefen bör ändå veta hur han eller hon är skyldig att göra uppföljningar, till exempel i samband med sjukfrånvaro. Och det är viktigt att känna till de lagregler som finns på området.

4. Var uppmärksam på bokens textstruktur och använd gärna rubriker, bilder och illustrationer.

Försök att undvika för mycket och för lång text. Bra textstruktur, bilder och illustrationer gör det lättare för läsaren att ta till sig informationen. Du hittar många bra utgångspunkter i texten med både bilder och tabeller som du kan bygga vidare på. Här är det bara fantasin som sätter gränser.

5. Se till att din ledarskapshandbok används aktivt

Se till att cheferna själva letar efter svar i boken och be gärna cheferna om feedback på innehållet. Engagemang och input kan bidra till en ännu bättre chefshandbok, som i sin tur förenklar chefens arbetsdag, så att chefen kan ägna mer tid åt att vara en bra chef för sina medarbetare.