Vad är psykosocial arbetsmiljö och hur kan du lätta upp stämningen hos dina medarbetare?

Vad är en psykosocial arbetsmiljö? I korthet innebär det hur vi mår på arbetsplatsen (socialt och psykologiskt). Begreppet är högst relevant idag, när hemarbete har blivit en del av vår vardag och du som chef är ansvarig för att underlätta en god digital arbetsmiljö.

För de flesta av oss är arbetsplatsen en viktig arena för personlig utveckling, social samvaro och tillhörighet. Även när man arbetar hemifrån. Konsekvenserna blir naturligtvis stora när arbetsdagen präglas av negativt samspel, oförutsägbarhet och aggressivitet. Arbetsmiljölagen visar att vi som samhälle har förstått arbetsplatsens betydelse för vår livskvalitet och personliga utveckling. Ett av lagens huvudsyften är att ge arbetstagarna ett fullgott skydd mot fysisk och psykisk skada.

Vad är en psykosocial arbetsmiljö?

Den psykosociala arbetsmiljön handlar om hur vi mår på jobbet i stort. Oavsett om du är fysiskt närvarande på arbetsplatsen eller arbetar hemifrån i vardagsrummet. Begreppet används som ett samlingsbegrepp för förhållanden som har med arbetssituationen och arbetsförhållandena att göra. Arbetsmiljölagen skiljer dock mellan psykosocial arbetsmiljö och organisatorisk arbetsmiljö.

Psykosociala arbetsförhållanden handlar främst om mellanmänskliga faktorer i arbetet. Den psykosociala arbetsmiljön bestäms av samspelet mellan arbetsmiljöfaktorer, andra medarbetare och individen själv. Samarbete och interaktion (eller brist på sådan) är konsekvenser av hur samspelet fungerar. Det kan t.ex. vara så attmycket konflikter gör att man inte vill arbeta för företaget, eller att problem med det sociala livet gör att den anställde kämpar med sömnlöshet eller muskelvärk. Det sistnämnda har faktiskt blivit ett reellt problem sedan många av oss bytte kontoret mot vardagsrummet tidigare i våras. Psykosociala arbetsförhållanden är ofta en konsekvens av hur arbetet organiseras, leds och underlättas.

Med organisatoriska arbetsförhållanden menas de allmänna krav på arbetsmiljön som alla företag måste uppfylla. Detta synsätt på den psykosociala arbetsmiljön betonar yttre påverkan. Det handlar mer om specifika egenskaper hos arbetsförhållandena, såsom arbetsplatsens organisationsschema, lönesystem, arbetsorganisation, arbetsscheman etc. Förhållanden i den organisatoriska arbetsmiljön kan bland annat leda till stressymptom. Arbetsmiljölagen kräver att dessa och andra förhållanden ska vara fullt försvarbara utifrån en individuell och samlad bedömning av faktorer i arbetsmiljön som kan påverka den fysiska och psykiska hälsan och välbefinnandet.

Psykosocial arbetsmiljö i ett hemmakontor

Att arbeta med en god psykosocial arbetsmiljö via digitala plattformar är minst lika viktigt när dina medarbetare arbetar hemifrån. Detta har blivit en mer "normal" vana eftercoronaviruset och att arbeta hemifrån gör att många medarbetare känner sig nära stress och andra psykologiska svårigheter, där vissa medarbetare har haft svårt att anpassa sig till sin nya vardag. Som chef bör du därför vara medveten om vissa faktorer som kan påverka dina medarbetare.

Här är 3 tips på hur du som arbetsgivare kan lätta upp stämningen hos dina medarbetare

Skillnad mellan arbete och fritid

Du går upp, tar på dig joggingbyxorna och tar fram din bärbara dator för att arbeta. Ofta slutar det med att du sitter framför skärmen i köket hela dagen. Känner du igen dig i den här situationen? Ett av de stora problemen med att arbeta hemifrån är att många anställda (och chefer) inte kan skilja på arbete och fritid tillräckligt väl. Detta kan vara fysiskt påfrestande och få dig att känna att du "lever på jobbet".

För att undvika detta stigma kan chefernaanvända några tips, till exempel att reservera en del av hemmet för hemmakontor och uppmuntra medarbetarna att ta av sig mjukisbyxorna och ta på sig en skjorta eller blus. På så sätt får medarbetarna en känsla av att följa en viss rytm och kan därmed bättre skilja mellan kontorstid och fritid.

Dessutom kan du uppmuntra medarbetarna att ta pauser och ta en promenad eller joggingtur som är bra för både kropp och själ. Det låter banalt, men lite motion under arbetstid kan faktiskt förbättra humöret.

Ha en nära dialog med dina medarbetare

Att arbeta via digitala verktyg som Teams eller Zoom ställer nya krav på tillgängligheten. Vi behöver planera våra möten bättre och se till att alla tekniska aspekter fungerar optimalt. Ändå kan dessa möten ofta vara den enda formen av interaktion mellan chefer och medarbetare. Medarbetarna kan känna sig lite bortglömda i ett hemmakontor, där det är lätt att undra om det arbete man utför är viktigt eller relevant för verksamheten.

Därför är detviktigt att du som chef har en nära dialog med dina medarbetare, gärna i positiva ordalag. Se till att ha en tätare uppföljning av dina medarbetare. Fråga hur medarbetaren har det hemma och om det finns något som han eller hon behöver göra för att prestera bättre. Håll medarbetarsamtal oftare, så att både du och medarbetaren har klart för er vilka arbetsuppgifter och andra dagliga sysslor som finns. Sätt gärna upp en mall för utvecklingssamtal för att underlätta dialog och planering för dig och dina medarbetare.

Den nya vardagen med Corona-viruset och att arbeta hemifrån gör att många medarbetare upplever stress och andra psykiska problem.

Uppmuntra informella videomöten

Trots några hinder här och där när det gäller att arbeta hemifrån har de flesta av oss bemästrat det nya arrangemanget med att arbeta hemifrån. Vi utför våra dagliga uppgifter på ett bra sätt och många av oss är faktiskt mer effektiva när vi arbetar från vardagsrummet än fysiskt på kontoret. Naturligtvis varierar detta från person till person.

Ett av de största problemen med att arbeta hemifrån har dock varit bristen på kollegor och social interaktion på arbetsplatsen.För många människor är social interaktion den viktigaste aspekten av deras arbetsplats, och att byta till ett hemmakontor har varit en tung börda för många.

Naturligtvis kommer digitala möten aldrig att kunna ersätta fysiska möten vid vattenkylaren på kontoret. Men att uppmuntra informella videomöten i form av "gemensam lunch" eller "fredagsfika på Teams" bidrar faktiskt till att öka trivseln på jobbet, utöver att minska stressen.

Det är dock ingen hemlighet att många människor är tveksamma till att ha videosamtal online. Speciellt informella möten. Försök därför att motivera medarbetarna att ha frekventa möten.En idé kan vara att ha mer frekventa en-till-en-möten, eller att dela upp de gemensamma mötena och göra vissa av mötena i mindre grupper. Detta kan snabbt verka mindre stressande för vissa, snarare än att 100 medarbetare pratar i munnen på varandra samtidigt. Det är viktigt att du betonar att dessa möten är frivilliga, vilket kan bidra till att ta bort känslan av att "behöva delta".

En checklista för att trivas på ett hemmakontor

Vi har skrivit ner 4 punkter som du som chef bör tänka på när det gäller att arbeta hemifrån.

•  Ha en nära dialog med dina medarbetare
•  Uppmuntra informella videomöten
•  Ge positiv feedback till dina medarbetare
•  Hitta alternativa lösningar som passar chefer och medarbetare

Konsekvenser av ogynnsamma psykosociala påfrestningar

Risken att bli sjuk av olika psykologiska påfrestningar är relaterad till hur ofta och under hur lång tid medarbetaren utsätts för påfrestningarna. Om en medarbetare upplever ogynnsamma psykosociala förhållanden på arbetsplatsen kan han eller hon i värsta fall drabbas av ett antal hälsorelaterade besvär som kan leda till långvarig sjukfrånvaro. Det är dock svårt att veta omhälsoproblemen beror påförhållandena påarbetsplatsen eller om det finns andra faktorer som spelar in. Därför är det viktigt att ta reda på det, eftersom det ofta är möjligt att förbättra ogynnsamma förhållanden på arbetsplatsen.

Sjukfrånvaro är en komplex parameter i förhållande till arbetslivet.Detfinns många faktorer som bidrar till att bestämma sjukfrånvaron på arbetsplatsen. Det kan bero på verklig sjukdom, det kan bero på utmattning efter hårt och tungt arbete, eller det kan vara att man smiter undan. Detvarnas därför för att använda sjukfrånvaro enbart som ett sätt att bedöma de psykosociala förhållandena på arbetsplatsen.

Effekterna av psykisk stress kan visa sig relativt snabbt, men det tar oftast lång tid innan stressen utvecklas till hälsoproblem eller sjukdom. Sjukdom orsakad av psykiska påfrestningar blir oftast långvarig och det kan därför dröja innan den sjukskrivne medarbetaren återgår i arbete.

Fördelarna med en bra arbetsmiljö

- Ökad produktivitet - Ökad trivsel och arbetsglädje - Förbättrat samarbete mellan medarbetare - Minskad sjukfrånvaro och andra typer av frånvaro

Åtgärder för att främja en god arbetsmiljö

Undersökning av arbetsmiljön

En arbetsmiljöenkät är ett ledningsverktyg som syftar till att kartlägga den fysiska och psykosociala arbetsmiljön på arbetsplatsen. Detär vanligt att använda ett sådant verktyg en gång per år eller vartannat år, gärna som komplement till individuella medarbetarsamtal. En arbetsmiljöenkät kan potentiellt avslöja problem som ledningen inte är medveten om, men som ändå spelar en roll för medarbetarnas välbefinnande och produktivitet. Fördelen med arbetsmiljöundersökningar är att de ofta tydligt visar vad medarbetarna är nöjda med och vad de inte är nöjda med.

Att fokusera på mänskliga aspekter kan potentielltminska sjukfrånvaron och öka engagemanget, motivationen och välbefinnandet. För att en arbetsmiljöundersökning ska leda till goda resultat är det viktigt att ledningen inser det värde som detta verktyg kan ha, snarare än att genomföra den för att den krävs.

Kartläggning av arbetsmiljön

När man kartlägger arbetsmiljön och vill få en helhetsförståelse kan det vara bra att använda andra metoder utöver arbetsmiljöenkäten. Exempel ärchecklistor, skyddsronder och intervjuer. Dessa metoder ger olika resultat och säkerställer att den psykosociala, organisatoriska och fysiska arbetsmiljön kartläggs.

 

En bra handlingsplan

Regelbundna arbetsmiljöundersökningar kan bidra till att förbättra arbetssituationen för de anställda, men bara om ledningen följer upp efteråt. Ofta rekommenderas att genomföra en undersökning vartannat år för att ge ledningen tid att utvärdera och genomföra åtgärder för att förbättra de punkter som kan ha framkommit. I efterföljande undersökningar bör det undersökas om förändringarna från föregående gång har lett till en förbättring bland medarbetarna.

I efterdyningarna av undersökningen rekommenderas att du först skickar resultatet av undersökningen till medarbetarna så att de också vet vad som behöver arbetas vidare med. Därefter bör ledningen och eventuellt HR-avdelningen sätta sig ner och diskutera resultatet och upprätta en handlingsplan med eventuella åtgärder som kan genomföras. Om det finns specifika arbetsmiljöproblem som har uppmärksammats av ledningen bör detta hanteras specifikt genom samtal med den eller de berörda personerna.

Krav på en fullt ansvarsfull arbetsmiljö

Arbetsmiljölagens bestämmelse om den psykosociala arbetsmiljön syftar till att förhindra att arbetstagare utsätts för olika negativa förhållanden av psykosocial karaktär och att summan av olika påfrestningar inte får bli för stor. Liksom alla andra förhållanden kräver lagen att den psykosociala arbetsmiljön ska vara fullt godtagbar.

De ämnen som lagen reglerar när det gäller psykosociala förhållanden är:

Integritet och värdighet

Allmänna krav avseende respekt för arbetstagarnas värdighet.

Kontakt och kommunikation

ska se till att den anställde har social kontakt och stöd, men ska också värna om säkerhetsaspekterna i arbetet.

Trakasserier och annat olämpligt beteende

Arbetet ska organiseras och ledas så att ingen utsätts för trakasserier eller annat olämpligt beteende.

Våld, hot och ogynnsam belastning till följd av kontakt med andra

Medarbetare ska så långt det är möjligt skyddas mot våld, hot och ogynnsam påfrestning till följd av kontakt med andra.

Arbetsrelaterad stress

Det är ett brett begrepp som inte regleras direkt i lagen, men lagen kräver att arbetsgivaren kartlägger, bedömer risker och vidtar åtgärder för att säkerställa en fullt godtagbar arbetsmiljö.

Konflikt

Arbetet ska organiseras på ett sådant sätt att medarbetarna inte utsätts för olyckliga fysiska eller psykiska påfrestningar. En konflikt kan leda till att någon utsätts för psykiska påfrestningar om konflikten inte hanteras på ett bra sätt.