10 frågor du bör ställa dig när det gäller tidsbegränsad anställning

Visstidsanställning kan vara den bästa lösningen för ditt företag - och ge den förutsägbarhet och flexibilitet som krävs. Konsekvenserna av att ha en anställd på ogiltiga grunder kan bli att den anställde får rätt till fast anställning och att företaget måste betala ersättning. Därför bör du känna till de viktigaste reglerna för tidsbegränsade anställningar. Här får du svar på de vanligaste frågorna!

1. I vilka fall kan jag avtala om tidsbegränsad anställning?

Det är tillåtet för företag att ingå avtal om tidsbegränsad anställning i de fall som positivt anges i§14-9 i Arbetsmiljölagen. De mest frekvent använda fallen är:

• Arbete av tillfällig karaktär
• Tillsvidareanställning
• Praktiskt arbete
• Utan särskild motivering, på allmän basis

Allmän visstidsanställning är en omdiskuterad regel som infördes för några år sedan. Företag har nu möjlighet att anställa tillfälligt, utan att behöva ha ett särskilt skäl. Avsikten kan vara att man är osäker på företagets bemanningsbehov och vill använda regeln för att se hur ökad bemanning påverkar produktivitet eller omsättning.

2. Vad behöver jag veta om tidsbegränsade anställningar i allmänhet?

Du kan anställa högst 15 procent av din personalstyrka på ett sådant avtal. Det är tillåtet att avrunda kvoten uppåt så att företaget kan ha en anställd på ett sådant avtal, även om det totala antalet anställda är för få för att understiga 15 procent. Du bör också vara medveten om att denna regel är begränsad till högst 12 månader.

Om du inte erbjuder den anställde en tillsvidareanställning efter att avtalsperioden löpt ut har företaget nu en karantänperiod. I så fall måste företaget vänta 12 månader innan en ny visstidsanställd kan anställas för liknande arbetsuppgifter.

3. När kan jag kalla min anställning för ett vikariat?

Begreppet vikarie används faktiskt felaktigt i ett antal företag. Man kan bara kalla en anställning för ett vikariat när den anställde faktiskt arbetar i stället för en eller flera andra anställda.

Den vanligaste typen av vikarie är förstås att täcka upp för en specifik medarbetare, till exempel i samband med en tjänstledighet. Du kan också anlita sommarvikarier för att täcka upp för olika medarbetare som går på semester under semestermånaderna. Det är inte så att vikarien måste utföra exakt samma arbetsuppgifter som den person som vikarien ersätter, men det måste vara ställt utom allt tvivel att vikarien har skapats för att ersätta någon annan.

4. Vilka företag får anställa sommarvikarier?

Vi kan skilja på sommarvikarier som ersätter anställda som är på semester och sommarhjälp som kommer som ett komplement till ordinarie bemanning. För att uppfylla kraven för sommarhjälp måste ditt företag ha ett tidsbegränsat behov av extra arbetskraft på grund av ökad arbetsbelastning.

Sommarhjälp på en uteservering är det bästa exemplet på ett sådant giltigt skäl. Att omsättningen har ökat och det är osäkert om denna trend kommer att hålla i sig över tid motiverar inte att en tillfällig anställning används, eftersom det inte finns något tidsbegränsat behov. I sådana fall kan företaget överväga en allmän visstidsanställning.

5. Kan jag använda tillfällig anställning för att testa om den anställde arbetar?

En del företag tror att en tidsbegränsad anställning är ett sätt att slippa bli fast med en anställd som inte arbetar. Om du i sådana fall ingår en tidsbegränsad anställning är det troligen på allmän visstid. I sådana fall aktualiseras reglerna om kvotering och karenstid.

Istället bör du etablera ett system för att följa upp fast anställda under deras provanställning. Genom att etablera enkla rutiner för uppföljning under provanställningen kan du snabbt få in nya medarbetare i verksamheten och sätta stopp för eventuella felrekryteringar på ett bra sätt.

6. Hur länge kan en tidsbegränsad anställning pågå?

Detta beror på skälet till anställningen. Om det är en allmän visstidsanställning är maxgränsen 12 månader. Ett vikariat ska avslutas när den som ersätts har återgått i arbete. Om anledningen är av tillfällig karaktär är detta när projektet eller uppgiften är slutförd eller säsongen är över.

Som ni ser kan ni komma överens om ett fast slutdatum för anställningsförhållandet eller ange att slutdatumet är när projektet är avslutat.

7. Jag har hört att en visstidsanställd kan ha rätt till tillsvidareanställning - stämmer det?

Ja, om en anställd har haft en eller flera tidsbegränsade anställningar under de senaste 3 eller 4 åren kommer han eller hon att betraktas som fast anställd. Gränsen på 3 år gäller för vikariat och allmän visstidsanställning (kombination), medan gränsen på 4 år gäller för anställning på grund av tillfälliga behov.

När du går över dessa gränser har den anställde samma rättigheter som andra tillsvidareanställda. Det är också så att du i de flesta fall kommer att vara skyldig att erbjuda fast anställning om skälet till det tillfälliga avtalet inte var giltigt.

8. Måste vi skicka in en uppsägning när avtalsperioden är slut?

Om avtalet har ett tydligt slutdatum behöver du inte lämna någon ytterligare uppsägning. Samtidigt finns det regler för underrättelse när anställningen har varat i mer än 12 månader. I sådana fall ska besked om uppsägningsdatum alltid lämnas minst en månad i förväg. Om ingen sådan underrättelse lämnas fortsätter anställningsförhållandet att gälla till dess att uppsägning sker och en månad därefter.

9. Kan jag använda ett standardanställningsavtal för dessa tjänster?

Ja, det ska du, men du måste lägga till vissa punkter utöver den allmänna överenskommelse som används:

• Skriv att detta är ett tillfälligt avtal
• Hänvisa till det specifika skälet till avtalet, tillfälligt arbete, tillfälligt behov, på allmän basis
• Var tydlig med när avtalet upphör, antingen det exakta datumet eller när det specifika uppdraget är slutfört

10. Hur är det med uppsägningstider för tillfälligt anställda?

Det är möjligt att säga upp den visstidsanställde innan avtalet löper ut. Reglerna för uppsägning är då desamma som för andra uppsägningar, antingen på grund av arbetsgivarens eller arbetstagarens omständigheter. Det finns med andra ord ingen enklare process för att säga upp en visstidsanställd i förtid än för andra anställda. Alla anställda har rätt till samma förutsägbarhet för sitt anställningsförhållande.