Det här ska en personalhandbok innehålla

Medarbetarhandboken är ett utmärkt referensverktyg för alla anställda i en organisation. Chefer kan hänvisa till personalhandboken för triviala frågor, där den anställde kan bli mer självständig.

En bra personalhandbok är skriven för att säkerställa en bra personalpolitik och bra rutiner.

Handboken måste innehålla en fullständig översikt över varje anställds skyldigheter och rättigheter i samband med anställningsförhållandet.

Genom att skräddarsy en personalhandbok för ditt företag kan medarbetarna enkelt hitta svar på frågor om företagets interna regler och rutiner.

Som ett tillägg till anställningsavtalet

Enpersonalhandbok är ett bra komplement till anställningsavtalet. Arbetsavtalet är på individnivå, medan personalhandboken är på övergripande nivå och kan åsidosättas av arbetsavtalet.

Handboken är också en bra vägledning för chefen i personalpolitiken och hjälper den enskilde chefen att behandla medarbetarna lika.

Det finns med andra ord många ämnen som en personalhandbok bör behandla, men nedan har vi sammanfattat de ämnen som vi anser är viktigast och mest intressanta för anställda och arbetsgivare.

Observera att handboken också ska fungera som en guide för chefen, där chefen kan använda handboken som ett ledarskapsstöd, där den kan bidra till ett gott ledarskap.

Arbetsrättsliga bestämmelser

Grundliga och tydligaarbetsrättsliga regler är viktiga i ett företag. För många är de till och med ett lagstadgat krav.

Arbetslagstiftningen måste tillämpas på alla anställda som inte har en chefs- eller arbetsledande ställning, och överträdelser av bestämmelserna kan potentiellt utgöra skäl för uppsägning.

Syftet med arbetsrättsliga regler är att fungera som en vägledning för de anställda genom att ge information om de krav och förväntningar som företaget har på anställningsförhållandet.

En typisk arbetskod bör innehålla:

• Regler för arbetstid och viloperioder i företaget
• Datum för löneutbetalning
• Beställning
• Förbud mot användning av alkohol och droger
• Regler för användning av sociala medier
• Semesterbestämmelser, t.ex. sista ansökningsdag
• Eventuell tystnadsplikt

Det finns också ett krav på att innehållet i arbetsföreskrifterna ska göras känt för de anställda på ett lämpligt sätt. En personalhandbok är därför en naturlig plats att förvara arbetsreglementet på.

Arbetstid

I lagen finns ett antal regler för arbetstidens längd och fördelning över dygnet. Många företag har dock egna bestämmelser i t.ex. kollektivavtal eller anställningsavtal som det är lämpligt att skriva om i en personalhandbok.

Anställda har ofta frågor om olika arbetstidsarrangemang i företaget, till exempel på allmänna helgdagar, vilket är en bra idé att klargöra i en handbok.

"Får jag ledigt på julafton och juldagen?", "Jobbar jag till kl. 12.00 eller 13.00 dagen före skärtorsdagen?" eller "När är jul-, pingst- och påskafton helgdagar?".

Det är frågor som enkelt kan besvaras i en personalhandbok och säkerställa att alla i företaget följer samma regler. Detsamma gäller övertidsreglerna, som ofta skiljer sig åt från företag till företag.

 

Sjukdom

Sjukdom är oftast inget man planerar för, och skulle en medarbetare drabbas av sjukdom är det bra att snabbt kunna få reda på hur man ska gå vidare.

Ska jag ringa min närmaste chef? Räcker det med att skicka ett meddelande? Måste jag registrera det någonstans? Hur mångakarensdagarhar jag egentligen rätt till och när måste jag sjukskriva mig? Hur ser uppföljningen ut vid långtidssjukskrivning? Alla dessa frågor och många fler är vanliga för medarbetare att undra över, men också för chefer.

Bara för att du är chef är du inte expert på sjukfrånvaro. Därför är det viktigt att dessa saker framgår tydligt och på ett begripligt sätt i personalhandboken.

Vad säger lagen om sjukfrånvaro och uppföljning av sjukskrivna medarbetare?

Detsamma gäller reglerna för sjukpenning. Vad har du egentligen rätt till? Vad är en arbetsgivarperiod? Vad innebär det att jag får en 6G-lön?

Att kunna läsa om detta på ett mer informellt och begripligt sätt, samt att veta vad som faktiskt gäller i det egna företaget och inte bara lagen, kan vara guld värt för en medarbetare och kan potentiellt göra sjukperioden lättare att hantera.

Om du har barn under 12 år har du också rätt till sjukdagar vid barnets sjukdom. Det kan vara bra att veta i en annars hektisk vardag.

Det bör framgå av personalhandboken hur många dagar du har rätt till och hur du ska gå tillväga även i dessa fall.

 

Pensions- och försäkringsplaner

Pensioner och försäkringar är viktiga frågor för alla anställda. Vissa har du rätt till enligt lag, medan andra är specifika för din organisation.

I handboken ska det framgå hur företaget åtar sig att sätta av pengar i ett pensionssparande åt dig. Det ska framgå vilken typ av pensionsplan som gäller i företaget och i vilken bank du sparar.

Detta är information som ofta delas ut i samband med anställning, men det är ändå bra för den anställde att informationen finns lättillgänglig.

Därutöver är det vanligt att anställda omfattas av ett antal försäkringar. Exempelvis är arbetsgivaren skyldig att tillhandahålla en arbetsskadeförsäkring som täcker förluster, kostnader och eventuell ersättning vid sjukdom eller skada som uppkommit i arbetet.

Det är vanligt att anställda omfattas av försäkringar. Vissa försäkringar är obligatoriska för arbetsgivaren.

Företaget kan dock även teckna ett antal andra försäkringar hos arbetsgivaren utöver vad som krävs enligt lag. Exempelvis sjukförsäkring och/eller reseförsäkring.

Information om dessa bör vara en naturlig del av medarbetarhandboken.

 

Semester

Det finns flera ämnen som rör semester som bör definieras och beskrivas i en personalhandbok, eftersom detta är ett ämne som omfattar alla anställda. Det ska t.ex. framgå om företaget följerlagstadgad semester på 4 veckor och 1 dag (21 arbetsdagar) eller har 5 veckors semester (25 arbetsdagar).

Det är också vanligt att tidpunkten för huvudsemestern varierar från företag till företag. Enligt lag har anställda rätt till tre veckor under perioden 1 juni - 30 september, men man kan komma överens om andra arrangemang.

Om företaget t.ex. är säsongsbetonat med högsäsong på sommaren kan ni komma överens om att huvudsemestern ska ligga före eller efter sommaren. Detta ska framgå av anställningsavtalet, men också av personalhandboken.

Regler för överföring av semester, förskottssemester, semesterlön, hur och när man ansöker om semester samt semesterrätt vid sjukdom, graviditet eller uppsägning är också ämnen som intresserar medarbetarna och som de kanske inte har satt sig in i förrän det är aktuellt.

Att samla sådan information på ett ställe är mycket användbart.

 

Tjänstledighet

Som anställd på ett företag kan du ansöka om ledighet från arbetet vid olika tillfällen, det är detta vi kallar försemester.

Vissa typer av ledighet är lagstadgade, medan andra typer av ledighet är förmåner som bestäms av organisationen.

Det finns också skillnader i hur ledigheten betalas. Vissa ska bekostas av arbetsgivaren (t.ex. mödravårdscentraler), andra bekostas helt eller delvis av NAV (t.ex. mammaledighet) och vissa är obetalda.

Det är därför bra att använda personalhandboken för att beskriva vilka typer av ledighet som är betalda och vilka som inte är det, hur länge du har rätt till ledighet och hur du ansöker om den.

Några av de ledigheter du har rätt till som anställd:

• Undersökning av graviditet
• Mammaledighet
• Ledighet för vårdare
• Moderskaps- och föräldraledighet
• Partiell tjänstledighet
• Sjuksköterskefri
• Sjukdom hos barn och vårdnadshavare
• Utbildningsledighet
• Militärtjänstgöring
• Offentliga kontor
• Religiösa högtider

 

Social ledighet

Det är också vanligt att företag har så kallad friskvårdstimme.

Detta är kortare ledigheter (upp till 3 dagar) och regleras huvudsakligen av kollektivavtal eller interna avtal i företaget.

Det är också arbetsgivaren som avgör om de ska få betalt eller inte.

I handboken ska det framgå vilka typer av ledighet du kan ansöka om, hur många dagar det rör sig om och om de är betalda eller inte.

Exempel på välfärdsledighet kan vara:

• Flytta till ett nytt hem
• Ingå äktenskap
• Inskolning på dagis
• Blodgivning
• Session eller militärtjänstgöring

 

Uppsägning av anställning

Ett anställningsförhållande är ett avtalsförhållande, vilket innebär att avtalet kan sägas upp av olika skäl och på olika sätt. Antingen kan arbetsgivaren lämna in en uppsägning eller så kan arbetstagaren lämna in enuppsägning.

När en anställd själv säger upp sig krävs inte så mycket mer än att det sker skriftligen, men det finns ändå ett antal krav på exempelvis uppsägningstid och utbetalning av avgångsvederlag och liknande som bör finnas med i en personalhandbok.

Om en arbetsgivare avskedar en anställd är kraven betydligt strängare.

Bland annat måste uppsägningen vara sakligt grundad med hänsyn till arbetstagarens, arbetsgivarens eller organisationens förhållanden.

Den anställde kan också kräva förhandlingar och har rätt att vidta rättsliga åtgärder. Dessa krav och rättigheter bör skrivas in i en personalhandbok.

Att säga upp en anställd är mycket strängare än när en anställd lämnar in en avskedsansökan.

Både så att medarbetarna vet vad de kan göra, men också så att cheferna följer de riktlinjer och krav som ställs i lagen.

I händelse av uppsägning måste den anställde lämna dagen.

Detta kan endast ske om den anställde har gjort sig skyldig till grovt pliktbrott eller annat väsentligt brott mot anställningsavtalet.

Bortsett från att du inte har rätt att arbeta under uppsägningstiden gäller här samma krav på saklighet och formalia som vid en vanlig uppsägning.

 

Andra ämnen som också bör nämnas i medarbetarhandboken

De ämnen som du nu har läst ovan är de som vi anser är mest centrala för arbetsgivare, medarbetare och chefer, men det finns också ett antal andra ämnen som bör nämnas.

• Integritetspolicy
• Möjlig tariff
• Ersättningar till anställda
• Löner och andra ersättningar
• HMS (om du inte har en separat handbok för detta ämne)
• Allmänna riktlinjer, t.ex. vid användning av internet, sociala medier etc.
• Policyer avseende anställningsförhållandet (lediga tjänster, anställningsavtal, provanställning, sekretess etc.)

I samarbete med Virke levererar 4human en genomtänkt innehållsmall för en personalhandbok.