7 tips för bra medarbetaruppföljning i en digital värld

Så hur kan du som chef ge ett bra stöd till medarbetare som arbetar hemifrån?

7 tips på hur du kan hjälpa till att upprätthålla dialog, samhörighet och motivation.

1. Nå ut med information:

Se till att informationsflödet upprätthålls och att samma information når alla. Använd e-post, onlinemöten, Teams eller liknande.

2. Upprätthåll en kontinuerlig kontakt:

Se till att ha en dialog med medarbetarna även när det inte finns något rent praktiskt behov av det. Det är en bra idé att ha regelbundna 1-1-möten, även om det bara handlar om en kort och trevlig pratstund.

3. "Se" den anställde:

Vissa medarbetare är introverta, andra är extroverta och de flesta är en blandning av de två. Den typiskt introverta medarbetaren föredrar att arbeta i lugn och ro, utan att bli störd av kollegor i samma rum. Den extroverta medarbetaren tenderar att ha ett större behov av att ha kollegor omkring sig när han eller hon arbetar.

4. Se till att det hålls täta avrapporteringsmöten:

Tysta möten är en social och trevlig paus från skrivbordet och främjar fysisk aktivitet. Om det är möjligt, se till att vissa möten kan organiseras på detta sätt.

5. Initiera kaffechattar på Teams:

Av olika anledningar kan det vara svårt att träffas, men det är ändå möjligt att ha en bra dialog. Att träffas digitalt är ingen ersättning för att träffas fysiskt, men det är mycket bättre än ingen kontakt alls.

6. Kom ihåg dina medarbetare:

Kom ihåg vad du har lovat. Följ upp vad du har sagt och låt ingen känna sig "bortglömd". Märker du att vissa medarbetare försvinner från gemenskapen? Involvera dem.

7. Ha mer frekventa avdelnings-/team-möten:

Genom att öka frekvensen av avdelningsmöten där alla deltar kommer både chefer och medarbetare att ha regelbundna mötesplatser. Mötena ska vara korta och effektiva, inte mer än 30 minuter, och kan hållas 2-3 gånger i veckan eller dagligen om det är lämpligt. Detta resulterar i att alla i teamet kontinuerligt uppdateras och håller sig uppdaterade.

Om du ska genomföra uppföljningsmöten digitalt ska du komma ihåg att anteckna vad som diskuterades och när, särskilt om det finns punkter som du bör följa upp. Detta är viktigt för den fortsatta dialogen, inte minst när du har den årliga utvärderingen med dina medarbetare. Regelbundna klargöranden och avstämningar med medarbetarna gör den årliga sammanfattningen mycket enklare.

Medarbetaruppföljning är allt från det formella uppföljningssamtalet till den informella pratstunden i vardagen, som båda är lika viktiga. I dag kan du behöva genomföra det formella uppföljningssamtalet digitalt, något som många chefer har blivit duktiga på. Men det är lika viktigt att hålla kontakten med din medarbetare på ett informellt plan när ni inte längre kan träffas på kontoret. Avsätt tid varje vecka för att ha en informell pratstund med dina medarbetare.

Kom därför ihåg att uppföljning av medarbetare inte nödvändigtvis ska vara en akut åtgärd, utan en kontinuerlig eller återkommande åtgärd som du måste hitta utrymme för i en hektisk arbetsdag. Och om det finns behov av uppföljning i samband med sjukfrånvaro eller andra viktiga samtal ska detta dokumenteras.

Det finns inte ett svar som passar alla på hur man genomför en bra medarbetaruppföljning. För att göra det enklare för dig har vi tagit fram en mall för hur du genomför bra utvecklingssamtal och hur du genomför bra medarbetaruppföljning.