4 saker att tänka på när du digitaliserar ditt HR-arbete

Är du trött på att slösa bort dyrbara timmar på samma administrativa uppgifter varje dag? Vill du effektivisera rekryteringsprocessen för nya medarbetare? Över en natt har digitaliseringen av HR blivit viktigare än någonsin.

Sedan coronaviruset slog till mot vår vanligtvis hektiska vardag har8 av 10 norska företag faktisktblivit mer digitaliserade, enligt en undersökning.

Många företag har länge varit medvetna om vikten av att digitalisera HR-rutiner och arbete, men det är först sedan coronaviruset som vi har behövt anpassa oss. Många av oss arbetar fortfarande hemifrån, och teammöten och webbseminarier sker numera via digitala verktyg som Zoom eller Teams.

Digitalisering av HR

En ökning av antalet hemmakontor ställer också nya krav på tillgänglighet för medarbetarna och användarvänlighet när det gäller de olika digitala plattformarna. Som exempel kan nämnas att det idag ställs krav på attHR-systemet ska kunna integreras med andra system. HR-systemet kan då vara master för den resursdata som tillhör ett företags viktigaste information.

Så vad behöver du tänka på om du vill digitalisera ditt HR-arbete?

Se till att ditt företags behov kommer i första rummet

Det första du och din organisation behöver fundera på är vilka behov ni har. Fundera på vilka utmaningar ni står inför inom HR och vilka problem som kan lösas på kort sikt? Vad kan förenklas? Börja inte med stora projekt och omvälvningar till att börja med, utan fokusera på små steg i taget.

Det är inte ovanligt att de första förändringarna sker på en administrativ nivå. Det kan till exempel handla om att effektivisera dagliga rutiner som tidsregistrering och frånvaro, eller att hantera reseräkningar.

Var medveten om att många fortfarande arbetar med Excel och andra tunga och föråldrade lagringssystem dagligen. Genom att fokusera på dina affärsbehov blir det lättare att välja rätt HR-system för dig och din organisation.

Förenkla så mycket som möjligt

Det här är ett återkommande tema, men tanken är att försöka göra allt så automatiskt som möjligt. Försök att göra manuella rutiner till automatiska rutiner. Det kan också handla om administrativt arbete i form av registrering av timmar, kompetens eller frånvaro.

Tänk på att sedan den nya dataskyddsförordningen (GDPR) trädde i kraft har det blivit mycket svårare att hantera och organisera stora mängder HR-data i olika system och lösningar. Därför är det bäst att hålla allt så organiserat som möjligt. Kanske kan all information lagras på ett och samma ställe i form av molnlagring?

Det gör det lättare för dig som chef att uppfylla kraven på rätt att ta del av och hantera information om dina medarbetare, utan att hamna på fel sida om vad som är i gråzonen eller inte.

Tätare uppföljning av medarbetare

När de mindre förändringarna är genomförda får du ett större perspektiv på vad som kan förbättras och effektiviseras i din organisation. Låt oss till exempel säga att du nu har samlat mycket av företagets HR-information i ett modernt digitalt system, t.ex. via molnlagring. Kanske vill du nu göra samma sak med medarbetarsamtal eller rekryteringsprocesser? Därför är det nu viktigt att skapa en större plan. Denna plan bör inkludera mer strategiska processer inom HR, som onboarding, e-learning eller utvecklingssamtal. Med andra ord lösningar som kräver en tätare uppföljning av dig som chef.

Ett bra exempel på detta är anställningsprocessen för nya medarbetare. Många företag är angelägna om att rekrytera den rätta och bästa kandidaten på marknaden, men sedan hör man inte så mycket mer förrän den nya medarbetaren presenterar sig på kontoret första dagen.

En lika viktig uppgift är därför att ge nyanställda en bra och tät uppföljning direkt efter kontraktsskrivningen. En effektiv rekryteringsprocess kommer att säkerställa att nya medarbetare känner sig omhändertagna och 100% motiverade långt före sin första arbetsdag.

Få klarhet i vad ditt företag behöver

Det viktigaste för dig som chef är att klargöra vad som passar dig och din organisation bäst. Kom ihåg att det som fungerar bäst för andra organisationer inte nödvändigtvis fungerar för ditt företag.

Ett tips är därför att snabbt skaffa sig en överblick över vad som kan förenklas och effektiviseras. Om exempelvis frånvaroregistreringen tar upp en stor del av din arbetsdag och överblicken mestadels sker i Word, Excel, Notepad eller andra Office-dokument kan det vara en idé att titta närmare på moduler för frånvaro och personaluppföljning. Då slipper du oändliga mappar och får allt samlat på ett ställe.

För att hjälpa dig på vägen när det gäller att digitalisera HR har vi skapat vårt eget HR-quiz, där du kan ta reda på vilket HR-system du kan behöva i ditt företag. Naturligtvis kan du också kontakta oss för en gratis demo eller för en trevlig pratstund där vi ger dig personlig vägledning om vad ditt företag kan behöva.

Slutligen, kom ihåg att vara öppen för nya förändringar som kan inträffa på din arbetsplats när det gäller nya arbetssätt, eftersom detta kan göra att du väljer att använda en mer relevant och lämplig HR-lösning istället.