Digitalt HR-system för ett snabbt växande företag

Mjøs Metallvarefabrikk kan se tillbaka på 2018 som det resultatmässigt bästa året någonsin. Företaget har en lång tradition och en medveten strategi för att utnyttja ny teknik i sina produktionsprocesser. Med ökad tillväxt uppstod behovet av ett tekniskt verktyg (elektroniskt personalsystem) för att upprätthålla kontroll och systematik i personalprocessen. Speciellt vid uppföljning och kontroll av dokumentation. Det är också här som GDPR kommer in i bilden.

"GDPR var en katalysator för hela processen. "Vi hade identifierat behovet av ett elektroniskt HR-system, men nu insåg vi att det var rätt tid", säger Steinar. Han tillägger: "Genom att införa ett HR-system och sköta en stor del av dokumentationen via detta system, hjälper det oss att arbeta i enlighet med GDPR och den nya personuppgiftslagen.

Mjøs Metallvarefabrikk såg ett behov av ett verktyg för chefer och ett behov av att effektivisera manuella processer. Mjøs såg att medarbetarportalen kunde användas för att ge medarbetarna större möjligheter till delaktighet genom ansvar för att skicka digitala semesteransökningar och självrapportering, kontroll och ägande av sin egen frånvaro, men också enklare tillgång till information genom den digitala personalhandboken.

"Vi såg en möjlighet att effektivisera en del av de uppgifter som tidigare var av mer manuell karaktär för chefer och HR-chefer."

Mjøs hittade 4human HRM genom en sökning på nätet och de inkluderade flera andra leverantörer i kartläggningen av förprojektet. De analyserade för- och nackdelar med alla system och jämförde dem med sin kravspecifikation för ett elektroniskt HR-system och de behov som de ville täcka.

"4human HRM fick inte toppbetyg för design, men vad är viktigast... Det är att saker och ting fungerar. Att lösningen är bra och har bevisad funktionalitet. Användarvänlighet, det är det som är viktigt."

Steinar säger: "Några av 4humans konkurrenter satsar stort på chatbottar och AI. Detta är utan tvekan ett viktigt fokusområde framöver, men vi var tvungna att titta på vad ni levererar idag och hur ni skulle kunna tillgodose våra behov med nuvarande funktionalitet. Han reflekterar vidare: "För oss verkade den verkliga nyttan idag vara något begränsad, åtminstone som vi analyserade det, med tanke på vår verksamhet och storlek.

Steinar säger: "Som enda leverantör kunde 4human leverera inom alla områden utifrån vår kravspecifikation. De andra konkurrerande leverantörerna som deltog i slutomgången kunde leverera i stort sett samma funktionalitet, men inte allt som en integrerad del av systemet. Till exempel när det gällde tidsregistrering. Detta var viktigt för oss.

Steinar reflekterar över slutsatsen av att välja 4human "4human var konkurrenskraftiga på pris, kunde leverera inom alla områden och var allmänt bra. Det blev så småningom ganska tydligt att om vi skulle kunna realisera effektivitetsvinsterna behövde vi ett HR-system som kunde hantera alla processer som en integrerad del av lösningen, men med ett API till vårt MPS-system."

"Vi måste ha en strategi för att implementera de olika modulerna och använda dem på ett bra sätt så att vi kan dra nytta av samspelet mellan dem."

Mjøs Metallvarefabrikk har anställda som arbetar skift och stämplar in och ut från jobb i MPS-systemet. Operatörerna registrerar sig i detta system varje dag när produktionen startar och då hittade 4human en lösning som klockar in medarbetaren i tidsregistreringsmodulen i 4human HRM samtidigt som registreringen i MPS-systemet. Det innebär att medarbetaren inte behöver logga in på flera plattformar utan kan använda det system som de redan är bekanta med.

Det finns flera medarbetare som inte använder MPS-systemet direkt vid arbetsstart. För dessa är planen att de ska logga in i 4human HRM via en surfplatta vid in- och utgångarna till de olika produktionsbyggnaderna. Via medarbetarportalen i 4human HRM kommer sedan samtliga medarbetare att få tillgång till sitt timkonto för att bland annat kunna se flextid när tids- och planeringsmodulerna är fullt implementerade.

För Steinar är det viktigt att chefer uppfattar systemet som ett hjälpmedel i en travel vardagsarbetet och som kommer att göra deras uppgifter enklare och snabbare än tidigare. Steinar flinar lite när han säger: ”Det kan alltid vara utmanande att implementera nya system, men vi är bra på det. Vi har 154 års erfarenhet. Det ligger i vårt DNA.” Han är övertygad om att när medarbetarna lär sig att använda verktyget på ett bra sätt, kommer de att uppleva det som ett användbart verktyg. Bra introduktion, grundlig utbildning och en realistisk implementeringstakt är avgörande för att uppnå detta.

"Att införa nya system kan alltid vara en utmaning, men vi är bra på det. Vi har 154 års erfarenhet. Det ligger i vårt DNA."

Lika viktigt är det för Steinar att ge medarbetarna en tätare uppföljning i vardagen, så att de känner sig bättre omhändertagna genom en god kommunikation med sin närmaste chef och att informationen blir mer lättillgänglig för varje medarbetare genom medarbetarportalen. Steinar säger: "Vi har haft några rundor med medarbetarna och utbildat dem i hur de ska använda medarbetarportalen. Jag får fortfarande en del förfrågningar från medarbetare som undrar var de ska registrera frånvaro och vilka frånvarokoder de ska använda. Detta är bara positivt! Jag vill vara tillgänglig. Jag tror att en bra organisation och ett successivt genomförande är nyckeln.

Ett av Steinars fokusområden är medarbetarsamtal och han tror att både chefer och medarbetare kommer att uppleva att medarbetarsamtalsmodulen i 4human HRM kan förenkla hela processen med att genomföra medarbetarsamtal. Steinar säger också att medarbetarsamtal är ett område där det råder delade meningar. Så även på Mjøs, liksom på många andra företag. För att citera Rune Semundseth från användardagarna i september - "Även om upplevelsen av medarbetarsamtalet har varit dålig betyder det inte att det är något fel på själva medarbetarsamtalet som verktyg." Administration, uppföljning och dokumentation av medarbetarsamtal blir nu enklare tack vare funktionaliteten i 4human HRM. Det frigör kapacitet för cheferna att fokusera på själva medarbetarsamtalet.

Steinar fokuserar nu på att förenkla och utveckla mallen för samtalen, säger han: "Vi har gjort vissa förändringar av vad som ska ingå i ett samtal. Istället fokuserar vi på att medarbetarna i större utsträckning själva ska få bestämma vad samtalet ska innehålla. Vi fokuserar också på implementeringen och att se till att den genomförs när den ska - och att vi ökar frekvensen av möten mellan medarbetare och närmaste chef, gärna med kortare utvecklingssamtal som komplement till det årliga medarbetarsamtalet.

"Vi kommer att göra utvärderingar efter varje omgång och se om det finns något vi behöver göra annorlunda nästa gång, till exempel innehållet i samtalet."

Steinar vill se andra långsiktiga fördelar med det elektroniska HR-systemet, fördelar som kanske inte är lika uppenbara. Det kan handla om minskad sjukfrånvaro och förbättrad trivsel och ork på jobbet, bland annat genom chefsnärvaro och bättre uppföljning. - Detta är viktiga faktorer för en hälsofrämjande och stimulerande arbetsplats.

Det är spännande tider som väntar för Mjøs Metallvarefabrikk och det ska bli roligt att följa er under många år framöver!