11 kroków, które pomogą Ci wybrać odpowiedni system jakości

Inwestycja w system jakości może szybko stać się rozległym procesem. Wyobraź sobie na przykład, że kupujesz swój wymarzony dom. Ostatecznie decydujesz się także na wprowadzenie innych aktualizacji i zmian. Podobnie jest z systemem jakości.

Zarządzanie staje się przede wszystkim istotne w zaangażowaniu w taki proces od A do Z. To ważne, żeby człowiek nie siedział sam i samodzielnie nie podejmował decyzji, w które powinna być zaangażowana grupa kierownicza.

Niektórzy nazwaliby to systemem zarządzania i dlatego rola lidera staje się ważna przed nabyciem systemu jakości.

Aby pomóc Tobie i Twojej firmie, podajemy 11 wskazówek, od których możesz zacząć przy wyborze systemu jakości.

Ważne są powiadomienia o audytach, obsłudze incydentów lub innych zadaniach. Konfiguracja ta powinna być łatwa dla superużytkownika i powinna umożliwiać zmianę po wysłaniu odpowiedniej ilości informacji.

Dobra funkcjonalność daje prosty przegląd własnych zadań, dokumentów, obowiązków i ulubionych wyszukiwań. Rozwiązanie musi być łatwe w konfiguracji i, co ważne, umożliwiać śledzenie zmian zachodzących w organizacji.

Najpierw wybierasz moduły według własnych potrzeb. Zaleca się rozbudowę modułów, gdy system jakości będzie już gotowy i będzie działał prawidłowo.

Dlatego wybierz 3-4 moduły, które są ważne, takie jak: Zarządzanie dokumentami , Zarządzanie odchyleniami , Zarządzanie ryzykiem i cyfrowe listy kontrolne.

W następnej rundzie można wdrożyć Koło Roczne, Mapowanie Kompetencji lub Konserwację . Należy uważać, aby nie postępować zbyt szybko w zakresie szkolenia pracowników.

Większość firm myśli o procesach w swojej organizacji. System jakości powinien posiadać dobrą wizualną mapę procesu, po której można łatwo przejść do innych podprocesów.

Mapa procesów jest podzielona na procesy zarządzania, które są dokumentami zarządzającymi firmą, które mówią o strukturze organizacji, zgodnie z jakimi politykami zarządza się oraz o celach i strategiach firmy.

Procesy wsparcia to dokumenty wspierające realizację procesów zarządczych i łańcucha wartości firmy. Przykładami tego są procesy zamówień, procesy zatrudnienia lub ICT. Łańcuch wartości to proces tworzenia wartości w firmie. Często jest to konfigurowane za pomocą strzałek procesu, aby wizualizować proces od otrzymania surowców do dostawy gotowego produktu do klienta.

Coraz więcej osób zgłasza zapotrzebowanie na integrację z innymi systemami przedmiotowymi. W tym celu system jakości powinien mieć dobrą funkcjonalność. Przed spotkaniem z dostawcą zaplanuj to dobrze ze swoim działem IT.

Uzyskaj przegląd tego, co jest potrzebne i możesz dołączyć specyfikację wymagań, aby dostawca mógł przedstawić dokładną ofertę cenową. To samo tyczy się zmian systemowych, które trzeba dostosować do Twojej firmy.

Teraz musimy wybrać dostawcę i podpisać umowę serwisową. Tutaj ważne jest, aby przeczytać uważnie.

Zobacz, co obejmuje poszczególne ceny.

Pytania, które musisz sobie zadać, to: Co jest wliczone w roczny koszt operacyjny? Jak wygląda dostęp do wsparcia? Jak długi jest czas reakcji na wsparcie? Jaki jest okres wypowiedzenia? Własność danych i eksport danych po rozwiązaniu umowy? Czas sprawności i czas reakcji? Kopia zapasowa danych?

Uzyskaj umowę dotyczącą przetwarzania danych. Jest to wymagane w związku z RODO i prywatnością. Uzyskaj wgląd w to, które dane są chronione i w jaki sposób dostawca je przetwarza.

Wdrożenie i szkolenie to przedostatni etap procesu. Zorganizuj spotkanie wstępne, na którym zostanie to dobrze zaplanowane i przedstawione na schemacie.

Postaw sobie za cel pełne wdrożenie rozwiązania i po wdrożeniu poproś o test akceptacyjny. Dostawca musi także być w stanie wykazać plan szkolenia i jego realizację.

Wybierając system, w którym superużytkownik tworzy system i ustawienia (nawet po przeszkoleniu wspólnie z dostawcą), będzie w stanie zapewnić oszczędność kosztów wdrożenia.

Pamiętaj, że najczęściej to nie samo zbudowanie systemu wymaga czasu, ale praca na froncie mapowania procesów w firmie. Zrób to wspólnie z doradcą u dostawcy.