11 steg som hjälper dig att välja rätt kvalitetssystem

Att investera i ett kvalitetssystem kan snabbt bli en omfattande process. Föreställ dig till exempel att du köper ditt drömhus. Så småningom väljer du även att göra andra uppdateringar och ändringar. Det är på samma sätt med ett kvalitetssystem.

Ledningen blir i första hand viktig i engagemanget i en sådan process från A till Ö. Detta är viktigt för att en person inte ska sitta ensam och fatta beslut på egen hand, beslut som en ledningsgrupp ska vara med i.

Vissa skulle kalla detta ett ledningssystem, och därför blir ledarrollen viktig inför anskaffandet av ett kvalitetssystem.

För att hjälpa dig och ditt företag ger vi dig 11 tips för att komma igång när du ska välja kvalitetssystem.

Aviseringar för revisioner, incidenthantering eller andra uppgifter är viktiga. Att ställa in detta ska vara enkelt för en superanvändare och bör kunna ändras efter att mängden information har skickats ut.

Bra funktionalitet ger dig en enkel överblick över dina egna uppgifter, dokument, ansvar och favoritsökningar. Det ska vara enkelt att sätta upp lösningen och inte minst kunna följa organisationens förändringar på vägen.

Du väljer först moduler efter dina egna behov. Det rekommenderas att du utökar modulerna när kvalitetssystemet väl är igång.

Välj därför 3-4 moduler som är viktiga såsom: Dokumenthantering , Avvikelsehantering , Riskhantering och digitala checklistor.

I nästa omgång kan ett årshjul, kompetenskartläggning eller underhåll sättas på plats. Var noga med att inte gå för snabbt fram när det gäller utbildning av de anställda.

De flesta företag tänker på processer i sin organisation. Kvalitetssystemet bör ha en bra visuell processkarta som lätt kan navigeras till andra delprocesser.

En processkarta är indelad i ledningsprocesser som är företagets styrdokument som berättar hur organisationen är uppbyggd, vilka policyer som styrs av och företagets mål och strategier.

Stödprocesser är stödjande dokument för genomförandet av företagets ledningsprocesser och värdekedja. Exempel på detta är upphandlingsprocesser, anställningsprocesser eller IKT. Värdekedjan är processen för att skapa värde i företaget. Detta sätts ofta upp med processpilar för att visualisera en process från mottagandet av råvaror till leverans av den färdiga produkten till kund.

Allt fler efterfrågar integrationer med andra ämnessystem. Ett kvalitetssystem bör ha god funktionalitet för detta. Kartlägg detta väl med din IT-avdelning inför ett möte med en leverantör.

Få en överblick över vad som behövs, och bifoga gärna en kravspecifikation så att leverantören kan komma med ett exakt priserbjudande. Detsamma gäller även för systemförändringar som måste anpassas till ditt företag.

Nu ska vi välja leverantör, och serviceavtalet ska skrivas på. Här gäller det att läsa noga.

Få en överblick över vad som ingår i de olika priserna.

Frågor du måste ställa dig är: Vad ingår i den årliga driftskostnaden? Hur är tillgången till support? Hur lång är svarstiden för support? Vad är uppsägningstiden? Äganderätt till data och export av data efter uppsägning av avtalet? Drifttid och svarstider? Säkerhetskopiering av data?

Skaffa ett databehandlaravtal. Detta krävs i förhållande till GDPR och integritet. Få en inblick i vilken data som är skyddad och hur leverantören behandlar den.

Implementering och utbildning är det näst sista steget i processen. Ha ett förmöte där detta är välplanerat och uppställt i ett diagram.

Sätt upp ett mål för att få lösningen fullt implementerad, och be gärna om ett acceptanstest efter implementeringen. Leverantören ska även kunna visa upp en utbildningsplan och genomförande av utbildningen.

Genom att välja ett system där superanvändaren bygger upp system och inställningar kommer (även efter utbildning tillsammans med leverantören) att kunna ge en besparing i kostnader för implementering.

Kom ihåg att det oftast inte är själva uppbyggnaden av systemet som tar tid, utan arbetet i fronten med att kartlägga processerna i företaget. Gör detta tillsammans med en rådgivare hos leverantören.