11 steg som hjelper deg med å velge riktig kvalitetssystem

Å investere i et kvalitetssystem kan fort bli en omfattende prosess. Se for deg for eksempel at du kjøper deg din drømmebolig. Etter hvert velger du også å gjøre andre oppdateringer og endringer. På samme måte er det med et kvalitetssystem.

Ledelsen blir først og fremst viktig i involveringen i en slik prosess fra A til Å. Dette er viktig slik at en person ikke sitter alene og tar avgjørelser på egenhånd, avgjørelser som en ledergruppe bør involveres i.

Noen vil kalle dette et ledelsessystem, og derfor blir lederrollen viktig i forkant av anskaffelsen av et kvalitetssystem.

For å hjelpe deg og din virksomhet, gir vi deg 11 tips som dytter deg i gang når du skal velge kvalitetssystem.

Varsler for revisjon, hendelsesbehandling eller andre gjøremål er viktig. Oppsett av dette bør være enkelt for en superbruker, og bør kunne endres etter informasjonsmengden blir sent ut.

God funksjonalitet gir deg en enkel oversikt over dine egne oppgaver, dokumenter, ansvar og favoritt søk. Det skal være enkelt å sette opp løsningen og ikke minst kunne følge etter organisasjonens endringer underveis.

Moduler velger du først etter eget behov. Det anbefales at du utvider modulene når kvalitetssystemet først er oppe og fungerer godt.

Velg deg derfor ut 3-4 moduler som er viktige som for eksempel: Dokumenthåndtering, Avviksbehandling, Risikostyring, og digitale sjekklister.

I neste omgang vil et Årshjul, Kompetansakartlegging eller Vedlikehold kunne komme på plass. Vær oppmerksom på å ikke gå for fort frem med tanke på opplæring av de ansatte.

De fleste bedrifter tenker på prosesser i sin organisasjon. Kvalitetssystemet bør ha et godt visuelt prosesskart som lett kan navigeres i til andre underprosesser.

Et prosesskart deles opp i ledelsesprosesser, som er selskapets styrende dokumenter som forteller hvordan organisasjonen er bygget opp, og hvilke policyer man styrer etter og selskapets mål og strategier.

Støtteprosesser er hjelpende dokumenter for utførelse av selskapets ledelsesprosesser og verdikjede. Eksempel på dette er innkjøpsprosesser, ansettelsesprosesser eller IKT. Verdikjeden er prosessen for å skape verdi i selskapet. Dette er gjerne satt opp med prosesspiler for å visualisere et forløp fra mottak av råvarer til levering av ferdig produkt til kunde.

Flere og flere etterspør integrasjoner mot andre fagsystemer. Et kvalitetssystem bør ha god funksjonalitet for dette. Kartlegg dette godt med din IT-avdeling i forkant av et møte med en leverandør.

Få oversikt over hva som er behovet, og legg gjerne med en kravspesifikasjon slik at leverandøren kan komme med et eksakt pristilbud. Det samme gjelder også systemendringer som skal tilpasses deres selskap.

Nå skal vi velge leverandør, og tjenesteavtalen skal signeres. Her er det viktig å lese nøye igjennom.

Få oversikt over hva som er inkludert i de forskjellige prisene.

Spørsmål du må stille deg er: Hva inngår i den årlige driftskostnaden? Hvordan er tilgangen til support? Hvor lang er svartiden til support? Hva er oppsigelsestiden? Eierskap til data og eksport av data etter oppsigelse av avtalen? Oppetider og responstider? Back up av data?

Få en Databehandleravtale. Dette er pålagt i forhold til GDPR og personvern. Få innblikk i hvilke data som er beskyttet og hvordan leverandøren behandler denne.

Implementering og opplæring er nest siste steg i prosessen. Ta et formøte hvor dette blir godt planlagt og satt opp i et diagram.

Sett et mål for å få løsningen ferdig implementert, og be gjerne om en akseptansetest i etterkant av implementeringen. Leverandøren skal også kunne vise frem en opplæringsplan og gjennomføring av opplæringen.

Ved å velge et system hvor superbruker bygger opp systemet og innstillinger, (selv etter en opplæring sammen med leverandør) vil kunne gi en besparelse i kostnader for implementering.

Husk at oftest er det ikke selve oppbyggingen av systemet som tar tid, men jobben i forkant med å kartlegge prosessene i selskapet. Gjør dette sammen med en rådgiver hos leverandøren.