Sykefraværsoppfølging

Følg opp syke ansatte effektivt

4human HRM har jobbet med sykefraværsoppfølging siden 2007. Vår målrettede fokus er å gi ledere, HR og ansatte et intuitivt verktøy for å forenkle og effektivisere denne oppfølgingen. Parallelt med fokus på sykefraværsoppfølging har det hele veien vært viktig å kunne integrere fravær med kundens lønnssystem samt eventuelle fravær/time og plansystemer hos kunden for å ivareta totaliteten av transaksjonsløpet.

Last ned guide om 7 ting som bremser ned virksomheten din ved manglende sykefraværsoppfølging, og forstå hvordan du kan håndtere utfordringene som følger med. Hør gjerne også podcasten som gir innsikt i hvordan vår kunde, Pipelife fokuserer på å redusere langtidssykefraværet.

Guide: 7 ting som effektiviserer virksomheten din med sykefraværsoppfølging

Last ned

Hvorfor bruke 4humans sykefraværsoppfølging?

2007: 4human HRM leverte i 2007 til Gilde og Prior (Nortura) Norges første sykefraværsoppfølging modul, tett integrert med lønn og time/fraværssystemet
2011: 4human HRM var først ute i 2011 når en skulle sende inn 9 ukers rapporten direkte til NAV
2014: 4human HRM var først ute med å sende oppfølgingsplaner rett til NAV
2014: 4human HRM var først ute når en skulle sende oppfølgingsplanene elektronisk og direkte til fastlegen via Altinn
2018: 4human HRM var første ute når det gjelder å motta digitale sykemeldinger rett inn HR systemet

Kombiner med tjenesten 4human Helse som er Helsetelefonen i samarbeid med Volvat. Les mer her.

Sykefraværsoppfølging i 4human HRM gir lederne og HR en meget god støtte for å kunne følge opp den ansatte som er sykemeldte:

Med visuelle fraværskalendere
Mønsterbaserte varslingsprosesser
Intuitive støtteprosesser
Gode hjelpeveiledninger og tekster

Dette gjør at jobben til leder og HR mye enklere. Samtidig sørger verktøyet for at de ansatte blir fulgt opp på en god og korrekt måte.

I dag blir over 300.000 ansatte i norske virksomheter fulgt opp av sykefraværsmodulen i 4human HRM, og de aller fleste av våre kunder har fått en reduksjon av sykefraværet med 1% poeng eller mer, etter at de tok i bruk løsningen i løpet av første driftsår. Vi har kunder med 80 ansatte som har redusert korttidsfraværet med 5% poeng og spart mer enn 2 millioner i løpet av de første 6 månedene, til bedrifter med 7.000 ansatte som har spart flere 10-talls millioner. ROI tallene er basert på kundenes egne beregninger.

Viktige funksjoner med 4humans sykefraværsoppfølging og oppfølging av den sykemeldte i praksis

Viktige funksjoner i 4humans sykefraværsoppfølging er at systemet er integrert med kundens eksisterende systemer som lønn- og tid & plansystemer. 4human HRM gir lederne er en god oversikt på hvilke ansatte som bør følges opp basert på fraværsinputen, som enten er integrert med time/lønn systemet eller registrert direkte i 4human HRM.

Leder har oversikt over fraværsmønsteret i en visuell fraværskalender. Systemet varsler lederen hva en skal gjøre, basert på standard oppfølgingsregler som er satt eller egendefinerte regler på hvordan virksomheten skal følge opp den ansatte.

Lederen vil få gode varslinger og veiledningstekster på «hva gjør jeg nå?»
Innkalling til sykefraværsoppfølgingssamtaler rett fra systemet til e-post kalenderen til den ansatte
Oppfølgingsmøtet dokumenteres og loggføres i løsningen
Oppfølgingsmøte sendes til fastlegen og rett fra systemet via Altinn og til Elektroniske pasientjournalsystemet (EPJ)
Oppfølgingsmøter dokumenteres og loggføres, og sendes direkte til NAV og EPJ
Systemet følger opp alle «stopp» punkter som er viktig i sykefraværsoppfølgingsløpet
Systemet varsler om aktivitetsplikten den ansatte har ved 8 ukers tidspunktet
Systemet følger opp helt til sykefraværsoppfølgingen er avsluttet eller løst
Ansatte kan bekrefte/signere innholdet i oppfølgingsplanene digitalt
Meget gode rapporter og statistikker i løsningen

Hva er sykefraværsoppfølging?

Det er fort gjort å bli syk, og dette gjelder selvsagt også dine ansatte. Arbeidsgiver har hovedansvaret for å gjøre tilpasninger og følge opp den ansatte, og skal legge til rette for at den ansatte kommer raskt tilbake i arbeid. Derfor er det viktig at arbeidsgiver har en tett kontakt og dialog med den sykemeldte.

Sykefraværsoppfølging digitalt

All sykefraværsoppfølging håndteres i 4human HRM. Alle sykemeldinger kan mottas direkte fra NAV/Altinn og rett inn i 4human HRM. Alle oppfølgingsplaner gjennomføres i systemet, slik at en har oversikt over all dialog i løsningen. Alle oppfølgingsplaner med full historikk kan da sendes til Fastlege og NAV – digitalt.

Krav til sykefraværsoppfølging

Arbeidsgiver er ansvarlig for å følge opp den ansatte når den ansatte er syk og sykemeldt.

Systemet kan konfigureres til å følge opp alt fravær og mønster av fravær f.eks. hyppighet av fravær, systemet vil da varsle leder slik at en kan jobbe forebyggende.

1-16 dagers fravær

Oppfølging av fravær fra dag 1 til 16, med aktivitetsplaner og dokumentasjon av prosessen

4 ukers oppfølging

Oppfølging og dokumentasjon av fraværsoppfølgingssamtale etter 4 uker, planen skal sendes fastlegen. Hensikten med denne er å se på Status – Tiltak og fremdrift av saken, denne samtalen skal sendes til Legen for å se på muligheter for å få den ansatte raskere tilbake til jobb

7 ukers oppfølging (Dialogmøte 1)

Senest innen 7 uker skal arbeidsgiver innkalle den sykemeldte arbeidstaker til dialogmøte. Målet er å snakke sammen om hva som skal til for å hindre at sykefraværet blir unødvendig langvarig. Man skal blant annet se på hvilke muligheter og begrensninger arbeidstakeren har. Under dialogmøte vil også oppfølgingsplanen oppdateres. Det er i utgangspunktet arbeidsgiver og arbeidstaker som skal være til stede på dette møtet, men andre aktører kan kalles inn dersom det er hensiktsmessig (f.eks. bedriftshelsetjenesten, sykemelder eller NAV). Det skal også avklares om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen

8 Uker

Sjekke om aktivitetsplikten til den ansatte er overholdt. Dvs at den ansatte må også være villig til å tilpasses seg/se på muligheter for å komme tilbake til jobb.

9-25 uker

Neste stopp er i utgangspunktet ikke før etter 26 uker. Fra ett HR-perspektiv så er dette veldig lenge til ett lovpålagt krav om oppfølging. I 4human HRM har vi lagt inn en standard at systemet skal oppfordre lederen/HR til å snakke med den ansatte hver mnd. De samtalene kan da loggføres i systemet.

26 Uker – Dialogmøte 2

Samtale Innen 6 måneder skal NAV innkalle arbeidstakeren til det andre dialogmøtet. NAV-kontoret skal innkalle arbeidstaker og arbeidsgiver til et andre dialogmøte. Begge parter har møteplikt og det skal vurderes arbeidsrettede tiltak. Det er mulig å gjennomføre møte på et tidligere tidspunkt hvis en av partene ønsker det.

27-52 uker

Systemet fortsetter å varsle oppfølgingsmøter hver 4 uke (kan parameterstyres)

Dialogmøte 3

Ny vurdering av den sykemeldte

Senest innen ett år, som er maksimal tid for sykepenger, skal NAV-kontoret på ny vurdere rettigheter og behov for arbeidsrettede tiltak. Dersom det er tydelig at den sykemeldte ikke kan komme tilbake til arbeidsplassen, kan man etter ett år vurdere saklighet for oppsigelse. Arbeidsmiljølovens bestemmelse om oppsigelsesvern ved sykdom gjelder de første 12 månedene. S

Saklige oppsigelse kan altså vurderes, men det vil ofte ikke være grunnlag for det. Det er kun i de tilfeller hvor det er helt klart at arbeidstaker ikke kan komme tilbake i jobb at oppsigelse umiddelbart etter verneperiodens utløp vil anses saklig.

Sykefraværsoppfølging integreres med Altinn, NAV og lege

4human HRM er integrert med Altinn, NAV og Fastlege. 4human HRM benytter seg av Virksomhetssertifikat fra Buypass for mottak og innsending av digitale sykemeldinger til/fra fastlege/NAV.

Fordeler med god oppfølging av den sykemeldte

Ingen ønsker i utgangspunktet å være syk, men når først den ansatte er syk, så er det viktig at arbeidsgiver kartlegger om den sykdommen er forårsaket forhold på arbeidsplassen. Derfor har også arbeidsgiver ett oppfølgingsansvar at den sykemeldte Samtidig er det viktig å avdekke mindre fravær på en ansatt over en periode slik at dette kan danne grunnlaget for en kartlegging og dokumentasjon

Vi har eksempler på ansatte hos våre kunder, som har hatt små fravær over en periode på for eksempel en periode på 6 måneder pga migrene så har systemet varslet leder om «hyppig» fravær til leder. Dette har i enkelt tilfeller ført til at den ansatte har fått vedtak på at migrene er en kronisk sykdom, som igjen betyr at NAV betaler korttidsfraværet på den ansatte.

Før arbeidstaker blir syk og får sykemelding, er det viktig at du setter opp rutiner for å håndtere sykefravær.

Hvordan skal den ansatte følges opp?

Her er det viktig at du informerer ansatte om prosessen, og hva de bør vite dersom de skulle de bli utsatt for sykdom. Det er viktig at du tilrettelegger så mye som mulig for dine medarbeidere, skulle noen av dem bli syke.

Gjennomfør en samtale med hver enkelt av dine ansatte, og kartlegg punktene på forhånd. Er arbeidstaker i stand til å arbeide 50%? Er det mulig med alternative arbeidsoppgaver? Er det mulig med redusert arbeidstid? Kan arbeidstaker benytte seg av hjemmekontor?

Når disse punktene er gjennomgått blir det enklere å ta stilling til hva man kan gjøre, skulle en av dine ansatte bli syk. Det tas selvsagt forbehold mellom hver enkel ansattes situasjon.

Vår sykefraværsmodul gir:

Dokumentasjon av hyppige fravær for videre dialog med lege / NAV for vurdering av kronisk sykdom
Danner grunnlag for rutiner ved sykefravær og muligheter for tilrettelegging
Hvordan skal den ansatte følges opp?
Restarbeidsevne – redusert arbeidstid
Kartlegge alternative arbeidsoppgaver
Benytte hjemmekontor
Gir muligheter for dokumentasjon og varslinger og gjennom dette danner grunnlag for tett og god oppfølging