Personaloppfølging

Oversiktlig personaloppfølging med 4human

En viktig del av en leders rolle er å følge opp de ansatte på en strukturert måte. Det handler om å tilrettelegge for at den ansatte skal kunne yte sitt beste og derigjennom bidra til selskapets utvikling på en optimal måte.

Personaloppfølging er et samlingsbegrep for forskjellige typer av oppfølging av den ansatte: f.eks. medarbeider- og utviklingssamtaler, sykefravær, personalsaker, feriesøknader, onboarding-, offboarding og læringsprogram, kompetanseutvikling og karriereplanlegging.

4Human-hrm-mobile-app

Hvorfor bruke 4humans personaloppfølging?

I den digitale hverdagen er det viktig at du som leder bidrar til å skape og opprettholde trivsel, motivasjon og produktivitet. Jobbhverdagen har endret seg for mange av oss og vi ser et skifte i en retning mot mer flytende arbeidstider, mindre skille mellom hjem og arbeid og økt digitalisering i måten vi jobber på. Stadig flere benytter seg av elektronisk kommunikasjon i møtevirksomheten og flere jobber mer hjemmefra.

Dette kan medføre mindre kontakt mellom kolleger og det kan være at du ser medarbeiderne dine mindre enn du vanligvis gjør. Man treffes rett og slett mindre enn man har gjort tidligere, dette kan gjøre at det blir vanskelig å opprettholde et godt samhold.

Enkelte medarbeidere er mest introverte, andre er mest ekstroverte, mens alle er en blanding av dette. Det eneste som er sikkert, er at vi alle er ulike og derfor har vi også ulike måter å takle en endret jobbhverdag på. Som leder må du se disse forskjellene og bidra til at alle blir inkludert i et samhold, og jobbe for at ingen faller utenfor.

Mange medarbeidere har behov for den spontane praten i kaffekroken. De savner det uformelle «praten» på en typisk mandagsmorgen etter en mer eller mindre begivenhetsrik helg.

Her er noen tips til hvordan du kan bidra til å opprettholde dialog, samvær og motivasjon:

  • Informasjon: Sørg for at informasjonsflyten opprettholdes og at samme informasjon når alle Bruk e-post, nettmøter, Teams eller lignende
  • Jevn kontakt: Sørg for å ha dialog med medarbeidere også når det ikke er rent praktiske behov for det. Det er lurt å ha regelmessige 1-1 møter, om det så bare er for en kort, hyggelig prat
  • Involver: Merker du at noen forsvinner litt fra felleskapet? Involver dem
  • Ruslemøter/Kaffeprat på Teams: Av ulike årsaker kan det være vanskelig å treffes, men det går like fullt an å ha en god dialog. Å samles digitalt, er ingen erstatning for å treffes fysisk, men er langt bedre enn ingen kontakt
  • Husk på medarbeiderne dine: Husk hva du har lovet. Følg opp det du har sagt og ikke la noen føle seg «glemt»

Husk å notere deg hva man diskuterte når, spesielt hvis det er punkter du bør følge opp. Dette er viktig for videre dialog, spesielt når du avholder den årlige evalueringen med medarbeideren. Regelmessige avklaringer og avstemminger med medarbeiderne gjør den årlige oppsummeringen mye enklere.

For at medarbeiderne skal kunne vokse i bedriften må rammeverket ligge til rette. For lederen så handler det om å løfte andre til å bli bedre i sin rolle. Det er derfor viktig at man følger opp løpende gjennom hele livsløpet til den ansatte: fra onboarding til offboarding.

Med 4human HRM sikrer bedriften å ha gjennomgående god og profesjonell oppfølging av alle nyansatte (onboarding). Dette forbedrer arbeidsmiljøet, øker lojalitet, reduserer turnover og skaper en unik kultur for din bedrift. Den nyansatte vil bli raskere operativ og mer effektiv fra første dag.

I 4human HRM kan selskapet sette opp skreddersydde pre- og onboardingsprogram som inkluderer læring, oppfølgings– og prøvetidssamtaler og løpende oppfølging av den nyansatte. I 4human har lederen full oversikt over den ansattes progresjon og kan løpende følge opp den ansatte basert på aktuell status.

Under et pågående arbeidsforhold så er det viktig at den ansatte blir fulgt opp løpende. Forskning viser at tett oppfølging av sykemeldte reduserer lengden på sykefraværet og derfor reduserer kostnaden for sykefravær. I 4human HRM kan systemeier/leder/HR selv velge hvilken varslingsstrategi som er ønskelig å sette opp. Både når det gjelder innhold av tekst, mottakere og hyppighet av varslingene (e.l.). Andre typer av oppfølging under et pågående arbeidsforhold er å godkjenne/avslå ferie- og permisjonssøknader, avholde forskjellige typer av samtaler med den ansatte (f.eks. medarbeidersamtale og utviklingssamtaler). Den løpende oppfølgingen kan også bestå av å følge opp kompetanse og læring.

Det at medarbeidere slutter er estimert til å koste det dobbelte av en medarbeiders årslønn, og turnover kan smitte over på kolleger. Det er derfor viktig at man har en ryddig offboardingsprosess med gjensidig dialog mellom arbeidsgiver og den som skal slutte. Dagens generasjon er også mer mobil og mange kan tenke seg å komme tilbake til en tidligere arbeidsgiver hvis de har et godt inntrykk av selskapet.

Viktige funksjoner med 4humans personaloppfølging

Via systemets dashboard kan ledere få oversikt over hvilke oppgaver som er utført eller gjenstår å gjøre. Alle ansatte kan se sine egne oppgaver og ledere kan se oppgaver som har blitt tildelt andre. En leder kan følge opp programmer (f.eks. pre-, onboardings, offboardings- og læringsprogrammer) som er tildelt ansatte. I samtalemodulen kan en leder få en oversikt over samtaler lederen er ansvarlig for. Lederen inviterer den ansatte til en samtale via systemet og velger, hvis ønskelig, en samtale mal som ligger til grunn for samtalen. Den ansatte, og lederen, forbereder seg begge til samtalen gjennom å gå igjennom samtalemalen. Når samtalen er avholdt kan man bli enige om ev. oppgaver som da registreres og følges opp via systemet. En Lederhåndbok er et godt verktøy for bedriften for å strukturere og systematisere personaloppfølgingen. Lederhåndboken kan tilpasses til den enkelte virksomhets ledelses- og bedriftskultur og ivaretar hvordan selskapet tenker at god ledelse og lederskap utøves i virksomheten.

Få oversikt over oppgaver via vårt Dashboard

  • Oversiktlig fraværskalender
  • Følg opp programmer som er tildelt ansatte (onboarding, offboarding, læringsprogrammer)
  • God oversikt over tidligere dialog med ansatte i vår samtalemodul
  • Egen lederhåndbok som tilpasses til din bedrift
  • Få automatiske varsler

Krav til personaloppfølging

Det er lovpålagt å følge opp sykmeldte arbeidstakere og lage oppfølgingsplaner. For øvrig er det opp til bedriften hvordan man ønsker å følge opp arbeidstakere. Det er dog en generell konsensus at man som leder bør følge opp sine ansatte hyppig og på en strukturert og profesjonell måte.

Fordeler med god personaloppfølging

  • Ansatte blir raskere produktive
  • Bedre onboarding- og offboardingsprosesser
  • Gjennomgående god og profesjonell oppfølging
  • Ingen papirdokumenter og alt samlet på ett sted
  • Leder får automatiske varsler
  • Digitale og automatiske prosesser
  • Kompetansespesifikke læringsformer
  • Mer tilfredse medarbeidere (ambassadører)
  • Lavere turnover