Personaloppfølging

I den digitale hverdagen er det viktig at du som leder bidrar til å skape og opprettholde trivsel, motivasjon og produktivitet. Jobbhverdagen har endret seg for mange av oss og vi ser et skifte i en retning mot mer flytende arbeidstider, mindre skille mellom hjem og arbeid og økt digitalisering i måten vi jobber på. Stadig flere benytter seg av elektronisk kommunikasjon i møtevirksomheten og flere jobber mer hjemmefra.

Dette kan medføre mindre kontakt mellom kolleger og det kan være at du ser medarbeiderne dine mindre enn du vanligvis gjør. Man treffes rett og slett mindre enn man har gjort tidligere, dette kan gjøre at det blir vanskelig å opprettholde et godt samhold.

Enkelte medarbeidere er mest introverte, andre er mest ekstroverte, mens alle er en blanding av dette. Det eneste som er sikkert, er at vi alle er ulike og derfor har vi også ulike måter å takle en endret jobbhverdag på. Som leder må du se disse forskjellene og bidra til at alle blir inkludert i et samhold, og jobbe for at ingen faller utenfor.

Mange medarbeidere har behov for den spontane praten i kaffekroken. De savner det uformelle «praten» på en typisk mandagsmorgen etter en mer eller mindre begivenhetsrik helg.

Her er noen tips til hvordan du kan bidra til å opprettholde dialog, samvær og motivasjon:

• Informasjon: Sørg for at informasjonsflyten opprettholdes og at samme informasjon når alle Bruk e-post, nettmøter, Teams eller lignende
• Jevn kontakt: Sørg for å ha dialog med medarbeidere også når det ikke er rent praktiske behov for det. Det er lurt å ha regelmessige 1-1 møter, om det så bare er for en kort, hyggelig prat
• Involver: Merker du at noen forsvinner litt fra felleskapet? Involver dem
• Ruslemøter/Kaffeprat på Teams: Av ulike årsaker kan det være vanskelig å treffes, men det går like fullt an å ha en god dialog. Å samles digitalt, er ingen erstatning for å treffes fysisk, men er langt bedre enn ingen kontakt
• Husk på medarbeiderne dine: Husk hva du har lovet. Følg opp det du har sagt og ikke la noen føle seg «glemt»

Husk å notere deg hva man diskuterte når, spesielt hvis det er punkter du bør følge opp. Dette er viktig for videre dialog, spesielt når du avholder den årlige evalueringen med medarbeideren. Regelmessige avklaringer og avstemminger med medarbeiderne gjør den årlige oppsummeringen mye enklere.

For at medarbeiderne skal kunne vokse i bedriften må rammeverket ligge til rette. For lederen så handler det om å løfte andre til å bli bedre i sin rolle. Det er derfor viktig at man følger opp løpende gjennom hele livsløpet til den ansatte: fra onboarding til offboarding.

Med 4human HRM sikrer bedriften å ha gjennomgående god og profesjonell oppfølging av alle nyansatte (onboarding). Dette forbedrer arbeidsmiljøet, øker lojalitet, reduserer turnover og skaper en unik kultur for din bedrift. Den nyansatte vil bli raskere operativ og mer effektiv fra første dag.

I 4human HRM kan selskapet sette opp skreddersydde pre- og onboardingsprogram som inkluderer læring, oppfølgings– og prøvetidssamtaler og løpende oppfølging av den nyansatte. I 4human har lederen full oversikt over den ansattes progresjon og kan løpende følge opp den ansatte basert på aktuell status.

Under et pågående arbeidsforhold så er det viktig at den ansatte blir fulgt opp løpende. Forskning viser at tett oppfølging av sykemeldte reduserer lengden på sykefraværet og derfor reduserer kostnaden for sykefravær. I 4human HRM kan systemeier/leder/HR selv velge hvilken varslingsstrategi som er ønskelig å sette opp. Både når det gjelder innhold av tekst, mottakere og hyppighet av varslingene (e.l.). Andre typer av oppfølging under et pågående arbeidsforhold er å godkjenne/avslå ferie- og permisjonssøknader, avholde forskjellige typer av samtaler med den ansatte (f.eks. medarbeidersamtale og utviklingssamtaler). Den løpende oppfølgingen kan også bestå av å følge opp kompetanse og læring.

Det at medarbeidere slutter er estimert til å koste det dobbelte av en medarbeiders årslønn, og turnover kan smitte over på kolleger. Det er derfor viktig at man har en ryddig offboardingsprosess med gjensidig dialog mellom arbeidsgiver og den som skal slutte. Dagens generasjon er også mer mobil og mange kan tenke seg å komme tilbake til en tidligere arbeidsgiver hvis de har et godt inntrykk av selskapet.