Förankring av HSE på arbetsplatsen: Hur man lyckas med incidenthantering

Hälsa, säkerhet och miljö (HSE) är en central del av alla företag – oavsett bransch. En av de viktigaste komponenterna i HSE-arbetet är incidenthantering , vilket handlar om att upptäcka, rapportera, korrigera och förebygga brott mot HSE-föreskrifter. När HSE är väl förankrat i organisationen blir rapporterade incidenter en källa till lärande och förbättring – inte bara ett problem.

En HSE-incident är en oönskad eller oväntad arbetsrelaterad situation som antingen har lett till, eller kan leda till, skador på människor, miljön eller materiella tillgångar.

• En avvikelse uppstår när det föreligger ett brott mot lagar, förordningar och/eller interna rutiner.
• En observation är en registrering av en situation, handling eller tillstånd som kan påverka HSE antingen positivt eller negativt.
• Ett förbättringsförslag är ett initiativ som syftar till att minska risker, förbättra arbetsmiljön, öka säkerheten eller stärka miljöhänsyn.

Att förstå skillnaderna och kunna hantera små och stora incidenter effektivt är avgörande för att kunna upptäcka och hantera situationer tidigt. Det handlar inte bara om att följa lagar och regler, utan också om att säkerställa att arbetsplatsen är säker för alla.

Exempel på HSE-incidenter:

• Personskada
• Nära miss
• Miljöincident
• Psykosociala tillstånd
• Positiva/negativa observationer
• Förbättringsförslag

Avvikelser är allt som avviker från lagar, regler och rutiner – och bör inte förväxlas med normala variationer i arbetsdagen.

Att hantera stora som små incidenter är en viktig del av det systematiska HMS-arbetet. När det hanteras väl bidrar det till att minska risken för olyckor och skador, och till att förbättra arbetsmiljön över tid. Det ger också verksamheten möjlighet att lära av misstag och svagheter, så att lämpliga åtgärder kan vidtas och upprepningar kan förhindras. Att ställa frågor som "varför hände detta?" hjälper till att hitta de bakomliggande orsakerna, inte bara symtomen.

Fördelar med god incidenthantering:

• Minskad risk för biverkningar
• En säkrare arbetsmiljö
• Bättre yttre miljö
• Ökad produktivitet och måluppfyllelse

Arbetsgivarens ansvar är nedskrivet i arbetsmiljölagen och specificerat i internkontrollförordningen. Arbetsgivaren har det övergripande ansvaret för att HMS-arbetet fungerar i praktiken. Det innebär att säkerställa att det finns goda rutiner för att registrera och följa upp avvikelser, och att alla anställda vet hur de ska rapportera dem. Arbetsgivaren ska också se till att nödvändiga verktyg och utbildning finns tillgängliga så att incidenter inte förbises eller glöms bort. Digitala HMS-system, som t.ex. 4human TQM , kan göra denna process enklare och mer transparent.

Arbetsgivaren måste:

• Följ HSE-föreskrifterna
• Upprätta ett system för registrering och hantering av incidenter
• Säkerställ att medarbetarna har kunskap och verktyg för att rapportera incidenter
• Regelbundet följa upp, utvärdera och förbättra företagets system

Ett digitalt system kan bland annat erbjuda funktioner för rapportering, riskbedömning och kontinuerlig förbättring.

En stark HSE-kultur handlar om mer än regler och rutiner – det handlar om attityder, öppenhet och förtroende. När anställda känner sig trygga och villiga att rapportera alla incidenter ökar risken för att fel och faror upptäcks tidigt. Ledningen måste föregå med gott exempel och systematiskt följa upp rapporterade incidenter, vilket skapar en kultur av kontinuerlig förbättring.

Kännetecken för en god HMS-kultur:

• Transparens och förtroende
• Låg tröskel för rapportering
• Aktivt engagemang från ledningen
• Systematisk uppföljning och förbättring

Registrerade incidenter bör inkluderas i verksamhetens riskbedömning och användas som underlag för åtgärder som minskar framtida incidenter och kostnader.

Att förankra HSE på arbetsplatsen handlar om mer än att följa lagen – det handlar om att skapa en säker och hållbar arbetskultur. När incidenter hanteras systematiskt och öppet blir de en värdefull källa till lärande och förbättring. Med rätt system och god förankring i ledningen kan avvikelser bli en drivkraft för kontinuerlig förbättring.

Vill du veta hur? 4human TQM kan hjälpa ditt företag med HSE och avvikelsehantering? Kontakta oss för en demo eller ladda ner vår HSE e-bok.