Intern kontroll – 8 krav för systematiskt HMS-arbete

Ladda ner checklistan och internrevisionsguiden

Syftet med den interna kontrollen är att främja förbättringsarbetet i verksamheterna i Norge. Enkelt uttryckt kan man säga att förordningen är en detaljerad förklaring av hur en lag ska följas och genomföras.

Det kan vara en utmaning för många att tillgodose förordningens krav. En förordning är i övrigt en rättsligt bindande förordning som bygger på lagar. 

Internkontrollförordningen är en reglering av HSE-lagstiftningen. Förordningen berättar konkret vad intern kontroll innebär och vilka krav som ställs och den ställer krav på förebyggande genom förbättring.

För att hjälpa dig och ditt företag ger vi dig 11 tips för att komma igång när du ska välja kvalitetssystem.

Den interna kontrollen ska säkerställa att företagets rutiner och system fungerar optimalt och ska fånga upp eventuella problem och utmaningar som uppstår. Internkontroll är systematiska (regelbundna och planerade) åtgärder för att säkerställa att företagets verksamhet är i enlighet med HSE-lagstiftningen.

Vissa skulle kalla detta ett ledningssystem, och därför blir ledarrollen viktig inför anskaffandet av ett kvalitetssystem.

För att hjälpa dig och ditt företag ger vi dig 11 tips för att komma igång när du ska välja kvalitetssystem.

Det finns 8 krav för HMS-arbetet och av dessa ska 5 dokumenteras. Dokumentation kan till exempel vara rutiner, instruktioner, tillstånd, kompetensintyg, certifikat, registrerade incidenter, genomförda riskbedömningar, processupplägg med ansvariga personer m.m.

Verksamheten ska se till att de lagar och regler inom hälso-, miljö- och säkerhetslagstiftningen som gäller för verksamheten finns tillgängliga, samt ha överblick över de krav som är av särskild betydelse för verksamheten.

Detta kan enkelt lösas med en modul i dokumenthantering . Där kan du skapa länkar som pekar direkt till Lovdata och Arbeidstilsynet.

Verksamheten ska säkerställa att de anställda har tillräckliga kunskaper och färdigheter i systematiskt hälso-, miljö- och säkerhetsarbete, inklusive information om förändringar.

Ange uppdaterad information om HSE i dokumentmodulen i TQM Enterprise. Du kan också lägga in en utbildningsplan i samma modul. När det sker en ändring av viktig HMS-information kan du begära en läsbekräftelse från alla anställda. Medarbetarna meddelas sedan på telefon och e-post att de måste bekräfta att de har läst och förstått de nya ändringarna.

Verksamheten ska se till att medarbetarna bidrar så att samlad kunskap och erfarenhet tas tillvara.

Genom personalmöten och HMS-möten är alla medarbetare delaktiga i HMS-arbete och förbättringsarbete. Möten kan planeras i modulen Aktivitetsplanerare . Medarbetarna kommer också att bidra när de lämnar förbättringsförslag och avvikelser via modulen Incident Management.

Verksamheten ska sätta upp mål för hälsa, miljö och säkerhet.

Det är helt naturligt att ledningen själv deltar i HMS-arbetet samtidigt som tillräckliga resurser avsätts. HSE-strategi, mål och visioner bör ingå direkt i organisationens ledningsstrategi. HSE-målen bör därför vara trovärdiga, konkreta, mätbara och uppnåbara.
HSE-målen läggs in i dokumentmodulen i TQM Enterprise.

När processerna är upprättade i TQM Enterprise har det visat sig vem som ansvarar för vilken process. Det är också en bra idé att lägga till ett organisationsschema i dokumentmodulen. Det är möjligt att enkelt få en lista över ansvarsfördelningen i verksamheten.

Säkerhetsåtgärder kan dokumenteras med checklistor i TQM Enterprise. Riskbedömningar kan dokumenteras med en modul i riskhantering .

Med Incident Management-modulen kan du rapportera incidenter som t.ex till exempel avvikelser och observationer. Detta kan också enkelt göras med TQM APP på telefonen. I många fall skapas åtgärder som handlingsplaner. Åtgärder bidrar bland annat till att förbättra HMS-arbetet, rutiner och processer.

Med aktivitetsstyrningsmodulen kan du ange tider för när du vill ha en genomgång av den interna kontrollen. Det kan vara en internrevision eller ledningens granskning.

Med checklistmodulen kan du enkelt ha checklistor som måste fyllas i för att dokumentera granskningen.

Det är chefens ansvar att internkontrollregelverket följs och det är medarbetarnas ansvar att bidra. Syftet med förordningen är i korthet att ställa krav på förebyggande genom ett ständigt förbättringsarbete. Den interna kontrollen ska anpassas till varje organisation i omfattning och utformning, men kom ihåg att kraven är desamma.

Lycka till med ditt arbete!

Du kan också ladda ner en checklista och guide till internrevision här