6 tips for en effektiv og strategisk kompetanseutvikling

Hva er kompetanseutvikling?

Den rette kompetansen er avgjørende for effektiv produktivitet og trivsel på arbeidsplassen, enten det er på kontoret eller fra et hjemmekontor, som nå har blitt en del av vår nye hverdag.

En god, effektiv og strategisk kompetanseutvikling bidrar til å klargjøre hvilken kompetanse din virksomhet har og trenger for å nå fastsatte mål på både kort- og lang sikt.

Når man har identifisert ferdighetene i virksomheten, og eventuelle mangler, først da kan man begynne å tenke på hvilke tiltak som kan utføres. Det er viktig at planleggingen skjer hånd i hånd med dine ansatte. Kompetansen til den enkelte ansatte må til enhver tid balanseres med virksomhetens behov.

Så, hvordan legger du til rette for dette arbeidet? Vi gir deg 6 snartenkte tips som bør komme godt med for deg og din bedrift.

1. Identifiser virksomhetens kompetansebehov

Det første du som leder må tenke på er hvilken know-how din virksomhet trenger. Lag en oversikt over hvilken kompetanse som behøves i virksomheten frem i tid. Du skal her analysere punkter som:

• Hva ønsker bedriften å oppnå de neste årene?
• Hvilken kompetanse behøver man for å oppnå dette målet?
• Har man eksisterende kompetanse i bedriften?
• Planlegger man å hyre inn eller leie inn ny arbeidskraft?

Husk at kompetansen til den enkelte ansatte alltid må balanseres med virksomhetens behov. Kun på denne måten vil man sørge for en god strategi når det kommer til kompetanseutvikling.

Det er viktig at du allerede i dette stadiet involverer ledere og andre fagpersoner, ettersom økonomiske spørsmål kan dukke opp.

2. Kartlegg den ansattes kompetanse

Når du først har kartlagt det din virksomhet ønsker å oppnå de neste årene, og relevant ferdighet som kreves for å nå disse mål, må du undersøke om den ønskede ferdigheten allerede finnes innad i bedriften.

Ved å analysere den aktuelle tilgjengelige ekspertisen, vil du få oversikt over hvilke kompetansegap som finnes, og om man bør finne ny ekstern ekspertise eller ikke. Dermed kan virksomheten spare penger ved å ikke ansette eller leie inn ny arbeidskraft.

Det er viktig at dette stadiet analyseres systematisk med dine ansatte og andre avdelingsledere i selskapet. Slik blir det lettere å dokumentere ansattes ferdigheter og annen relevant bakgrunn. Eksempler på relevant bakgrunn kan være arbeidserfaring, utdanning, kurs, sertifiseringer og andre ferdigheter.

Tenk her på hva som er viktig og relevant for virksomheten, og dokumentér gjerne nevnte opplysninger i en kompetansemodul, hvor all informasjon finnes på ett sted. Andre måter å identifisere ansattes erfaringer på kan være via medarbeidersamtaler.

3. Definér den ansattes jobbrolle

Når du har analysert ønsket kompetanse opp mot eksisterende ferdigheter i hver avdeling, og hva virksomheten trenger, må du utvide søket når det kommer til jobbroller. Vær klar over at selv om ferdighetene allerede finnes i selskapet, så trenger ikke den relevante ekspertisen befinne seg i den spesifikke avdelingen du har sett for deg.

Tenk litt på hva den ansatte må kunne eller trenge for å utfylle sin rolle. Er det riktig rolle for den ansatte? eller kan ande roller og stillinger vurderes i selskapet? Kanskje en annen ansatt fra en annen avdeling passer bedre til den rollen du vil ha bedre ekspertise på?

Å definere jobbroller kan hjelpe deg som leder med å sile ut diverse ferdigheter, og få et bedre overblikk over hvilke ansatte som kan passe bedre til andre roller i selskapet, og dermed tette igjen eventuelle kompetansegap i virksomheten.

En slik definering kan også foregå under en utviklingssamtale mellom leder, avdelingsleder og ansatte.

4. Lag en kompetanseutviklingsplan

Skulle den ansatte vise mangler i sin jobbrolle, så finnes det flere tiltak i form av opplæring du kan utrette før du eventuelt henter inn ny arbeidskraft utenfra. Kompetanseutvikling kan skje på forskjellige måter. Alt fra formelle former for opplæring som kurs og utdanning, til mer uformelle måter som coaching og erfaringsutvekslinger blant kolleger i selskapet.

Lag derfor en utviklingsplan for den ansatte. Eksempler på opplæring kan være:

• Coaching i selskapet
• Erfaringsutveksling i selskapet
• Digital opplæring i form av kurs og e-læring
• Interaktiv form for opplæring i form av quiz
• Eksterne konferanser med relevant tema
• Formelle former for opplæring som universitetsutdanning

5. Ha hyppige oppfølgingssamtaler

Etter at en kompetanseutviklingsplan er lagt, er det viktig å følge dette opp kontinuerlig med dine ansatte. Ny læring skjer vanligvis i arbeidssituasjoner, så planlegg derfor hyppige møter i form av en-til-en samtaler, eller lengre utviklingssamtaler med dine ansatte. Sett gjerne opp en medarbeidersamtale sjekkliste i det du planlegger møtet.

6. Evaluering av kompetanseutvikling

Etter utviklingsplanen, tiltakene og flere oppfølgingssamtaler, er det på tide med en evaluering av kompetanseutviklingen. Evalueringen kan deles inn i tre deler:

• Tilbakemelding
• Testing
• Resultater

Som leder er det viktig at du anerkjenner dine ansatte. Gi derfor dine ansatte muligheten til å gi deg tilbakemeldinger. Hva tenker dine medarbeidere om tiltakene som har blitt gjort? Har den ansatte tilegnet seg ny læring og ekspertise? Kan den ansatte nå utrette sin rolle på god og effektiv måte?

Du kan også se om tiltakene har hjulpet den ansatte fra ditt ståsted. En god måte å gjøre dette på er å teste den ansatte med oppgaver og quizer, og følge opp den ansatte via medarbeidersamtaler. Sammenlign jobbutførelsen gjerne før og etter tiltakene fant sted. Er det noe forskjell?

Til slutt er det viktig at du setter opp tiltakene mot virksomhetens mål. Har tiltakene til den ansatte gagnet selskapet? Kan selskapet oppnå de mål som ble satt før evalueringen satt sted? Her er det viktig at du ser nøye etter resultater. Har produktiviteten økt etter at tiltakene ble gjort? Hva med omsetningen, har denne økt i noen grad etter at kompetansegapet ble analysert?

Etter denne analysen vil man stå igjen med sterkere kort i hånden, hvor det da blir lettere å vite om man vil satse på eksisterende ferdigheter i selskapet, eller om man vil starte en ny ansettelsesprosess for å nå de mål som har blitt satt.

Husk å jobbe systematisk og strategisk, og ikke gjør det for vanskelig for deg selv. Ta gjerne små steg av gangen, på denne måten vil du se resultater raskere, og om tiltakene som har blitt satt fungerer eller ikke.