Pre-og Onboarding
Gjør onboarding enkelt med 4human
Kjenner du deg igjen i at kvaliteten på onboardingsprosessen varierer? Er ikke selskapets mal for onboarding tilpasset ulike stillinger? Har du høy turnover rett etter kontraktsignering? Har du ingen kontroll på status i onboardingsprosessen?
Vi i 4human er rangert topp 10 i Europa på onboarding!
Hvorfor bruke 4humans onboardingsapplikasjon?
4humans modul for onboarding gir grunnlag for en digitalisert og effektiv metode for mottak av nyansatte. Man kan enkelt lage og standardisere maler utfra type stilling og rolle den nyansatte skal ha i virksomheten. I tillegg sørger modulen for at den nyansatte, ledere og nøkkelpersoner blir delaktig i de aktiviteter malen for onboarding krever. Alle ansvarlige deltakere i onboardingsprosessen blir tildelt oppgaver basert på malens innhold og frister. På denne måten gir vår onboardingsmodul grunnlaget for en god og effektiv mottakelse av den nyansatte.
Viktige funksjoner med 4humans onboarding
- Inkluder nyansatte allerede fra kontraktsinngåelse
- Sikre at viktige oppgaver blir gjort
- Maler tilpasses ulike roller og stillingsgrupper
- Malen defineres med aktivitetsliste
- Aktivitetsliste inneholder oppgaver den ansatte skal gjennomføre
- Aktivitetsliste inneholder oppgaver ledere og nøkkelpersoner skal gjennomføre for og med den ansatte
- E-læring som en del av onboardingen
- Alle følger samme standardiserte maler
- Ledelsen og HR har et godt overblikk over hva som er gjort og ikke
Hva er onboarding?
Onboarding av nyansatte er viktig. En onboardingsprosess er en serie aktiviteter en nyansatt skal igjennom for å bli kjent med bedriften, og bli produktiv på sin nye arbeidsplass. En onboardingsprosess burde også inneholde en rekke oppgaver andre personer i selskapet skal utføre slik at en nyansatt skal kunne tiltre sin rolle i selskapet.
For oss i 4human er onboarding mer enn perioden etter første arbeidsdag. Når vi snakker om onboarding inkluderer vi hele perioden fra arbeidskontrakten er signert til den ansatte har sin første ordinære arbeidsdag og ut hele prøvetidsperioden. Mange snakker kun om perioden fra første arbeidsdag.
Vi mener virksomheter kan skape en økt tilhørighetsfølelse hos den nyansatte dersom de blir inkludert i organisasjonskulturen og strukturen så tidlig som mulig. Dette dyrker motivasjonen hos den nyansatte som virksomheten kan høste av senere. For mange holder det ikke lenger med å få en PC, nøkkel og blomster på pulten første dag man møter opp. Onboarding skal være gøy, både for nyansatt og virksomheten. Det hjelper 4human HRMs onboardingsapplikasjon kunder å oppnå i alle sine nyansettelser.
En god onboardingsprosess hvor den ansatte føler seg inkludert tidlig, reduserer turnover. Turnover har en stor kostnad for virksomheter over hele verden.
Preboarding og onboarding av nyansatte- hvordan gå frem?
Etter avtaleforhandlinger kan man generere digitale arbeidskontrakter i 4human’s HR-system. Når arbeidsavtalen er signert av begge parter, kan man tildele den nyansatte et onboardingsprogram. Vanligvis kan det gå en til tre måneder før en nyansatt har sin første dag på jobb. Denne perioden definerer vi som preboardingsfasen. Når kontrakt er signert kan man gi den nyansatte tilgang til systemet. De kan ta kurs og quizer, se hvem som jobber i de ulike avdelingene, samt lese personalhåndbok/HMS-håndbok og eventuelt andre rutiner virksomheten har. Slik kan man som selskap gjøre nyansatte produktive raskere. Ledere får også muligheten til å fokusere mer på det sosiale aspektet av onboarding.
I onboardingsprosessen er det gjerne flere løp en nyansatt må igjennom når og etter de har sin første dag på jobb. Dette kan være opplæring med nøkkelpersonell i andre avdelinger, registrering av kompetanse, og en prøvetidssamtale med nærmeste leder. Kvaliteten på en onboardingsprosess kan variere utfra en rekke faktorer. Hvem som er nærmeste leder, og hvilket fokus og arbeid selskapet har lagt i onboarding vil påvirke prosessen mye. Pre- og onboarding satt i system i 4human HRM hjelper selskaper å optimalisere og kvalitetssikre disse prosessene.
Onboarding i praksis
Onboarding i praksis kan være vanskelig og tidkrevende om man ikke har gjort en grundig behovsavklaring i forkant. Det er viktig å definere hvilke arbeidsoppgaver en nyansatt skal ha, hva er det organisasjonen trenger, hva kreves av opplæring og hvor lang tid tar alt dette. Dersom man feiler tidlig kan man risikere å gi den nyansatte gal oppfatning av hva jobben går ut på, samt gir for lite og feil opplæring. Dette øker sannsynligheten for at den nyansatte forlater selskapet etter kort tid.
Virksomhetene som virkelig drar dette helt ut lager flere videoer og annet materiell som lar seg gjenbruke som virkelig skaper en WOW-effekt hos den nyansatte. 4human HRM legger fundamentet for at din virksomhet kan skape onboardingsprosesser av høy kvalitet, sett fra virksomheten og den nyansattes side.
Onboarding sjekkliste
Systemet gir mulighet for en digital sjekkliste for onboarding av nyansatte. Slik har man til enhver tid kontroll på hvilke oppgaver som er fordelt ut til ulike personer i selskapet, samt om disse er gjort innen definerte tidsfrister.
Har digital onboarding blitt den nye hverdagen?
Digital onboarding sørger for at de ansatte blir kjent med rutiner, arbeidsoppgaver, selskapet og bedriftskulturen før første arbeidsdag. Digital onboarding er veldig dagsaktuelt med tanke på den økende trenden for hjemmekontor.
Undersøkelser viser at yngre medarbeidere nærmest tar det for gitt at virksomheter har gode digitale støttesystemer for onboarding av ansatte og mange velger digitalt moderne selskaper fremfor tradisjonelle og «gammeldagse».
Få oversikt over oppgaver med vår onboardingshåndbok
Systemet gir en digital onboardingsoppskrift til alle med personalansvar, tilgjengelig på nettbrett, PC og mobiltelefon. Onboardingshåndboken fungerer som et malverk for nyansettelser og kan enkelt tilpasses din bedrift.
God og forenklet offboarding
Alle arbeidsforhold har en slutt. På lik linje med onboarding er offboarding en prosess ansatte og ledere må gjennom i oppsigelsesperioden. Det er oppgaver som skal gjennomføres som innlevering av utstyr og nøkkel/adgangskort, og avslutting av tilganger i selskapet IT-systemer. Leder burde også gjennomføre en sluttsamtale. Særdeles viktig er det at ansattdata skal slettes i henhold til GDPR-føringer. Offboarding i 4human HRM sørger for at prosessen går på en god og enkel måte for både ledelsen og den ansatte.
Fordeler med en god onboarding
- Digitaliserer og effektiviserer
- God og meningsfull opplæring
- Gjør læring gøy
- Skaper engasjement hos den nyansatte
- God og detaljert oversikt på onboardingsprosessen
- Nyansatte blir raskere produktive
- Fokuserer mer på det sosiale første arbeidsdag
- Reduserer risikoen for turnover
- Virksomheten oppleves som profesjonell og moderne
- Eksisterende ansatte «kjenner» den nyansatte før første arbeidsdag