Dokumentstyring

Dokumentstyring fokuserer på redigering, godkjenning, lagring og organisering av dokumenter. Målet er oppdatert, korrekt og tilgjengelig dokumentasjon for  hele organisasjonen.

Uten en formell dokumentstyring på plass, blir dokumentasjonen ofte opprettet og lagret på en ikke-kontrollert og desentralisert måte med spredte fildelinger på servere og individuelle harddisker. Her dukker det opp flere problemer. Dette gjør det vanskelig for de ansatte å finne, dele og samarbeide effektivt på innhold. Det gjør det også vanskelig for organisasjonen å bruke verdifull selskapsinformasjon og data i dokumentene. Manglende dokumentstyring kan også føre til at ulike ansatte sitter med ulike versjoner av  dokumenter. Det er lett å se at dette kan føre til både unødvendige feil og utgifter for virksomheten.

Brukt tid på å lete etter rett dokument?

Kvalitetssikre dine dokumenter

De fleste virksomheter har i dag behov for å strukturere dette arbeidet ut over tradisjonell mappelagring. Sentrale dokumenter krever ofte både høringsrunder og godkjenning i ett eller flere steg. Det er også viktig at man har muligheten til å publisere til ulike dokumentområder i valgfritt format. Dette betyr stort sett originalformat eller PDF. Dette hjelper til med å kvalitetssikre virksomhetens dokumentasjon i alle ledd.

Ønsker du å se vår løsning for dokumentstyring?

Godt verktøy for dokumentstyring

Dokumentstyring i QM365 sikrer god kvalitet på de styrende dokumentene i bedriften, og oppfyller kravene i ISO 9001. Et eget område er satt av til å utarbeide og kvalitetssikre styrende dokumenter. Dette inkluderer blant annet høringsrunde og godkjenning av de ferdige dokumentene. God historikk, endringslogg og versjoner er også essensielt slik at alle endringer er sporbare. Styringssystemet håndterer også dokumenter som ikke trenger godkjenning. Dette inkluderer for eksempel planer, revisjoner, referater og sjekklister.

Oppgaver fra dokumentarbeidsområdet sendes automatisk til personene som er satt opp på de ulike dokumentoppgavene.

Riktig og oppdatert dokumentasjon

Med verktøyet for dokumentstyring kan du opprette et nytt dokument fra start eller fra en ønsket mal. Når dokumentet er klart kan du sende dette på høring og få kommentarer. Når høringsperioden er avsluttet, revideres dokumentet basert på innspillene og kan så sendes til godkjenning i ett til tre trinn avhengig av hvordan din virksomhet. Når dokumentet publiseres legges det automatisk tilgjengelig på alle prosesser dokumentet er merket til. Når dokumentet revideres neste gang, vil dokumentet også automatisk være oppdatert på alle plasseringer for alle ansatte.