Reiseregninger
Fordeler med å bruke 4human Travel
Å behandle en reiseregning manuelt koster i snitt kr. 213,- mens ved å gjøre det digitalt kun kr. 55,-. Ved å gå over til digitalt reiseregningssystem vil behandlingstiden bli betraktelig kortere og muligheten for feilregistrering redusert. Man vil få:
- Digitalisert reiseoppgjør med alt på ett sted – diett, utlegg og kjøring
- Full oversikt over reiseregninger for leder og ansatt
- Tilgjengelig fra mobil og PC
- Integrasjon med kredittkort og de fleste av markedets økonomi- og lønnssystemer
- Automatisk utregning og kontrollering i forhold til satser og krav til innhold
- Kart og kalenderfunksjonalitet for bil i arbeid
- Maler for kjøreruter
- Til enhver tid oppdaterte satser, regler og valutakurser
- Automatisk overføring direkte til lønnssystemet
- Godkjenningsflyt på avdeling, selskap og konsernnivå
- OCR-tolking av utlegg
Reiseregistrering og utlegg i praksis
- Legg inn navn og adresse
- Velg dato og tid for reisen
- Legg til formål og reiserute
- Legg til tilleggsopplysninger, f.eks. hotell, måltider og overnattingssted
- Registrer beløp
- Legg til utlegg, kvitteringer og kjøringer
Slik fungerer 4human Travel
Vi i 4human har lagt ved en lettforklart video, slik at du kan se hvordan du registrerer utlegg og godkjenner kjøregodtgjørelser på 4humans app.
Hva er reiseregninger?
Hvis ansatte har en avtale med arbeidsgiver om å få dekket utlegg ifbm. reise så registreres dette ved å levere en reiseregning til arbeidsgiver. Det er strenge krav til innholdet i en reiseregning. 4human HRM Travel gjør det enkelt for ansatte på farten å registrere reiseregninger, utlegg og kjøring enten fra mobil eller PC.
Krav til reiseregning
Det er strenge krav til innholdet i en reiseregning. Ved mangelfull informasjon risikerer mottakeren å måtte skatte for utbetalingene.
En reiseregning skal inneholde:
- Ansattes navn, adresse og underskrift (eventuelt ved elektronisk signatur)
- Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
- Formålet med reisen
- Hvilket arrangement arbeidstakeren har deltatt på
Ved krav om diettgodtgjørelse ved overnatting må reiseregningen også inneholde følgende:
- Navn og adresse på overnattingsstedet. Dette gjelder ikke når den ansatte ordner overnatting selv og mottar nattillegg – for eksempel ved privat overnatting. Ved flere overnattingssteder, også dato for overnattingene
- Type overnatting fordelt på hotell, pensjonat eller privat innkvartering
Ved krav om bilgodtgjørelse må reiseregningen også inneholde:
- Reiserute med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og eventuell årsak til omkjøringer
- Totalt kjørt distanse, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller ved begynnelse og slutt av hver tjenestereise, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram
- Navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for
Ved refusjoner må reiseregningen også inneholde:
- Kvitteringer for alle kostnader (for eksempel fly, drosje og overnatting)
Enkelte småutgifter som bompenger, parkeringsavgifter o.l. kan påføres uten at det kreves kvittering.
Integrasjoner
Travel har fleksible integrasjoner:
Lønnssystemer:
- H&L Lønn
- Visma lønn
- Visma.net Payroll
- Visma Paga
- Vivaldi
- UniMikro lønn
- Xledger
- SD Worx lønn (Aditro lønn)
- Unit4 lønn
Økonomi/Regnskap – Fleksibelt grensesnitt for tilpasninger til ulike økonomi og regnskap systemer.
Kredittkort – Mottak av kredittkort transaksjoner fra bl.a Eurocard integrert med utleggs modul i 4humanTravel
Valuta – Oppdatering av daglige valutakurser fra DnB
Ansatt data – Egen integrasjon for håndtering av ansattdata fra lønnssystemer eller 4humanHRM HR-løsning