Ämnesområden - Intern kontroll

Uppföljningen ska ske i samarbete med de anställda och deras representanter. Internkontrollföreskrifterna heter egentligen Föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete i företag och det är just ett systematiskt och kontinuerligt HMS-arbete som är målet och som ger bäst resultat.
Internkontrollförordningen gäller i princip alla organisationer som producerar, säljer eller erbjuder varor och tjänster.

Hur omfattande dokumentationen i internkontroll-/HMS-systemet ska vara beror bl.a. på produkt- och tjänsteleveransen, dess verksamhet, risk och storlek. Vissa företag kommer att behöva göra grundliga riskanalyser med tillhörande dokumentation, medan andra kan nöja sig med ett enklare tillvägagångssätt.

Det är en stor fördel att arbetet systematiseras och att de inblandade gör bra bedömningar av företagets behov. För att uppnå ett väl fungerande system är det viktigt att de anställda direkt och indirekt genom sina representanter bidrar till systemets utveckling och ständiga förbättring. För att uppnå en god intern kontroll är det helt avgörande att medarbetarna är väl förtrogna med hur den interna kontrollen inom området hälsa, säkerhet och miljö utövas samt vilka förväntningar och krav som ställs på dem som medarbetare.

I avsnitt 5 i föreskrifterna beskrivs kraven på dokumentation; dessa är minimikrav och organisationen kan behöva dokumentation utöver dessa.

• Vilka är din organisations HMS-mål?
• Visa hur HMS-arbetet är organiserat, inklusive fördelning av ansvar och uppgifter
• Visa hur organisationen har kartlagt faror och bedömt risker baserat på detta, med tillhörande planer för att minska riskförhållandena.
• Har förberett och genomfört, korrigerat och förebyggt överträdelser av krav på intern kontroll.
• Ha rutiner och personer som ansvarar för att systematiskt följa upp och granska den interna kontrollen för att säkerställa att den fungerar som avsett och på avsett sätt.

Det finns många sätt att bygga upp ett välfungerande HMS-system. Det viktigaste är att ledningen tar initiativet, börjar med den egna organisationen och involverar alla relevanta delar av verksamheten redan från början, inklusive de anställda eller deras representanter.

Nedan följer ett antal viktiga punkter för att lyckas:

• Involvera relevanta delar av organisationen.
• Bestäm hur HMS-arbetet ska organiseras, inklusive fördelning av ansvar och befogenheter.
• Tillsammans kartlägger ni vilken lagstiftning som gäller och vilka rutiner och vilken dokumentation som organisationen redan har.
• Skapa en plan för att lösa de identifierade uppgifterna med ansvarsområden och tidsfrister.
• Involvera hela organisationen där det är lämpligt och relevant; ju mer medarbetarna är involverade i att utveckla sitt eget system, desto större blir ägandet och lojaliteten till det.
• Ha god kommunikation inom hela organisationen.
• Bestäm hur systemet ska följas upp efter att det har utarbetats, eftersom det är då det verkliga HMS-arbetet börjar.

Internkontrollreglementet är kopplat till ett antal lagar och förordningar, och ansvaret för dessa administreras av olika myndigheter. De viktigaste av dessa är norska Arbeidstilsynet, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, Miljødirektoratet och Næringslivets sikkerhetsorganisasjon. De utövar också tillsyn över att regelverken efterlevs.