Dette må et HR-system inneholde

Enten din virksomhet har en HR- eller personalløsning eller ikke, har vi laget en liste med de funksjonene vi mener du må ha i ditt HR-system. Denne listen er laget basert på vår lange erfaring i bransjen og på tilbakemeldinger fra våre kunder på hvilke funksjoner de mener er de virksomhetskritiske funksjonene i deres system.

HR-løsningene blir i dag stadig mer komplekse, hvor vi ser at bedriftssystemene glir inn og overlapper hverandre i større grad enn tidligere. Datateknologi og mobilteknologi er derfor viktig teknologi i dagens HR-systemer. Et lite tips er at du alltid skal se etter et HRM- system som er enkelt tilgjengelig for deg, slik at du vil få mer tid til dine daglige gjøremål på arbeidskontoret. 

1. Sykefraværsoppfølging i et HR- system

Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere er et fag i seg selv. Som arbeidsgiver plikter du å legge til rette for den syke arbeidstakeren så langt det er mulig. Og det er flere viktige aktiviteter du som arbeidsgiver må følge opp.

Punkter du må følge opp:

• Innen 4 uker skal du utarbeide en oppfølgingsplan med den syke arbeidstakeren.
• Innen 7 uker skal du innkalle arbeidstakeren til det første dialogmøtet.
• Innen 8 uker skal NAV og den som sykemelder arbeidstakeren vurdere om arbeidstakeren kan være i delvis arbeid med en spesialisert tilrettelegging på arbeidsplassen.
• Innen 6 måneder skal NAV kalle deg inn og arbeidstakeren til et oppfølgingsmøte.

Det overnevnte er et typisk handlingsforløp ved en langtidssykemelding. Vær likevel klar over at med mange ansatte i virksomheten kan det stadig være flere langtidssykemeldte.

Sykefraværsoppfølging i et HR-system hjelper ledere med tettere oppfølging og ivaretakelse av syke ansatte

Det er overraskende nok mange virksomheter i Norge som fremdeles ikke har implementert et HR-system med automatiske prosesser. Mange er uvitende om alternative løsninger til sine trofaste Excel-løsninger, men hvis en ting er sikkert er det at HR-systemer er kommet for å bli og da spesielt sykefraværsoppfølging.

Det er helt klart gode muligheter for å effektivisere manuelle prosesser tilknyttet sykefraværsoppfølging. Det er viktig for å bygge god kultur og tilstedeværelse, og at arbeidsgiveren overholder frister i sykefraværsprosessene. Derfor er det viktig at du sørger for at alle lederne i din virksomhet følger de samme retningslinjene og overholder alle frister. Automatiske varsler og digitale prosesser er nøkkelen til god fraværsoppfølging.

Se etter et system som kan hjelpe deg med å strukturere arbeidsdagen med varslinger og forhåndsdefinerte samtalemaler for dialog- og oppfølgingsmøter i sykefraværsprosessen.

Merk deg følgende funksjonalitet i fraværsoppfølgingen

• Elektroniske dokumenter til NAV via Altinn
• Digitale og automatiske prosesser i oppfølgingsløpet
• Automatiske varsler til nærmeste leder ved registrert fravær
• Mobil applikasjon for ansatte sikrer god struktur i fraværsregistreringen
• HR-systemene som har direkte oppfølgingsplaner til den syke arbeidstakeren sin fastlege og til NAV
• Digitale sykemeldinger automatisk til HR-systemet fra Altinn og at fraværskalenderen i HR-systemet blir oppdatert med riktige fraværskoder

Sykefraværsoppfølging i et HR-system hjelper ledere med tettere oppfølging og ivaretakelse av syke ansatte.

2. Onboarding

Nye ansatte begynner, og gamle ansatte slutter. Dette er to versjoner av samme prosess. Det er viktig med en god start og en god avslutning på arbeidsforholdet. Personen som begynner i ditt firma skal bli din nye ambassadør, mens personen som slutter i ditt selskap vil bli en viktig ambassadør for din virksomhet. Derfor blir det  viktig å trå riktig…

Det finnes ingen onboarding program som er universale og som passer alle. Hver virksomhet må utvikle programmer og prosesser som best passer for dem. Ved å sørge for at ditt HRM-system har en god onboarding plattform øker du mulighetene for at dine nyansatte vil trives på deres nye arbeidsplass. Vær oppmerksom på at når en person begynner i en ny stilling vil de være motivert til å vise seg fra sin beste side, og gjøre deres ytterste for å blidgjøre sin nye arbeidsgiver.

Ved å sørge for at ditt HR-system har en god onboarding plattform øker du mulighetene for at dine nyansatte vil trives på deres nye arbeidsplass

Ved å invitere den nyansatte til å lære om bedriften med drypplæring og informasjon i applikasjonen vil den ansatte kjenne til sine nærmeste ledere og medarbeidere allerede før første arbeidsdag. Ved å gi den nyansatte e-læring av de viktigste arbeidsoppgavene, og hvordan de skal løses vil den ansatte bli raskere produktiv og vil være forberedt til sin første arbeidsdag.

Merk deg følgende funksjonalitet i onboarding applikasjonen

• Egendefinerte quiz og kurs
• Tilgjengelig på mobiltelefon
• Enkel å bruke og enkel å mestre
• Designet for den travle medarbeideren
• Drypplæring og egendefinerte læringsløp
• E-læringsfunksjonalitet med mulighet for tilpassing

Sett opp et læringsløp for nyansatte slik at de på en god og gjennomført måte lærer seg arbeidsoppgavene steg for steg. Inviter den nyansatte til å opprette sin egen digitale ansattprofil før første arbeidsdag. På denne måten sikrer du en god og effektiv onboardingprosess.

Illustrasjon: De tre fasene i en god onboarding prosess

3. Medarbeidersamtaler

Medarbeidersamtaler er for mange den funksjonen som fremmer de beste resultatene for ledelsen. Prøv å sett deg inn i følgende situasjon: En bedrift har flere ledere som igjen har flere medarbeidere som skal følges opp. Det har blitt lagt krav på lederne om å gjennomføre årlige medarbeidersamtaler. Noen av lederne tar dette som en utfordring og gir det de har, mens andre synes dette er unødvendig bruk av tid. Derfor er det viktig å få en gjennomgående god struktur i medarbeider- og oppfølgingssamtalene, hvor du skal sette tiltak og mål som skal følges opp etter hver samtale.

Med medarbeidersamtaler loggføres hver samtale, hvor samtalen lagres som et dokument for den ansatte, hvor den ansatte selv kan lese referatet fra møtet i ettertid. Dette sikrer høyere gjennomførelsesgrad av definerte tiltak etter samtalen. Ledelsen oppretter og setter sammen en medarbeidersamtalemal som hver eneste leder skal gjennomgå. Riktige spørsmål gir gode svar. Det er ikke gjennomføringen av samtalen som er fokus, men tiltakene som settes for å løfte medarbeideren. Samtalen blir et «ikke-emne», hvor det blir enkelt gjennomført uansett lederkompetanse og sist men ikke minst, blir samtalen gjennomført gjennomgående godt over hele organisasjonen.

Det å gjennomføre gode medarbeidersamtaler er viktig i arbeidet med å redusere sykefravær og øke trivsel på arbeidsplassen

Etter samtalen skal lederen kunne få varsler om tidspunkt for utviklingssamtaler. Utviklingssamtalemalen utarbeides av ledergruppen og endres på lik linje som medarbeidersamtalemalen. Det er viktig å være tilbøyelig for å gjøre endringer på samtalemalene, slik at de blir så gode som mulig. Det å gjennomføre gode medarbeidersamtaler er viktig i arbeidet med å redusere sykefravær, øke trivsel på arbeidsplassen og for å tilrettelegge for enkelte arbeidstakere slik at arbeidsmiljøet blir mer kompetent og pålitelig.

Merk deg følgende funksjonalitet i samtalemodulen

• Digitale og automatiske prosesser
• Referater til godkjenning etter fullført samtale
• Aktivitetsplan og oversikt over tiltak som blir opprettet
• Nettbaserte samtalemaler som enkelt tilpasses og justeres
• Forhåndsdefinerte samtalemaler som sikrer god gjennomføring