Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan

Behandling av personopplysninger – all innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring av personopplysninger.

Behandlingsansvar/behandlingsansvarlig – 4human er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer hvorfor man skal samle inn og bruke personopplysninger. Det er 4human som bestemmer med hvilke hjelpemidler dette skal skje. Vi har altså ansvaret for bruken av personopplysningene.

Databehandler – vil være den eller de som skal behandle personopplysninger på vegne av oss. Databehandleren kan kun bruke personopplysningene som de behandler på vegne av oss til det vi har bestemt at de skal brukes til.

Personopplysninger – er direkte eller indirekte opplysninger om en fysisk person som gjør at man kan identifisere vedkommende. Som for eksempel navn, e-postadresse, adferdsmønster eller IP-adresse.

Registrert – er den fysiske personen som det er samlet inn personopplysninger om.

Vi behandler personopplysninger om jobbsøkere for å vurdere om du er egnet for den jobben du har søkt på. Og vi behandler opplysningene om deg ut fra det siktemålet om at vi skal inngå en arbeidsavtale med deg. De aller fleste personopplysningene vi behandler om deg vil være opplysninger som du selv gir oss. Ved sjekk av referanser så vil referansene dine kunne gi oss nye personopplysninger om deg. Vi kan også bruke åpne kilder som internett og sosiale medier i rekrutteringsprosessen. Bruker vi noen av disse kildene til informasjon om deg, og som vi mener vil være relevant for rekrutteringsprosessen, så vil du få mulighet til å korrigere eventuelle gale opplysninger.

Vi sletter opplysninger om jobbsøkere som ikke får jobben etter at ansettelsesprosessen er over. Ønsker vi å ha opplysninger om deg lenger, så ber vi om ditt samtykke.

4human vil etter opphør av arbeidsforholdet være lovpålagt å oppbevare en del av personopplysningene dine. Det vil også være nødvendig å oppbevare personopplysninger om tidligere ansatte av hensyn til pensjoner og eventuelle yrkesskadesaker. Ved avslutning av arbeidsforholdet vil vi gå gjennom de personopplysningene vi har om deg og slette de opplysningene vi ikke lenger har noe formål med å oppbevare.

Det vil være naturlig å oppbevare personopplysninger om tidligere ansatte så som navn, stilling, arbeidsområde og arbeidsforholdets varighet i hele 4humans levetid. Dette ut fra en vurdering om at du er en del av vår bedrifts historie.

4human kan sende markedsføringsmateriale (nyhetsbrev) til mulige kunder når vi har mottatt et samtykke om dette fra deg. Vi må kunne dokumentere dette samtykket, og du kan når som helst trekke dette samtykket tilbake.

For de som ønsker å delta på våre gratiskurs samler vi inn følgende personopplysninger:

• navn
• e-post
• telefonnummer
• stilling
• virksomhetstilknytning

Disse opplysningene oppbevarer vi som en del av en kontrakt inngått mellom deg og oss. Vi har gitt deg et gratis kurs mot at vi har kontaktinformasjon om deg. Har vi ikke noe kontakt med deg i løpet av de neste 12 månedene etter gratiskurset så vil informasjonen om deg slettes i våre systemer, dersom du ikke har takket ja til å motta nyhetsbrev eller annet markedsføringsmateriale.

Er du deltaker på betalte kurs/ brukerforum vil vi be om samme kontaktinformasjon som over. Denne informasjonen om deg vil bli liggende i regnskapssystemet vårt på fakturaene for din deltakelse. Her vil bokføringsloven være bestemmende for når personopplysningene om deg vil bli slettet.

Som skytjenesteleverandør stiller 4human i sine programmer til disposisjon for våre kunder. Vi er i disse tilfellene databehandler og det vil da være den virksomheten som du er tilknyttet sin personvernerklæring som vil gjelde for deg. Vår kunde (den virksomheten du er tilknyttet) er behandlingsansvarlig og vi i 4human er en leverandør til den aktuelle virksomheten. Ønsker du mer informasjon om hvordan dine personopplysninger behandles i våre skytjenester må du ta kontakt med den som er ansvarlig for våre systemer i din virksomhet.

4human beskytter dine personopplysninger med tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak. 4human bruker ISO27001 som rammeverk for informasjonssikkerheten og i tillegg er 4human HRM og 4human TQM sertifisert etter standardene ISO27001- ledelsessystem for informasjonssikkerhet, ISO27018- informasjonssikkerhet for personopplysninger i skytjenester og ISO27701- ledelsessystem for behandling av personopplysninger både som behandlingsansvarlig og databehandler.

• du har alltid rett til å be om at gal informasjon om deg blir korrigert
• du har alltid rett til å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi har om deg (gjelder jobbsøkere og tidligere ansatte). For alle andre registrerte kommer det frem i denne erklæringen hva vi har registret om deg
• du har alltid rett til å be om at personopplysninger om deg slettes, men som denne erklæringen viser så kan vi ikke alltid etterkomme dette ønsket

Du som registrert kan utøve dine rettigheter som gjelder 4humans behandling av personopplysninger ved å sende en e-post til: [email protected] . Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Har du spørsmål om personvernerklæringen eller dine rettigheter kan du også henvende deg direkte til personvernombudet vårt, Marit Buset, via e-post: [email protected]

Dersom du mener vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven eller på en annen måte har krenket ditt personvern ber vi deg ta kontakt med oss på [email protected]

Du har også rett til å sende inn klage direkte til Datatilsynet. Kontaktinformasjonen er tilgjengelig på datatilsynet.no