Fra manuelle reiseregninger til elektronisk reiseregningssystem

Et kostnadseffektivt valg

Før implementeringen av 4humans reiseregningssystem, begynte mengden manuelle reiseregninger å bli så stor og tidskrevende, at man var nødt til å se etter løsninger for å håndtere dette. Når alt fra 1200-1500 ansatte sender manuelle reiseregninger med bilag via post/epost er dette en særdeles krevende prosess å håndtere.

Morten Sæther, ansvarlig for lønn og reiseregninger i Salmar, fant 4human på nett og tok kontakt med Øivind Hunsrød i 4human for en demo. Morten hadde kartlagt tre mulige leverandører. 4human var det mest kostnadseffektive valget, og den leverandøren som kunne levere en ferdig standard API med Aditro Lønn, noe som var viktig for SalMar.

4human ble derfor ansett for å være den mest kostnadseffektive leverandøren. SalMar har mange brukere, men med få reiser. Dermed var en løsning med fastpris på hver reise mer gunstig enn å betale lisens for hver enkel bruker.

«Det var mer gunstig for oss, kostnadsmessig å velge 4human. Hos konkurrentene var det lisens per bruker, mens vi er veldig mange brukere som skriver veldig få reiseregninger.»

En forbedret og mer effektiv arbeidsdag

Etter samtale med en referansekunde av 4human ble Morten fortalt følgende «Gjør hva dere vil, men ikke bytt ut reiseregningssystemet til 4human».

Ved valget av 4human legger Morten også til – Når vi valgte 4human hadde jeg i bakhodet at 4human har et kraftig HR-system, hvis vi valgte 4human som reiseregningssystem så hadde vi «en fot innenfor» hvis vi skulle trenge et moderne HR-system.

Vi hadde visse krav til reisesystem. Det skulle være skybasert med elektronisk attestering/vedlegg, og elektronisk flyt med god oversikt og logging. Vi har et ganske kraftig lønnssystem, og et av kriteriene var et ferdig utvikla grensesnitt for implementering og integrering av filer. Det hadde 4human allerede laget. – Sier Morten.

Tidligere brukte vi kanskje en arbeidsuke på å registrere alle reiseregninger hver måned. .Etter impementeringen av reiseregninger bruker vi i dag en hel arbeidsdag, forteller Morten.

Morten reflekterer – Det blir mye enklere med logging og sporing, ikke minst i forhold til revisjon, kontroll og historisk oppslag.
Han skryter av supporten og syntes den har vært utmerket, men legger vekt på at de ikke har hatt noen større problemer, hverken med implementeringen eller i tiden etter.

– Tidligere brukte vi kanskje en arbeidsuke på å registrere alle reiseregninger hver måned. .Etter impementeringen av reiseregninger bruker vi i dag en hel arbeidsdag, forteller Morten.

Skreddersøm for bedre tilpasning

SalMar har lokalt tilpasset reiseregningssystemet slik at det passer til deres organisasjon og “avtaleverk”. Det kom blant annet et krav fra økonomi om et felt med en prefix-kode som sier hvilken type reise det gjelder. Dette feltet fikk de designet inn i løsningen.

– Så her har vi nå fire interne prefix-valg (feltet Reisekategori), og feltet kom på plass rimelig raskt. Det var kjempe bra!» forklarer Morten.

– 4humans digitale reiseregningssystem sparer SalMar flere dagsverk i måneden, og vi får en bedre løpende flyt i håndtering av alle reiseregninger og utleggsrefusjoner, avslutter Morten.